檔案類:臺灣省行政長官公署檔案後設資料需求規格書(原 6-1-35 )

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計畫簡介

  • 1.1 計畫說明

國史館臺灣文獻館(以下簡稱本館)典藏之臺灣省行政長官公署檔案,為光復初期全臺最重要行政機關的官方文書,總數約有五千餘卷,約35萬頁,是國內最完整、數量最豐富之光復初期史料。

本館典藏之行政長官公署檔案,多為手稿本之紙質文件,內容極為珍貴,質地卻泛黃易脆,其中大多數檔案已逾50年,紙本多已呈顯老化殘破現象,實不宜重複翻閱或複印;但行政長官公署檔案為國家重要歷史文化資產,為能提供學術研究或歷史考據之目的,因此,本子計畫之目的,即在於將本館現藏行政長官公署檔案進行數位化處理,建立符合國際通用標準規格之國家數位典藏系統,以利於原始檔案之保存及開放應用。


  • 1.2 計畫目標

(一) 達成光復初期檔案的保存及開放應用。

  1. 完成基本資料庫之建檔格式
  2. 檔案之清查與編目
  3. 後設資料填寫與鍵入

(二) 建立檔案數位化過程及管理標準規範,以利於將來依序推動40、50年代等省政建設檔案之數位化。

(三) 人才培育,培育本館檔案數位化之人才,希望在計畫結束後,所培育之人才能繼續從事其他珍貴檔案數位化工作,並具有管理數位化系統運作能力。


  • 1.3 計畫參與人員

v 國史館臺灣文獻館:

劉館長峰松、蕭富隆主任秘書、鄒擅銘組長、蕭碧珍編纂、邱欣怡、劉政杰

v 數位典藏國家型科技計畫後設資料工作組:

陳亞寧、陳淑君、龔家珍、林靖恩、沈漢聰、陳雅惠、鍾豐謙(需求規格書撰寫者)


系統說明

  • 2.1 系統目標
  1. 史料保存方面:
    提供典藏機構管理檔案原件及影像之使用管理機制,以作為數位化檔案開放、重複運用之基礎。
  2. 開放應用方面:
    提供網際網路線上檢索及線上調閱(全文流覽),使檔案之利用向更廣大的使用者開放。


  • 2.2 系統範圍
  1. 典藏單位
  2. 學術研究
    臺灣省行政長官公署之政治體制、經濟制度、接收措施、人員編制、法規章程、施政方針及公營事業等等,都是研究戰後臺灣政治、經濟、社會、文化實況與變遷之珍貴史料。
  3. 其他

臺灣省行政長官公署檔案中為數龐大之接收檔案及清冊,如涉及日產接收與轉換過程部分,亦是民眾及機關團體蒞館查閱之對象。


需求欄位總表與代碼表

需求欄位總表主要標示本計畫的著錄與系統架構欄位,為系統開發人員建置資料庫時設定欄位時所用,同時也供程式設計人員在撰寫程式時參考使用。

v 項目名稱:記錄著各欄位的中文名稱。

v 英文名稱:記錄各欄位之相對應英文名稱。

v 資料型態:表示輸入資料之資料型態。

n 其中Int 是存放有效數字型態的整數資料。

n Varchar、Text 是存放純文字型態的資料。

v 大小:欄位所需之空間,以byte 為單位,如一個英文字及數字需1byte 單位, 中文字需2byte 單位。

v 必填:有標示「*」者表示必填欄位,建檔時此類欄位不能為null。

v 多值:有標示「◎」者表示為多值欄位,該組欄位資料可重覆著錄。

v 屬性:標示該欄位的屬性,包括:

n 「唯一」表示欄位的值在資料庫中是唯一存在的。

n 「下拉式選單」表示著錄方式為下拉式的選單。

n 「關連下拉式選單」表示代碼內容會隨其他關連欄位的改變而調整代碼內容。

n 「預設值」表示由系統先預設一個值,著錄人員在著錄時可變更此值。

n 「固定值」表示由系統產生一個固定值,且著錄人員無法變更此值。

n 「系統自動產生」表示該欄位的值是由系統自動產生,非由著錄人員著錄。

n 「link」表示該欄位需連結外部資料庫。

v 提供者: 記錄這筆資料是由系統自動產生或由填表人所填入。

  • 3.1 全宗層次
6138.3.1 全宗層次.jpg
  • 3.2 系列/副系列/宗層次
6138.3.2 系列/副系列/宗層次.jpg
  • 3.3 卷/件層次
6138.3.3 卷/件層次.jpg
6138.3.3 卷/件層次2.gif

