計畫相關標準觀察與分析:以檔案館為例

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檔案與METADATA 之間的發展

檔案記錄Metadata 的目的在於

A. 使檔案具唯一識別性 (identification)

B. 提供檔案鑑定的相關資訊 (authentication)

C. 維持檔案的內涵,結構及本文間關聯性 (content, structure, context)

D. 提供檔案檢索與處置的執行期限及使用條件 (access and disposal)

E. 提供檔案的相關使用歷史 (use history)

F. 提供檔案資源的探索、檢索與傳遞功能 (discovery, retrieval, delivery)

G. 提供安全控管機制 (security classifications)

H. 使不同的檔案資源之間具互通性 (interoperability)


紙本式的檔案紀錄(Paper-based)vs. 電子式的檔案紀錄(Electronic-based)

A. 實質 vs. 邏輯概念 (Physical vs. Logical things)

B. 檔案處理的層級

  • 全宗(Fonds)-副全宗(Subgroups)︰根據檔案的來源原則(Principle of Provenance)處理,如: 外交部全宗。【機關】
  • 文件系列(Series)-副系列(Subseries)︰根據檔案的原始順序精神 (Original Order)處理,由某功能、業務或任務相關的一組文件,如: 商 務-中英商務。【類別、目(卷)】
  • 案卷(file folders)︰如: 英商合記行夥採貨被搶案。【案(冊)】
  • 項目(Item)︰檔案最基本的單元,如: 呈報英商違約派夥收買土貨由。【文件】

C. 著錄單位︰館藏層次 vs. 項目層次(Series Oriented vs. Item Oriented Approach)

D. 檔案的生命週期(Records Life-Cycle)

  • 鑑定與保存年限(Appraisal & Scheduling)
  • 保存或銷毀(Disposition)
  • 描述(Description)
  • 檢索控制(Retrieval and Access Control)

Metadata 在電子式檔案紀錄的需求

A. 滿足檔案的證據價值之需求(Evidence): 具詳實性、 可證明性、完整 性及權威性等原則,此與滿足檔案的電子管理系統的需求是不同的。

B. Metadata 模式架構:概念取向

  • SPIRT Australian Recordkeeping Metadata Schema conceptual models
  • Records continuum model(來自澳洲:檔案連續性模式,詳附件一)

http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/recordscontinuum/smckp2.html

C. Metadata 模式架構:研究取向

  • University of Pittsburgh Functional Requirements for Evidence in Records Project / BAC model specifications(來自美國匹茲堡大學的 檔案證據性的功能需求計畫,詳附件二)
  • University of British Columbia(UBC)/ InterPARES(International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)

http://www.interpares.org/

D. Metadata 模式架構:專業取向

  • ISO, (1999-11-10) ISO 15489-1 Record Management(Committee Draft)
  • Standards Australia, AS 4390.1-1996 Australian Standards: Records Management (Homebush: Standards Australia, 1996)

檔案METADATA 發展現況

各國國家檔案局╱館、檔案學會

A. 國際檔案理事會(International Council on Archives (ICA))http://www.ica.org/

B. 美國檔案學會(Society of American Archivists) http://www.archivists.org/

C. 美國國家檔案館(US National Archives and Records Administration- NARA)http://www.nara.gov/

D. 澳大利亞檔案學會(Australian Society of Archivists)http://www.archivists.org.au/

E. 澳洲國家檔案館(National Archives of Australia)http://www.naa.gov.au/

F. 加拿大國家檔案館(National Archives of Canada) http://www.archives.ca/

G. 英國國家檔案局(Public Record Office, UK)http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/default.htm


檔案Metadata 相關標準

A. EAD (Encoding Archival Description)

美國檔案學會所屬的標準,由美國國會圖書館網路發展暨機讀編目格式標準辦公室負責維護(第一版,1999)。

http://lcweb.loc.gov/ead/

B. BAC (Business Acceptable Communications) Metadata

由美國匹茲堡大學資訊科學系所發展,目的在於資訊的交流與共享機制的建立(第一版,1996)。

http://www.sis.pitt.edu/~nhprc/meta96.html

C. National Archives of Australia Recordkeeping Metadata Standard

  • 由澳洲國家檔案館所發展的標準,採取系統化、一致化的策略方式來辨識、認證、描述與管理檔案紀錄,以達到事件(business)、可解譯性(accountability)與檔案保存(archival)的需求。

D. SPIRT RKMS, Australian Recordkeeping Metadata Schema

  • Strategic Partnership with Industry Research & Training(SPIRT) Project
  • 由澳洲Monash 大學資訊管理與系統系所發展,目的在於(1)發展一 套結構化檔案詮釋資料元素集(metadata element set),(2)建立一個 共通性架構,以發展與確認檔案metadata 的標準,進而達成不同 metadata 標準間的互換與共享。
    http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/research/spirt/index.html

E. ISAD(G)

  • General International Standard Archival Description,一般國際檔案描述標準。
  • 由國際檔案理事會(ICA)所發展製訂的(1993 年)

F. ISAAR(CF)

  • International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, 檔案名稱權威紀錄標準。
  • 由國際檔案理事會(ICA)所發展制訂(1994 年)

檔案Metadata 相關參考資訊

A. Bibliography on Electronic Records: Document Management & Metadata (by University of Pittsburgh School of Information Sciences, 1996)

http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/bib5.html


附件一 Records Continuum Model

附件一 Records Continuum Model.gif

附件二 Reference Model for BAC

  • Handle Layer
  • Terms & Conditions Layer
  • Structural Layer
  • Contextual Layer
  • Content Layer
  • Use History Layer

參考資料

參與研發單位:中央研究院-計算中心-後設資料工作組、中央研究院-近史所

提供單位:中央研究院-計算中心-後設資料工作組

使用單位:中央研究院-近史所