私文書全彩影像掃描校驗相關作業標準

出自 TELDAP
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前置作業

掃描前置作業由本處數典組員負責,請廠商參閱,以利掃描作業進行。

掃描清單

楊雲萍文書資料清單、杜香國文書資料清單


執行工作

資料編碼

建立掃描清單

書況檢查與註記

製作資料標籤(貼於護套上之標籤)

送掃描前作業之進行(襯紙、拆釘等作業)


各項作業說明

建立掃描清單時,必須同時給予數位典藏識別號,對資料狀況作查檢與註記,並判斷掃描方式與是否需要前置作業。以下針對各項作業做說明。

1.3 數位典藏識別號、影像檔名編碼原則

1. 數位典藏識別號、影像檔名編碼基本原則

數位典藏識別號.jpg


注意:頁次識別號(請注意此處之頁次識別號以掃描影像為編碼基準,非實體頁次編碼,以圖書為例,第2-3面需掃成同一影像檔,則算成一頁,編一個頁次識別號號即可。)

2. 印記編碼

頁次識別號.jpg

3. 分區掃描:超過A2者(42.1×59.4cm)者分區掃描(順序見「分區掃描檔案命名範例」),並需接圖。以分三區掃描為例:

分區掃描.jpg

4. 其他編碼注意事項

(1) 缺頁:判定原件缺頁時,維持編碼序號順序,並於後設資料「備註」欄位註記。

(2) 浮貼:先將浮貼覆蓋原位掃存(DS01_01_01_01_0001),再掃浮貼掀起(DS01_01_01_01_0002);若浮貼沒有蓋住內文字跡,則不需將浮貼掀開掃描。

(浮貼編碼處理方式範例)

其他編碼注意事項.jpg

(3) 夾籤、夾紙:圖書資料若有夾籤或夾紙,不管夾籤、夾紙上有無重要資訊,一律掃存,先將夾籤、夾紙與文書一起掃(DS01_01_01_01_0001),再將夾紙、夾籤移開只掃文書資料(DS01_01_01_01_0002);若夾籤、夾紙上有重要資訊,則將各個紙籤分別掃存,若夾籤∕夾紙無重要資訊則不需掃存,有無重要資訊由數典人員判斷,並於掃描清冊上備註告知。

夾籤、夾紙.jpg

(4) 面頁沾黏:若面頁沾黏嚴重,無法完整分開,則維持編碼序號順序,不掃該沾黏面頁,並於後設資料「備註」欄位註記。

(5) 空白頁:含頁碼之空白頁,需掃描並給檔名;不含頁碼之空白頁,若無印鑑或其他重要資訊,則不必掃描。

(6) 文件一式多份者,選狀況最好的文件掃描,將不掃描的文件分開放置,並於著錄系統中做註記。


1.3.2 建立掃描清單

針對各資料夾資料,分別建立資料清單(清單格式如附件一)


1.3.3 書況檢查與註記

1. 需逐面、逐頁檢查

2. 書況註記項目及處理方式

(1) 掃描規格判斷原則

掃描規格判斷原則.jpg

(2) 各種書況判斷及處理原則

各種書況判斷及處理原則.jpg

1.3.4 護套資料標籤製作

於資料護套右上角黏貼該文件之識別號,做為掃描時檔案命名之依據;並在每一個資料夾中,附上該資料夾文件清單,提供各文件之掃描資訊(如:掃描頁數、掃描註記、備註等資訊)。


1.3.5 掃描前置作業─各種處理方式之標準

掃描前置作業.jpg

文書資料掃描標準

文書資料取用注意事項

勾選提借之文書資料,並列印出提借清單,由廠商、數典人員雙方簽名。

取用資料時,請以資料夾為單位。

提調之資料無論是否已完成掃描,請務必於提調當日內歸還給本館負責人員。


廠商配合事項

  1. 廠商每日進行掃描前應執行掃描器色彩校正工作,使掃描結果與原件色相相符,不得有色差現象。
  2. 情況特殊之資料,或對資料處理方式有疑異時,請務必與數典人員相互討論,共同決定處理方式。
  3. 若有人為因素造成破損者,請於標籤上備註欄註記,並與數典人員討論處理方式後,再進行掃描。
  4. 為確保本案相關電子檔案與資料原件之妥善處置,廠商工作人員應遵守本處圖書館之各種相關規則,並至少派駐一名專業人員負責管理各種相關事宜。若有違反本處圖書館之相關規則,或造成文件典藏污損毀壞等情事,本處有權拒絕該工作人員進入作業場所,並得依文件毀損或損失情節之輕重,對廠商要求扣款賠償。
  5. 需配合之作業標準:

(1) 文書資料取用注意事項(附件二)

(2) 文書資料掃描標準

影像製作規格

2.3 掃描尺寸與規格

  1. 使用全彩(24 bits per pixel 或以上)光學解析度300 dpi(含)以上進行掃描,並以TIFF(Tag Image File Format)無壓縮之標準格式儲存。
  2. 以一比一之比例掃描儲存。
  3. 尺寸:
    掃描資料尺寸若大於A2,需分區掃描。
  4. 解析度:

(1) 文字資料:以全彩300 dpi為原則

(2) 照片、印記:以全彩600 dpi為原則

(3) 特殊情形之資料,請依據掃描清單之註記處理,若仍有疑問可與數典人員討論後決定處理方式。

資料掃描原則

  1. 掃描時,資料原件四週應保留1cm左右的白邊,且四周白邊應盡量同寬。
  2. 掃描資料時,原則上以下緣為對齊線,除非原件頁面歪斜,皆應呈現方正之頁面。不拆裝之圖籍、小冊子,若因裝訂因素,無法以下緣為對齊線,則以中線為對齊線。對齊線如有歪斜,掃描者應自行調整角度,不得利用軟體矯正。
  3. 必須以維持圖籍之原貌為原則,且力求降低資料之傷害,不得因數位化而損害原件。
  4. 任何將對原件資料產生「新摺痕」的掃描作業方式,請先與數典組人員商量後執行。
  5. 資料原件上的縐褶和折角,請在不傷害原件的情況下,盡量攤平後再進行掃描。以下情形為例外:
    (1) 攤平後會影響閱讀原件內容時(例:郵戳蓋在反摺的郵票上),則不攤開折角維持原狀掃描即可。
    (2) 原件紙質特殊(例:明信片),折角無法完全攤平。
    (3) 信函封套於掃描時,將封口蓋上掃描。
  6. 併掃資料:掃描時,兩書頁之間距:以不超過0.1cm為基準
  7. 報紙資料請按照其本身頁碼「依序」分開掃描。
  8. 分區掃描之資料,於接縫邊保留2公分,由廠商接圖。
  9. 信函封套於掃描時,背面如無文字資訊無須掃描,需將封口蓋上掃描。
  10. 掃描時必須清除資料原件及襯紙上的非資訊物件如頭髮、碎屑等。若無法完全清除因碎屑灰塵所產生的雜點,則至少資料原件上必須保持乾淨,襯紙上的雜點若不明顯則可忽略。
  11. 紙質較薄的資料原件掃描時,若襯紙會造成色差,需再加襯顏色相近的襯紙進行掃描,襯紙由數典人員製作,掃描時請注意襯紙不要外露。若影像因紙質薄而受襯紙影響產生色偏,則由校驗人員製作襯紙,再退回給掃描人員重掃。

文書資料校驗原則

本案影像校驗共分四次:第一次校驗由廠商負責,第二、三、四次校驗由本處數典組負責。


廠商第一次資料校驗原則

3.1 校驗基本原則

以頁面端正,不影響字跡及閱讀為基準,頁面之平整美觀與否亦需考量。


3.1.1 書頁掃描之中縫

  1. 夾縫陰影:以不影響字跡為基準
  2. 夾縫壓到字跡∕字跡扭曲:因未壓平而使夾縫旁字跡歪曲,請重掃,直至正確為止。
  3. 壞檔∕錯頁∕漏頁,應退回掃描者重掃或更改檔名,直至正確為止。
  4. 檔名與檔案順號:
    (1) 檔名:需按照本處規定給號。
    (2) 檔名必需正確,同一檔案之流水號不得有跳號情形,必須按頁次順序排。
    (3) 影像內容與件號是否相符。
  5. 頁面完整
    (1) 頁面上下左右緣必須完整掃存,保留1公分左右之白邊(各邊寬度須一致)。
    (2) 尺寸較大之資料:大於A2無法單次掃描者,掃成數張,於接縫邊保留2公分,其餘各邊作保留約1公分(各邊寬度須一致)。
    (3)(併掃之資料其上下緣必須對齊,兩頁間距以0.1公分為限。
    (4) 同一份資料中,各頁影像所留白邊請維持大小一致。
  6. 頁面歪斜:
    (1) 原則上以下緣為對齊線,除非原件頁面歪斜,皆應呈現方正之頁面,傾斜角度不多於0.2度為原則,以人眼可辨識者為準。
    (2) 不拆裝掃描之圖籍、小冊子,若因裝訂因素,無法以下緣為對齊線,則以中線為對齊線。
    (3) 影像中對齊線若有歪斜,必須重新掃描,不可使用軟體調整校正。
  7. 色差:有與原件不符者,須進行色彩校正後,方可進行重新掃描作業。
  8. 字跡或圖像清晰度:不得有失真現象(可放大至實際尺寸來檢視判定)。
  9. 浮貼掃存方式正確與否:漏掃、遮字浮貼未翻起掃描者。
  10. 摺角與摺痕:
    (1) 平卻未處理者。
    (2) 原件字跡。
  11. 併掃之資料:
    (1) 紙整齊與否:有無位移、漏襯之情況。
    (2) 兩書頁之間距:以不超過0.1cm為基準。
  12. 資料歸位作業:
    (1) 歸位後之形式盡量與原本形式相同(如:原本用迴紋針者,即用迴紋針),原則上文件歸位時,應使用新的材具。
    (2) 掃校作業未完成,切勿執行任何歸位動作(包括夾迴紋針……等),因此作業當中,必須嚴守維持物件順序之原則。

