檔案類:資源委員會檔案後設資料需求規格書(原 6-1-27 )

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前言

數位典藏國家型科技計畫後設資料工作組把主題計畫提出之需求經系統化,架構化與國際標準化之後,呈現於本份「後設資料需求規格書version 0.2」中,主要係作為主題計畫與系統開發者之間的溝通橋樑,其中,我們建議主題計畫進行需求規格書確認工作時務必著重於以下的部份:

  1. 計畫簡介
  2. 系統說明
  3. 著錄欄位架構
  4. 後設資料標準比對表
  5. 功能需求說明
  6. 代碼表
  7. 需求規格書確認表單

而系統開發人員在系統實際建置時,可著重於以下之部份:

  1. 資料結構表
  2. 後設資料標準比對表
  3. 功能需求說明
  4. 代碼表

計畫簡介

  • 2.1 計畫目標與說明

本計畫的總目標,旨在將國史館現藏重要國家檔案進行數位典藏作業,建立符合國際標準規格之國家數位典藏;並期以充實之數位內容對我國人文與社會、產業與經濟的發展有所助益。國史館典藏之國家檔案,十之八九為手稿本或紙質文件,內容極為珍貴,質地卻極脆弱,具有「單一性」、「稀少性」、「脆弱性」等特質。館藏若干檔案文獻已逾百年,紙質泛黃脆弱,實不宜重複翻閱或複印;但檔案文物以能提供學術研究、法律信證或歷史事件考據為其整編保存的積極目的。如能透過數位典藏作業,使人文與科技融合,則不但可以達到永久典藏珍貴檔案文物之目的,且可廣泛提供各界人士查詢應用,發揮檔案文物之應用功能,並能與知識經濟的時代環境氣脈相連。

以數位化方式整理典藏國家檔案:

審選國史館現藏重要國家檔案,列出優先順序,籌措足夠經費,規劃適當人力,結合『數位典藏國家型科技計畫』之資源,積極進行數位影像掃描、儲存與應用。並由「計畫辦公室」統一制定符合最新國際標準的檔案後設資料(metadata)及應用系統,以本系統執行檔案文物之編目建檔、影像掃描、查詢研究及管理出版等業務。

數位化國家檔案之開放應用:

藉由現代資訊科技,建立館藏國家檔案之目錄資料庫及影像資料庫,提供國內外人士透過網際網路查詢、研究及應用國史館現藏重要檔案文物,不但能突破時空的限制,亦可保護檔案文物的安全。此外,在數位化檔案文物的加值應用上,可就館藏檔案文物中評選出各種主題,發行成各種書籍、光碟、影帶、照片圖冊及網頁等產品,便利各界人士查詢研究應用,亦符合電子化政府為民服務之施政目標。

加強檔案文物著作權的保護,促進數位典藏的適當使用:

本計畫除了增進檔案文物研究應用的便利性外,並未忽略對檔案文物著作權的保護。對於檔案文物的數位影像資料庫,增加可見式或隱藏式浮水印,建立檔案文物影像查詢安全管理機制,推廣網際網路電子商務應用,促進數位典藏的適當使用。


  • 2.2 計畫參與人員

v 國史館計畫參與人員: 張炎憲、葉飛鴻、林平華、黃淑瑛、吳恭全、梁翠苹。

v 後設資料工作組人員:陳亞寧、陳淑君、陳雅惠、沈漢聰(規格書撰寫者)。

系統說明

  • 3.1 系統目標

針對國史館數位化檔案類型、分類架構、內涵、編目及影像掃描實際作業需求,研發建置符合國際通用標準規格,適合館藏藏品內涵特性描述格式之「國史館檔案文物數位典藏系統」,作為檔案文物編目建檔及檢索查詢之應用系統,與現行國際通用標準規格接軌,俾與世界各國檔案館、圖書館及數位博物館等進行資訊交換分享。

加速整編國史館現藏國家檔案與總統文物,將其目錄資料庫及影像資料庫上載於全球資訊網路,開放各界人士查詢應用,使此批珍貴的檔案文物在保存上更具安全性與恆久性,在應用上更趨普及化與效率化,並提供相同領域之檔案典藏機構,建立檔案著錄系統及掃描影像資料庫,俾益資料庫之聯合檢索。

結合網路、多媒體、美工設計及內容管理技術,對數位典藏所產生的不同主題,提供適合各種不同年齡層、不同文化層及其他不同需求界面的網路呈現,有效建構知識經濟基礎,提昇國家競爭力。


  • 3.2 系統範圍

使用範圍:

資源委員會檔案之編目資料庫建置、後設資料(metadata)著錄、人機介面、元素架構、關鍵字檢索、列印統計等系統功能。

使用對象:

國史館檔案文物數位典藏系統,及建立相同標準之著錄系統的檔案典藏機構俾益整合編目、影像儲存、檢索等資料庫。

著錄欄位架構

  • 4.1 著錄介面
6129.4.1 著錄介面.jpg
6129.4.1 著錄介面2.jpg
6129.4.1 著錄介面3.jpg
  • 4.2 著錄範例
6129.4.2 著錄範例.gif
6129.4.2 著錄範例2.jpg
6129.4.2 著錄範例3.jpg
6129.4.2 著錄範例4.jpg

資料結構表

  • 5.1 需求欄位建置表

本需求欄位建置表主要是把主題計畫所提出的需求欄位經系統化、架構化與Metadata 標準化之後,並列成表單供系統開發人員建置資料庫時設定欄位所用,同時也供程式設計人員在撰寫程式時參考使用。需求欄位建置表之各項說明如下:

v 項目名稱:主題計畫所需著錄項目之中文名稱。

v 英文名稱:項目名稱對應之英文名稱。

v 資料型態:著錄資料之資料型態。包括:

n Int 存放整數型態的數字資料。

n Text、Varchar 存放文字型態的資料。

v 大小:欄位所需之空間,以byte 為單位。一個英文字元或一個阿拉伯數字需用一個byte 表示,而一個中文字元則需兩個byte 表示。

6129.5.1 需求欄位建置表.jpg
6129.5.1 需求欄位建置表2.jpg
6129.5.1 需求欄位建置表3.jpg
  • 5.2 需求欄位屬性表

需求欄位屬性表主要是把主題計畫之需求欄位的屬性彙集整理,並列成表單供系統建置人員參考使用,需求欄位屬性表之各項說明如下:

v 項目名稱:主題計畫所需著錄項目之中文名稱。

v 必填:標示“*”者表示為必填欄位,建檔時需填寫該欄位之值,不能空白。

v 多值:標示“ ” ◎ 者表示為多值欄位,該組欄位資料可重覆著錄。

v 屬性:標示該欄位的屬性,包括:

n 「唯一」表示欄位的值在資料庫中是唯一存在的。

n 「不開放」表示該欄位只供管理者使用,不對外開放。

n 「下拉式選單」表示著錄方式為下拉式的選單。

n 「關連下拉式選單」表示代碼內容會隨其他關連欄位的改變而調整代碼內容。

n 「二維下拉式選單」表示該欄位所提供的代碼表資料值會隨著上一層次欄位的代碼表資料值而有所變動。

n 「系統自動產生」表示該欄位的值是由系統自動產生,非由著錄人員著錄。

v 提供者:記錄這筆資料是由系統自動產生或由填表者所填。

6129.5.2 需求欄位屬性表.gif
6129.5.2 需求欄位屬性表2.jpg
6129.5.2 需求欄位屬性表3.jpg

註1: 「典藏號」欄位之值由系統自動產生,產生方式如下:全宗號+副全宗號+系列號+副系列號+卷號如:0030103050004

註2: 影像掃描號之「首頁次」欄位部份的欄位值需由系統自動產生,完整的首頁次欄位值架構為:全宗號-副全宗號系列號副系列號-卷號-掃描流水號檢查號。其中,「全宗號-副全宗號系列號副系列號-卷號-」部份是由系統自動產生,流水號固定值:0001(起始頁),檢查號固定值:a。檢查號:a 代表A4 大小影像、m 代表超大影像、x 代表A3 大小影像。

註3: 影像掃描號「最後頁次」欄位值,須由著錄人員著錄最後一頁的掃描頁數。影像掃描號-首頁次與影像掃描-最後頁次之間所差異之範圍,即會讓系統自動抓取由起始頁到最後一頁之間符合的所有影像檔。

6129.5.2 需求欄位屬性表4.jpg

註4: 「藍圖影像掃描號」欄位部份的欄位值需由系統自動產生,完整的藍圖影像掃描號欄位值架構為:全宗號-副全宗號系列號副系列號-卷號-掃描流水號檢查號。其中,「全宗號-副全宗號系列號副系列號-卷號-」部份是由系統自動產生,掃描流水號檢查號部份由著錄人員著錄。檢查號:a 代表A4 大小影像、m 代表超大影像、x 代表A3大小影像。

