檔案類:內閣大庫檔案後設資料需求規格書(原 6-1-24 )

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前言

數位典藏國家型科技計畫後設資料工作組把主題計畫提出之需求經系統化,架構化與國際標準化之後,呈現於本份「後設資料共通元素需求書version 0.4」中,主要係作為主題計畫與系統開發者之間的溝通橋樑,其中,我們建議主題計畫進行後設資料共通元素需求書確認工作時務必著重於以下的部份:

  1. 計畫簡介
  2. 系統說明
  3. 著錄欄位架構
  4. 後設資料標準比對表
  5. 功能需求說明
  6. 代碼表
  7. 需求規格書確認表單

而系統開發人員在系統實際建置時,可著重於以下之部份:

  1. 資料結構表
  2. 後設資料標準比對表
  3. 功能需求說明
  4. 代碼表

計畫簡介

  • 2.1 計畫說明

史語所現有大庫檔案總計31萬多件,內容包括內閣收貯的制詔誥敕、題奏表章、史書、錄書等等,其中以題、奏本佔最大宗,而史語所藏內閣大庫檔案以明清兩代檔案為主,惟明代檔案數量較少,清代檔案佔最多數,這批內閣大庫檔案原為清內閣大庫庋藏檔案的一部份,宣統年間因大庫整修而被移出並幾經轉手,最後在首任所長傅斯年先生與歷史組主任陳寅恪先生的大力奔走下,於民國18年由藏書家李盛鐸手中購入。

民國85年起史語所展開數位化整理工作,現可在所內傅斯年圖書館閱覽室進行線上閱覽,並列印出檔案,雖然內閣大庫檔案數位化計畫已進行多年,但當初僅著眼於檔案的保存與服務學術研究兩項目標,並未進行檔案著錄格式與權威檔的建置。

因此,為提昇史語所內閣大庫檔案數位資料庫的質量,並提高檢索率,以及加強與世界其他數位資料的互通性,希望以既有的數位資料作基礎,與國立故宮博物院合作,擬定共同遵守之檔案著錄格式與權威檔建置方案,以建立合乎世界的標準。


  • 2.2 計畫目標

v 檔案著錄格式的分析與訂定。

v 檔案著錄格式的轉檔與建置。

v 結合人名權威檔、地名權威檔及主題權威檔。


  • 2.3 計畫參與人員

v 故宮博物院圖書文獻處:劉錚雲處長

v 中央研究院歷史語言研究所藏內閣大庫:陳國棟、何漢威、陳熙遠、吳政上主任、洪一梅、明清檔案工作室

v 數位典藏國家型科技計畫後設資料工作組人員:陳亞寧、陳淑君、陳雅惠、鍾豐謙(規格書撰寫者)

系統說明

  • 3.1 系統目標

提昇史語所內閣大庫檔案數位資料庫的質量,並提高檢索率,以及加強與世界其他數位資料的互通性,擬定共同遵守之檔案著錄格式與權威檔建置方案,以建立合乎世界的標準。


  • 3.2 系統範圍

本計畫除了Metadata 的著錄分析需求外尚有其他類型的模組及附加功能,在模組功能分析部分,包括:書目管理紀錄、人員管理紀錄、引用文獻檔、契約檔及庫房管理模組、報表列印、參考文獻檔、出版檔、流通模組及web檢索模組已在分析階段。

著錄欄位架構

  • 4.1 著錄介面
6126.4.1 著錄介面.jpg
6126.4.1 著錄介面2.jpg
6126.4.1 著錄介面3.jpg
6126.4.1 著錄介面4.jpg
  • 4.2 著錄範例
6126.4.2 著錄範例.gif
6126.4.2 著錄範例2.gif
6126.4.2 著錄範例3.gif
6126.4.2 著錄範例4.gif
6126.4.2 著錄範例5.gif
6126.4.2 著錄範例6.gif

資料結構表

  • 5.1 需求欄位建置表

本需求欄位建置表主要是把主題計畫所提出的需求欄位經系統化、架構化與Metadata 標準化之後,並列成表單供系統開發人員建置資料庫時設定欄位所用,同時也供程式設計人員在撰寫程式時參考使用。需求欄位建置表之各項說明如下:

v 項目名稱:主題計畫所需著錄項目之中文名稱。

v 英文名稱:項目名稱對應之英文名稱。

v 資料型態:著錄資料之資料型態。包括:

n Int 存放整數型態的數字資料。

n Text、Varchar 存放文字型態的資料。

v 大小:欄位所需之空間,以byte 為單位。一個英文字元或一個阿拉伯數字需用一個byte 表示,而一個中文字元則需兩個byte 表示。

6126.5.1 需求欄位建置表.gif
6126.5.1 需求欄位建置表2.gif
6126.5.1 需求欄位建置表3.gif
6126.5.1 需求欄位建置表4.gif
  • 5.2 需求欄位屬性表