本處數典組第二、三、四次校驗原則

  1. 影像有不符合第一次校驗原則者,即退回重掃,並註記重掃原因。重掃後之影像送回數典組,由原校者重新進行第二次校驗,若再不符合者,再退回重掃,以此類推。
  2. 第二次校驗無誤後,再由數典組人員進行第三次校驗,原則同第二次校驗。
  3. 第三次校驗無誤後,再由數典組人員進行第四校驗,掃校系統以亂數取30%抽驗,原則同第二次校驗。

DVD光碟影像校驗原則

  1. 第一次校驗為全驗,原則同本處數典組第二次校驗原則,並查檢燒錄影像有無壞檔。
  2. 第二次校驗,掃校系統以亂數取10%抽驗,原則同光碟第一次校驗。
  3. DVD光碟影像校驗無誤後,於掃校系統中註記。

資料清單(以楊雲萍文書資料清單為例)

資料清單.jpg


文書資料取用注意事項

一、文書資料保存方式

  1. 無酸護套:文件資料紙質狀況良好者,以無酸護套保存,置入無酸資料夾中。
  2. MylarD透明膠膜:文書資料紙質脆弱或損傷嚴重者,以Mylar D膠膜稍做護褙。

二、取用注意事項

  1. 資料借調:廠商借調文書時,須於掃校系統中註記,並輸出借調單由雙方人員簽名。每次只能借調一定數量的文書,若需調整提調數量,需先與本館負責人員商議。
  2. 護套、膠膜上皆有標籤,取用時請核對文件資料與標籤,與掃描清單資訊是否相符。
  3. 文件資料已做編號,切勿打亂其順序,掃描時應將資料從護套中取出,勿直接取下護套。
  4. 資料夾的取用請務必注意將護套開口處朝上,避免資料掉落,造成傷害以及資料順序的錯亂。
  5. 從護套中取出之文書資料,於作業完成後應立刻放回護套中,並再次核對物件與標籤資訊是否相符。
  6. 文書資料紙質脆弱,從護套中取出時請避免對資料造成折損;對於紙質輕薄的資料注意避免遺落散失。
  7. 取用資料時應放置於平坦的桌面上,確定桌面的清潔與乾燥,不可放置於鍵盤、主機或電腦螢幕上,食物、飲料勿與資料原件置於同一桌面上。
  8. 如有註記,請黏貼於護套、膠膜之上,資料原件上不得有任何塗污、註記字樣,亦不可將便利貼直接貼在原件之上。
  9. 拆裝之文書資料,翻閱後應將前後頁次整齊放置,維持書籍原樣。
  10. 資料取用、處理過程請全程戴手套。
  11. 原件資料必須歸還於楊夫人黃月裡女士,因此保存資料完整性是首要原則,盡量不要加深資料的傷害(如:作業過程中的撕裂、摺痕……等),如因不小心造成資料傷害(新的撕裂及摺痕……等),請於標籤上註記損傷狀況(如:有新摺痕、新撕裂)與日期,以示負責。
  12. 已拆裝之資料,在任何作業過程中,請勿做任何裝訂動作(包括把迴紋針夾回去……等),重裝訂之作業應於所有作業流程結束後進行。

參考資料

參與研發單位:中央研究院-臺史所

提供單位:中央研究院-臺史所

使用單位:中央研究院-臺史所