著錄範例

  • 4.1 全宗層次
6138.4.1 全宗層次.jpg
  • 4.2 系列/副系列/宗層次
6138.4.2 系列/副系列/宗層次.jpg
  • 4.3 卷/件層次
6138.4.3 卷/件層次.jpg

Metadata 標準對照表

Metadata Standard 的對照是作為行政長官公署檔案Metadata欄位和國際Metadata Standard的接軌,以及與國際間其他主題計畫作XML資料交換的關鍵機制。以下分別是行政長官公署檔案Metadata欄位與Encoded Archival Description(EAD)、MARC21及Dublin Core三種Metadata Standard之對照表。

  • 5.1 EAD、MARC21 Mapping
6138.5.1 EAD.gif
6138.5.1 EAD2.gif
6138.5.1 EAD3.gif
6138.5.1 EAD4.gif
6138.5.1 EAD5.gif
6138.5.1 EAD6.gif
6138.5.1 EAD7.gif
  • 5.2 Dublin Core Mapping
6138.5.2 Dublin Core Mapping.jpg
6138.5.2 Dublin Core Mapping2.jpg
  • 5.3 EAD SGML 編碼

以下所列為行政長官公署檔案每筆紀錄轉出之SGML 碼。楷體粗體字體部分為元素名稱,需帶入該元素著錄之資料值,細明體網底字體部分為每筆紀錄必須包含之資料內容。

<!DOCTYPE EAD PUBLIC "-//Society of American Archivists//DTD ead.dtd



(Encoded Archival Description (EAD) Version 2002)//EN">


<ead relatedencoding="MARC21">

<eadheader langencoding="iso639-2b">


<eadid></eadid>


<filedesc>

<titlestmt>

<titleproper>行政長官公署檔案</titleproper>

</titlestmt>

<publicationstmt>

<publisher>國史館臺灣文獻館</publisher>

</publicationstmt>

</filedesc>

<profiledesc>

<langusage><language>中文繁體</language></langusage>

</profiledesc>

</eadheader>


<archdesc level="recordgrp">

<did>

<head> Description of Series Record Group</head>

<physdesc>

<genreform label="Type:" encodinganalog="655$a">類型</genreform>

</physdesc>

<unitid repositorycode="機關代碼" label="Record Group Number:"



