後設資料共通元素：檔案主題小組
前言
數位典藏國家型科技計畫後設資料工作組把主題計畫提出之需求經系統化，架構化與國際標準化之後，呈現於本份「後設資料共通元素需求書version0.1」中，主要係作為主題計畫與系統開發者之間的溝通橋樑，其中，我們建議主題計畫進行後設資料共通元素需求書確認工作時務必著重於以下的部份：
- 計畫簡介
- 系統說明
- 著錄欄位
- 資料架構
- 後設資料標準比對表
- 功能需求說明
- 代碼表
- 需求規格書確認表單
而系統開發人員在系統實際建置時，可著重於以下之部份：
- 資料結構表
- 後設資料標準比對表
- 功能需求說明
- 代碼表
計畫簡介
計畫說明
檔案具有極高的歷史價值與證據價值，是從事學術研究與歷史考據之重要史料。有鑑於檔案之重要性，數位典藏國家型科技計畫內容發展分項計畫檔案主題小組致力於檔案數位典藏的工作，並研擬相關標準與規範，希冀藉由這樣的努力將歷史遺產完善的保存下來，並且提供更廣泛的利用，使國內檔案典藏單位之館藏資料可以互相交流，並期望將來可與國外之檔案典藏單位進行檔案資料交換，擴大學術研究的範圍，並作為民眾查詢利用之最佳管道。
計畫目標
- 檔案館藏數位化。
- 訂定檔案核心元素，研擬相關標準與規範。
- 開發具檔案學科特性之聯合目錄，建立國內檔案館藏資料互通機制。
計畫參與人員
主題計畫單位
- 中央研究院歷史語言研究所
- 中央研究院近代史研究所
- 故宮博物院圖書文獻處
- 國史館
- 國史館臺灣文獻館
後設資料內涵分析單位
- 數位典藏國家型科技計畫後設資料工作組
系統說明
系統目標
建置專屬檔案的聯合目錄資料庫，提供使用者檢索與利用。
系統範圍
供各相關計畫匯入館藏檔案資料，共享數位典藏的成果，作為學術研究之重要資源，提供各界使用者上網查詢利用。
著錄欄位架構
著錄架構
著錄範例
資料結構
需求欄位建置表
本需求欄位建置表主要是把主題計畫所提出的需求欄位經系統化、架構化與Metadata 標準化之後，並列成表單供系統開發人員建置資料庫時設定欄位所用，同時也供程式設計人員在撰寫程式時參考使用。需求欄位建置表之各項說明如下：
- 項目名稱：主題計畫所需著錄項目之中文名稱。
- 英文名稱：項目名稱對應之英文名稱。
- 資料型態：著錄資料之資料型態。包括：
n Int 存放整數型態的數字資料。
n Text、Varchar 存放文字型態的資料。
n 大小：欄位所需之空間，以byte 為單位。一個英文字元或一個阿拉伯數字需用一個byte 表示，而一個中文字元則需兩個byte 表示。
需求欄位屬性表
需求欄位屬性表主要是把主題計畫之需求欄位的屬性彙集整理，並列成表單供系統建置人員參考使用，需求欄位屬性表之各項說明如下：
- 項目名稱：主題計畫所需著錄項目之中文名稱。
- 必填：標示「＊」者表示為必填欄位，建檔時需填寫該欄位之值，不能空白。
- 多值：標示「◎」者表示為多值欄位，該組欄位資料可重複著錄。
- 屬性：標示該欄位的屬性，包括：
n 「唯一」表示欄位的值在資料庫中是唯一存在的。
n 「不開放」表示該欄位只供管理者使用，不對外開放。
n 「下拉式選單」表示著錄方式為下拉式的選單。
n 「關連下拉式選單」表示代碼內容會隨其他關連欄位的改變而調整代碼內容。
n 「二維下拉式選單」表示該欄位所提供的代碼表資料值會隨著上一層次欄位的代碼表 資料值而有所變動。
n 「系統自動產生」表示該欄位的值是由系統自動產生，非由著錄人員著錄。
- 提供者：記錄這筆資料是由系統自動產生或由填表者所填。
後設資料標準比對表
後設資料標準的對照是作為後設資料欄國際標準的接軌，以及與國際間其他主題計畫的XML 資料交換的關鍵機制。以下是檔案主題小組後設資料共通欄位與EAD (Encoded Archival Description)標準v1.0 及v2002、Dublin Core 及Marc 21後設資料標準的對照表。 後設資料需求欄位與EAD(v1.0)及EAD(v2002)後設資料標準之對照表
後設資料需求欄位與Dublin Core 後設資料標準之對照表
後設資料需求欄位與MARC 21 後設資料標準之對照表
功能需求說明
系統功能說明
「館藏號」為主鍵元素，具唯一性。
建檔功能說明
著錄人員要進行紀錄建檔時，進入著錄介面之前需經過身份的確認，著錄人員必須輸入自己的姓名與密碼，方可登入Metadata 系統進行建檔，系統需記錄建檔人姓名與建檔時間。同樣的，當著錄人員需修改紀錄內容時，也需經過身份的確認，藉由確認的動作可知該筆記錄是經由誰人所修改，系統亦需記錄修改人姓名與修改時間。系統不需記錄每次的修改資訊，只需記錄最近一次的修改資訊即可。紀錄建檔後，不需要另一核對人進行資料的核對。
查詢功能說明
檔案核心元素之查詢功能需求主要分為關鍵字查詢、進階查詢2 種。而關鍵字查詢係指系統會對下列表單關鍵字查詢中所有標示「◇」欄位作查詢，檢索所有欄位資料是否符合使用者所提出的字詞。而進階查詢則可對下列表單之進階查詢欄位中標示「△」的個別欄位作獨立查詢。在關鍵字查詢方面，使用者可以對下表單中之關鍵字查詢欄位（有◇者）作出簡易的關鍵字查詢，若有符合之結果，則依照檢索簡要顯示款目欄位（有◆者）顯示列表回應給使用者並且使用者也可進一步點選作詳細款目的查詢，系統依詳細顯示款目欄位（有▲者）顯示列表供使用者瀏覽。同樣的，在進階查詢方面，使用者也可以對下列表單中之進階查詢欄位（有△者）作出進階查詢查詢，符合之結果也是依照檢索簡要顯示款目欄位（有◆者）顯示列表回應給使用者，使用者也可進一步點選作詳細款目的查詢，系統依詳細顯示款目欄位（有▲者）顯示列表供使用者瀏覽；並且在顯示檢索結果方面，簡要顯示款目欄位與詳細顯示款目欄位各包含不同的顯示格式，簡要顯示款目，分成表列式與條列式2 類，而詳細顯示款目則為條列式。
代碼表
需求規格書確認表單
參考資料
參與研發單位：技術研發分項計畫-後設資料工作組、內容發展分項檔案主題小組
提供單位：技術研發分項計畫-後設資料工作組
使用單位：內容發展分項檔案主題小組