後設資料標準比對表

後設資料標準比對表是作為國史館資源委員會檔案後設資料(Metadata)元素和國際後設資料的接軌,以及與國際間其他主題計畫作XML 資料交換的關鍵機制。國史館典藏國家檔案與總統文物數位化中程計畫為採用EAD 作為後設資料之標準,並以MARC 21 作為交換時的Related Encoding (MARC 21 可與RLIN OCLCWLN 等國際書目網進行合作);同時為使主題計畫能作跨學科之資料交換,另附上後設資料元素與Dublin Core 之對照表。以下是國史館檔案-資源委員會檔案後設資料元素與EAD(Encoded Archival Description)、MARC21 及Dublin Core(DC)後設資料標準之比對表。

  • 6.1 SGML 編碼

下面所列為國史館資源委員會檔案每筆紀錄轉出之SGML 碼。楷體粗體字體部分為元素名稱,需帶入該元素著錄之資料值,細明體網底字體部分為每筆紀錄必須包含之資料內容。

<!DOCTYPE EAD PUBLIC "-//Society of American Archivists//DTD ead.dtd

(Encoded Archival Description (EAD) Version 1.0)//EN">

 

 


<ead relatedencoding="MARC21">

 


<eadheader langencoding="iso639-2b">

 


 

 


<eadid></eadid>

 


 

 


<filedesc>

 


<titlestmt>

 


<titleproper>資源委員會檔案</titleproper>

 


</titlestmt>

 


<publicationstmt>

 


<publisher>國史館</publisher>

 


</publicationstmt>

 


</filedesc>

 


<profiledesc>

 


<langusage><language>中文繁體</language></langusage>

 


</profiledesc>

 


</eadheader>

 


 

 


<frontmatter>

 


<titlepage>

 


<titleproper>資源委員會檔案</titleproper>

 


<publisher>國史館</publisher>

 


</titlepage>

 


</frontmatter>

 


 

 


<archdesc level="recordgrp">

 


<did>

 


<head>全宗描述</head>

 


<physdesc>

 


<genreform encodinganalog="655$a">類型</genreform>

 


</physdesc>

 


<unitid repositorycode="機關代碼" label="Record Group Number:"

 


 


encodinganalog="852$j">全宗號</unitid>

 


<unittitle label="Record Group Name:" encodinganalog="245$a">全宗名</unittitle>

 


<repository>

 


<corpname encodinganalog="852$a">典藏地</corpname>

 


</repository>

 


<physloc label="Stack Area:" encodinganalog="852$b">典藏位置</physloc>

 


</did>

 


<bioghist encodinganalog="545$a">

 


<head>傳記歷史註</head>

 


<p>傳記歷史註</p>

 


</bioghist>

 


 

 


<dsc>

 


<c01 level="subgrp">

 


<did>

 


<head>副全宗描述</head>

 


<unitid label="Subgroup Number:" encodinganalog="852$j">檔案附屬層級-副全宗

 


 


號</unitid>

 


<unittitle label="Subgroup Name:" encodinganalog="245$a">檔案附屬層級-副全

 


 


宗名</unittitle>

 


</did>

 


<scopecontent encodinganalog="520$a">

 


<head>範圍與內容</head>

 


<p>範圍與內容</p>

 


</scopecontent>

 


 

 


<c02 level="series">

 


<did>

 


<head>系列描述</head>

 


<unitid label="Series Number:" encodinganalog="852$j">檔案附屬層級-系列號

 


 


</unitid>

 


<unittitle label="Series Name:" encodinganalog="245$a">檔案附屬層級-系列名

 


 


</unittitle>

 


</did>

 


 

 


<c03 level="series">

 


<did>

 


<head>副系列描述</head>

 


<unitid label="Subseries Number:" encodinganalog="852$j">檔案附屬層級-副系列

 


 


號</unitid>

 


<unittitle label="Subseries Name:" encodinganalog="245$a">檔案附屬層級-副系列

 


 


名</unittitle>

 


</did>

 


 

 


<c04 level="file">

 


<did>

 


<head>卷描述</head>

 


<unitid label="File Folder Number:" encodinganalog="852$j">檔案附屬層級-卷號

 


 


</unitid>

 


<unittitle label="File Folder Name:" encodinganalog="245$a">檔案附屬層級-卷名

 


 


</unittitle>

 


<unitid label="Collection Number:" encodinganalog="852$j">典藏號</unitid>

 


<abstract label="Content Description:" encodinganalog="520$a">內容描述

 


 


</abstract>

 


<unitdate label="Date:" type="inclusive" encodinganalog="245$f">時間-起 - 時間

 


 


-迄</unitdate>

 


<langmaterial label="Language:" encodinganalog="546$a">語文為<language>語文

 