encodinganalog="852$j">全宗號</unitid>

<unittitle label="Record Group Name:" encodinganalog="245$a">全宗名



</unittitle>

<repository>

<corpname encodinganalog="852$a">典藏資訊-典藏地</corpname>

</repository>

<physloc label="Stack Area:" encodinganalog="852$b">典藏資訊-典藏位置



</physloc>

</did>

<acqinfo>

<head>入藏資訊</head>

<p><corpname encodinganalog="541$a">入藏資訊-來源</corpname>,<date



type="accession" encodinganalog="541$d">入藏資訊-入藏時間</date></p>

<p>入藏資訊-取得方式</p>

</acqinfo>

<note>

<p>

<persname role="cataloger" audience="internal" encodinganalog="040$a">編目



資訊-登錄者</persname>

<persname role="modifier" audience="internal" encodinganalog="040$d">編目資



訊-修改者</persname>

<date type="Cataloging" audience="internal" encodinganalog="008 /00-05">編目



資訊-建檔日期</date>

<date type="Modification" audience="internal" encodinganalog="005">編目資訊



-修改時間</date>

</p>

</note>


<dsc>

<c01 level="series">

<did>

<head>Description of Series</head>

<unitid label="Series Number:" encodinganalog="852$j">檔案附屬層級-系列號



</unitid>

<unittitle label="Series Name:" encodinganalog="245$a">檔案附屬層級-系列名



</unittitle>

</did>


<c02 level="subseries">

<did>

<head>Description of Subseries</head>

<unitid label="Subseries Number:" encodinganalog="852$j ">檔案附屬層級-副



系列號</unitid>

<unittitle label="Subseries Name:" encodinganalog="245$a">檔案附屬層級-副



系列號</unitid>

</did>


<c03 level="otherlevel" otherlevel="sub-subseries">

<did>

<head>Description of Subject</head>

<unitid label="Subject Number:" encodinganalog="852$j">檔案附屬層級-宗號



</unitid>

<unittitle label="Subject Name:" encodinganalog="245$a">檔案附屬層級-宗名



</unittitle>

</did>

<note>

<p>

<persname role="cataloger" audience="internal" encodinganalog="040$a">編目



資訊-登錄者</persname>

<persname role="modifier" audience="internal" encodinganalog="040$d">編目資



訊-修改者</persname>

<date type="Cataloging" audience="internal" encodinganalog="008 /00-05">編目



資訊-建檔日期</date>

<date type="Modification" audience="internal" encodinganalog="005">編目資訊



-修改時間</date>

</p>

</note>


<c04 level="file">

<did>

<head> Description of File Folder</head>

<unitid label="File Folder Number:" encodinganalog="852$j">檔案附屬層級-卷



號</unitid>

<unittitle label="File Folder Name:" encodinganalog="245$a">檔案附屬層級-卷



名</unittitle>


<c05 level="item">

<did>

<head> Description of Item</head>

<unitid label="Item Number:" encodinganalog="852$j">檔案附屬層級-件號



</unitid>

<unittitle label="Item Name:" encodinganalog="245$a">檔案附屬層級-件名



</unittitle>

<unitid label="Collection Number:" encodinganalog="852$j">典藏號</unitid>

<container label="Box Number:" type="box" encodinganalog="852$p">盒號



</unitid>

<abstract label="Content Description:" encodinganalog="520$a">內容描述



</abstract>

<unitdate label="Date:" type="inclusive" encodinganalog="245$f">時間-起- 時



間-迄</unitdate>

<langmaterial label="Language:" encodinganalog="041$a"><language>語文



</language></langmaterial>

<note label="Edition:" encodinganalog="250$a"><p>版本</p></note>

</did>


<controlaccess>

<head>內容資訊</head>

<controlaccess>

<head>主題</head>

<subject encodinganalog="650$a">主題</subject>


</controlaccess>

<controlaccess>

<head>關鍵詞</head>

<subject encodinganalog="650$a">關鍵詞</subject>

</controlaccess>

<controlaccess>

<head>人名</head>

<persname encodinganalog="600$a">內容資訊-人名</persname>

</controlaccess>

<controlaccess>

<head>機關</head>

<corpname encodinganalog="610$a">內容資訊-機關</corpname>

</controlaccess>

<controlaccess>


<processinfo encodinganalog="583$l">

<head>保存狀況</head>

<p>保存狀況</p>

</processinfo>


<dao>

<daodesc>

<head>影像資訊</head>

<p>掃描號:<num>影像資訊-影像掃描號 - 影像資訊-影像掃描頁數



</num></p>

<p>儲存資訊:<num>影像資訊-影像片號-JPG 檔</num>,影像資訊-影像典藏



位置-JPG 檔</p>

<p>儲存資訊:<num>影像資訊-影像片號-其他檔案</num>,影像資訊-影像典



藏位置-其他檔案 </p>

</daodesc>

</dao>


<separatedmaterial encodinganalog="500$a">

<head>附件資訊</head>

<p>附件資訊-附件名</p>

<p>附件資訊-關連</p>

<p>附件資訊-附圖名</p>

<p>附件資訊-附圖編號</p>


<userestrict encodinganalog="540$a">

<head>權限資訊</head>

<p>權限資訊-版權</p>

<p>權限資訊-使用限制-檔案</p>

</userestrict>


<accessrestrict encodinganalog="506$a">

<head>權限資訊</head>

<p>權限資訊-使用限制-影像</p>

</userestrict>


<note>

<p>

<persname role="cataloger" audience="internal" encodinganalog="040$a">編目



資訊-登錄者</persname>

<persname role="modifier" audience="internal" encodinganalog="040$d">編目資



訊-修改者</persname>

<date type="Cataloging" audience="internal" encodinganalog="008 /00-05">編目



資訊-建檔日期</date>

<date type="Modification" audience="internal" encodinganalog="005">編目資訊



-修改時間</date>

</p>

</note>


<note label="Notes For Readers:" encodinganalog="500$a"><p>備註</p></note>


</c04>

</c03>

</c02>

</c01>

</archdesc>

</ead>

查詢功能需求

關鍵字查詢係指系統會對下列表單「關鍵字查詢欄位」中所有標示「○」欄位作查詢,檢索所有欄位資料是否符合使用者提出的關鍵字。而進階查詢則可以對下列表單「進階查詢欄位」中標示 「●」的個別欄位作獨立查詢。在關鍵字查詢方面,使用者可以對下列表單「關鍵字查詢欄位」中有「○」者作出關鍵字查詢,若有符合之結果,則依照「簡要顯示款目欄位」中有 「△」者顯示列表回應給使用者。在進階查詢方面,使用者也可以對下列表單「進階查詢欄位」中有「●」者作出進階查詢查詢,符合之結果也是先依照「簡要顯示款目欄位」中有 「△」者顯示列表回應給使用者,使用者也可進一步點選作詳細款目的查詢,系統依「詳細顯示款目欄位」中有「▲」者顯示列表供使用者瀏覽。

6138.6. 查詢功能需求.jpg
6138.6. 查詢功能需求2.jpg

在查詢之功能部分主題計畫希望能做跨層級的欄位查詢,也就是說使用者可以透過單一的查詢介面即可查詢三個層級的資料。在查詢方面共有兩種類型,其介面配置說明如下:

關鍵字查詢介面:

6138.6.關鍵字查詢介面:.jpg

進階查詢介面:

6138.6.進階查詢介面:.jpg

檢索結果顯示-簡要:

6138.6.檢索結果顯示-簡要:.jpg

檢索結果顯示-詳細:

6138.6.檢索結果顯示-詳細:.jpg

系統功能需求說明

  1. 系統功能項目
    系統可以使用人員的權限提供新增、刪除、更新、查詢、列印與瀏覽紀錄等功能。
  2. 建檔紀錄確認需求說明
    【卷/件】層次中之「登錄者」、「修改者」、「建檔日期」、「修改日期」4 個欄位皆由系統自動產生。著錄人員進行建檔時,進入著錄介面作業之前需經過身份的確認,著錄人員必須輸入自己的姓名與密碼,藉由著錄人員的輸入,系統自動把著錄人員之姓名存放在「登錄者」欄位,並自動記錄建檔時間於「建檔日期一欄中。同樣的,當著錄人員修改紀錄內容時,也需經過身份的確認,藉由確認的動作可知該筆記錄是經由誰人所修改,系統自動將姓名存放至「修改者」欄位,並把系統時間存放到「修改日期」欄位中。系統不需記錄每次的修改資訊,只需記錄最近一次的修改資訊即可。
  3. Metadata 交換機制
    提供xml 檔案轉出與轉入的功能。
  4. 92 年度臺灣省行政長官公署檔案數位化子計畫建置作業
    計畫於92 年度將進行行政長官公署機關權威檔與臺灣省行政長官公署檔案大型附件後設資料之建置作業。

後設資料需求規格書確認表單

6138.8. 後設資料需求規格書確認表單.jpg

附件一:行政長官公署檔案分類表

說明:

在本表中一共有五碼,其中第一碼為該宗所歸屬的系列號。第二、三碼為該宗所歸屬的副系列號。最後兩碼才是該宗的宗號。號碼接續的名稱為其對應之名。

* 全宗號(三碼)+系列號(一碼)+副系列號(二碼)+宗號(二碼)+卷號(三碼)+件號(三碼)=典藏號

6138.附件一.jpg
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附件二:行政長官公署檔案主題詞表

6138.附件二.jpg
6138.附件二2.jpg
6138.附件二3.jpg
6138.附件二4.jpg

參考資料

參與研發單位:技術研發分項計畫-後設資料工作組、國史館臺灣文獻館

提供單位:技術研發分項計畫-後設資料工作組

使用單位:國史館臺灣文獻館