 


</language></langmaterial>

 


<note label="Edition:" encodinganalog="250$a"><p>版本</p></note>

 


</did>

 


<controlaccess>

 


<head>標題資訊</head>

 


<persname encodinganalog="600$a">人名資訊</persname>

 


<geogname encodinganalog="651$a">地名資訊</geogname>

 


<subject encodinganalog="650$a">主題</subject>

 


</controlaccess>

 


<altformavail>

 


<head>縮影號</head>

 


<p><num type="microfilm reel" encodinganalog="530$a">縮影號</num></p>

 


</altformavail>

 


<dao>

 


<daodesc>

 


<head>影像資訊</head>

 


<p>影像掃描號為<num>影像-掃描號-首頁次 - 影像-掃描號-最後頁次

 


 


</num></p>

 


<p>TIFF 檔光碟片編號為<num>影像-光碟片編號-TIFF 檔</num></p>

 


<p>JLS 檔JPG 檔光碟片編號為<num>影像-光碟片編號-JLS 檔JPG

 


 


檔;</num></p>

 


<p>影像檔之使用限制為</p><p>影像-影像使用限制</p>

 


</daodesc>

 


</dao>

 


<acqinfo>

 


<head>入藏資訊</head>

 


<p>來源為<corpname encodinganalog="541$a">入藏-來源</corpname>,<date

 


 


type="accession" encodinganalog="541$d">入藏-入藏時間</date></p>

 


<p>入藏-取得方式</p>

 


</acqinfo>

 


<processinfo encodinganalog="583$l">

 


<head>保存狀況</head>

 


<p>保存狀況</p>

 


</processinfo>

 


<userestrict encodinganalog="540$a">

 


<head>原檔使用限制</head>

 


<p>原檔使用限制</p>

 


</userestrict>

 


<note>

 


<p>

 


<persname role="cataloger" audience="internal" encodinganalog="040$a">編目記錄

 


 


-登錄者</persname>

 


<persname role="modifier" audience="internal" encodinganalog="040$d">編目記錄

 


 


-修改者</persname>

 


<date type="Cataloging" audience="internal" encodinganalog="008 /00-05">編目記

 


 


錄-建檔時間</date>

 


<date type="Modification" audience="internal" encodinganalog="005">編目記錄-

 


 


最新更新時間</date>

 


</p>

 


</note>

 


<note encodinganalog="500$a"><p>備註</p></note>

 


 

 


<c05 level="item" >

 


<did>

 


<head>藍圖描述</head>

 


<unittitle label="Blueprint Name:" encodinganalog="245$a">檔案附屬層級-藍圖名

 


 


稱</unittitle>

 


<unitid label="Blueprint Number:" encodinganalog="852$j">檔案附屬層級-藍圖圖

 


 


號</unitid>

 


<materialspec label="Mathematical Data">

 


<materialspec label="Scale:" encodinganalog="255$a">比例</materialspec></materialspec>

 


<origination label="Creator:">

 


<persname encodinganalog="100" role="產生資訊-角色">產生資訊-產生者</persname>

 


</origination>

 


<unitdate label="Created Date:" encodinganalog="245$f">產生資訊-時間</unitdate>

 


<physdesc>

 


<dimensions label="Dimensions:" encodinganalog="300$c">尺寸</dimensions>

 


<extent label="Quantity:" encodinganalog="300$a">數量</extent>

 


</physdesc>

 


</did>

 


<processinfo encodinganalog="583$l">

 


<head>保存狀況</head>

 


<p>保存狀況</p>

 


</processinfo>

 


<note>

 


<p>

 


<persname role="cataloger" audience="internal" encodinganalog="040$a">編目記錄

 


 


-登錄者</persname>

 


<persname role="modifier" audience="internal" encodinganalog="040$d">編目記錄

 


 


-修改者</persname>

 


<date type="Cataloging" audience="internal" encodinganalog="008 /00-05">編目記

 


 


錄-建檔時間</date>

 


<date type="Modification" audience="internal" encodinganalog="005">編目記錄-

 


 


最新更新時間</date>

 


</p>

 


</note>

 


</c05>

 


</c04>

 


</c03>

 


</c02>

 


</c01>

 


</dsc>

 


</archdesc>

 


</ead>


  • 6.2 EAD、MARC 21 Mapping
6129.6.2 EAD、MARC 21 Mapping.jpg
6129.6.2 EAD、MARC 21 Mapping2.jpg
6129.6.2 EAD、MARC 21 Mapping3.jpg
6129.6.2 EAD、MARC 21 Mapping4.jpg
6129.6.2 EAD、MARC 21 Mapping5.jpg
6129.6.2 EAD、MARC 21 Mapping6.jpg
6129.6.2 EAD、MARC 21 Mapping7.jpg
6129.6.2 EAD、MARC 21 Mapping8.jpg
  • 6.3 DC Mapping
6129.6.3 DC Mapping.jpg
6129.6.3 DC Mapping2.jpg
6129.6.3 DC Mapping3.jpg

功能需求說明

  • 7.1 系統功能說明
  1. 系統應提供線上新增、複製、修改、查詢、條列與刪除等功能。
  2. 系統需具有連結至外部資料庫的能力。
  3. 典藏號由系統自動產生:

資委會檔案卷層級之「典藏號」為全宗號、副全宗號、系列號、副系列號、卷號合併產生的字串,因此當上述的所有欄位分別輸入其值時,系統需可自行抓取,並將此五組欄位值合併組成典藏號,範例說明如下:

全宗號:003

副全宗號:01

系列號:03

副系列號:05

卷號:0004

系統產生的典藏號為:0030103050004

4. 系統以「典藏號」欄位作為檢查紀錄是否重複建檔的機制。


  • 7.2 建檔功能說明
  1. 著錄人員具有對記錄之新增、複製、刪除、更新、查詢、列印與瀏覽之權限。
  2. 「卷號」欄位為四碼的流水號,不足四碼時前面位數須以0 補齊。如:著入”4”,系統以”0004” 儲存。
  3. 日期部份以格式「YYYYMMDD」的格式進行著錄,若單一日期,著錄人員只需著錄「起」欄位即可。另外,月與日的部分遇缺,系統須以00 補齊。
  4. 「縮影號」欄位的格式為“1249-0765” ,前四位數為檔案的微捲捲次號,後四位數為檔案封面之縮影頁次號,兩數間以「-」相隔,若捲次號或頁次號不足四位數,系統須以0 補齊。
  5. 建檔時,系統需對「典藏號」欄位進行欄位檢正。「典藏號」欄位架構為13 位阿拉伯數字,若系統發現著錄人員在建檔時所著錄的典藏號不符規定,系統應提出警告的訊息,請求著錄人員再確認所著錄的資料。


  • 7.3 查詢功能說明

資源委員會檔案之查詢功能需求主要分為關鍵字查詢、進階查詢2 種。而關鍵字查詢係指系統會對下表單關鍵字查詢中所有標示“ ” ◇ 欄位作查詢,檢索所有欄位資料是否符合使用者所提出的字詞。而進階查詢則可對下列表單之進階查詢欄位中標示“ ” △ 的個別欄位作獨立查詢。在關鍵字查詢方面,使用者可以對下表單中之關鍵字查詢欄位(有◇者)作出簡易的關鍵字查詢,若有符合之結果,則依照檢索簡要顯示款目欄位(有◆者)顯示列表回應給使用者並且使用者也可進一步點選作詳細款目的查詢,系統依詳細顯示款目欄位(有▲者)顯示列表供使用者瀏覽。同樣的,在進階查詢方面,使用者也可以對下表單中之進階查詢欄位(有△者)作出進階查詢查詢,符合之結果也是依照檢索簡要顯示款目欄位(有◆者)顯示列表回應給使用者,使用者也可進一步點選作詳細款目的查詢,系統依詳細顯示款目欄位(有▲者)顯示列表供使用者瀏覽。

6129.7.3 查詢功能說明.jpg
6129.7.3 查詢功能說明2.jpg
6129.7.3 查詢功能說明3.jpg

代碼表

6129.8. 代碼表.jpg
6129.8. 代碼表2.gif
6129.8. 代碼表3.gif
6129.8. 代碼表4.gif

需求規格書確認表單

6129.9. 需求規格書確認表單.jpg

附件一:副全宗、系列、副系列關連下拉式選單代碼

6129.附件一.jpg
6129.附件一2.jpg

註:

  1. 「01 資源委員會及國內附屬機構」副全宗下之「07 綜合」系列暫不往下分類(故無副系列),故其副系列號的部份,系統需自動補上” 00 ”,如此才能構成完整的典藏號。
  2. 「02 資源委員會駐美單位」副全宗下之所有系列暫不往下分類(故無副系列),故其副系列號的部份,系統需自動補上” 00 ”,如此才能構成完整的典藏號。

參考資料

參與研發單位:中央研究院-計算中心-後設資料工作組、國史館

提供單位:中央研究院-計算中心-後設資料工作組

使用單位:國史館