需求欄位屬性表主要是把主題計畫之需求欄位的屬性彙集整理,並列成表單供系統建置人員參考使用,需求欄位屬性表之各項說明如下:

v 項目名稱:主題計畫所需著錄項目之中文名稱。

v 必填:標示「*」者表示為必填欄位,建檔時需填寫該欄位之值,不能空白。

v 多值:標示「◎」者表示為多值欄位,該組欄位資料可重覆著錄。

v 屬性:標示該欄位的屬性,包括:

u 「唯一」表示欄位的值在資料庫中是唯一存在的。

u 「不開放」表示該欄位只供管理者使用,不對外開放。

u 「下拉式選單」表示著錄方式為下拉式的選單。

u 「關連下拉式選單」表示代碼內容會隨其他關連欄位的改變而調整代碼內容。

u 「二維下拉式選單」表示該欄位所提供的代碼表資料值會隨著上一層次欄位的代碼表 資料值而有所變動。

u 「系統自動產生」表示該欄位的值是由系統自動產生,非由著錄人員著錄。

v 提供者:記錄這筆資料是由系統自動產生或由填表者所填。

6126.5.2 需求欄位屬性表.jpg
6126.5.2 需求欄位屬性表2.jpg
6126.5.2 需求欄位屬性表3.jpg
6126.5.2 需求欄位屬性表4.jpg
6126.5.2 需求欄位屬性表5.jpg
6126.5.2 需求欄位屬性表6.jpg

註5:當填表者填入原地名後,系統會連結到地名權威檔中找出相對應的今地名並顯示出。因目前尚未建置地名權威檔,所以先請填表者暫自行填寫,當建置完成地名權威檔後,即可由系統自動對應與顯示地名資料。

 


註6:關聯區分為二欄,一欄說明關係,一欄著錄有關之檔案登錄號。關係之情況有三種:

  1. 層次
    記錄的為案底下有幾件,格式如下:
    如000001-001、000001-002、000001-003,代表000001 這一案下有001、002、003 這三件,則在000001-001 這一件的關連中就要填000001-002、000001-003。另外,若選擇此關係,則在此欄由著錄人員自行填入各件的登錄號。在呈現時系統時,若件的登錄號已存在系統中,系統可由件登錄號自動串連關聯之檔案基本目錄。
  2. 參見
    由著錄人員著錄關聯檔案的登錄號,在呈現時系統亦可由登錄號串連關聯之檔案基本目錄。
  3. 散佚
    由著錄人員著錄關聯檔案的登錄號,在呈現時系統亦可由登錄號串連關聯之檔案基本目錄。

後設資料標準比對表

內閣大庫後設資料標準的對照是作為後設資料欄國際標準的接軌,以及與國際間其他主題計畫的XML 資料交換的關鍵機制。以下是內閣大庫後設資料共通欄位與Encoded Archival Description (EAD)標準MARC 21 標準與Cublin Core 標準後設資料標準的對照表。

  • 6.1 後設資料需求欄位與EAD 後設資料標準之對照表

內閣大庫採用Encoded Archival Description(EAD)作為Metadata Standard,並以MARC 21 作為交換時的related encoding。由於在國際上採用以SGML 定義DTD的方式來表示EAD DTD,且SGML 定義DTD 方式與XML 定義DTD 方式是相容的,故附上內閣庫與EAD 之對照供程式設計人員在撰寫XML 程式時參考使用。

◎內閣大庫與EAD 對照(SGML view)

下面所列為內閣大庫每筆紀錄轉出之SGML 碼。楷體粗體字體部分為欄位名稱,需帶入該欄位著錄之資料值,細明體網底字體部分為每筆紀錄必須包含之資料內容。 <!DOCTYPE EAD PUBLIC「-//Society of American Archivists//DTD

ead.dtd(Encoded Archival Description(EAD)Version 2002)//EN」>


<ead relatedencoding=" MARC 21">

<eadheader langencoding= "iso639-2b">


<eadid></eadid>

<filedesc>

<titlestmt>

<titleproper>明清檔案</titleproper>

<subtitle>內閣大庫檔案</subtitle>

<author>中央研究院歷史語言研究所</author>

<sponsor>行政院國家科學委員會</sponsor>

</titlestmt>

<editionstmt><edition>網路版</edition></editionstmt>

<publicationstmt>

<publisher>中央研究院歷史語言研究所</publisher>

<address><addressline>中華民國臺北市</addressline></address>

<date>西元2002 年</date>

<p>中央研究院歷史語言研究所版權所有</p>

</publicationstmt>

</filedesc>

<profiledesc>

<creation>中央研究院歷史語言研究所明清檔案工作室 數位典藏國家型科技計畫後設資料(Metadata)工作組

<date>西元2001 年–</date></creation>

<langusage><language>中文繁體</language></langusage>

</profiledesc>

</eadheader>


<frontmatter>

<div>

<p>內閣大庫是清代內閣庋藏書籍、表章、檔案的場所。誠如史語所前輩學者徐中舒先生指出,「清代內閣在雍乾以前為國家庶政所自出之地,在雍乾以後猶為制誥典冊之府,所存檔案都是當時構成史蹟者自身的敘述,」內閣大庫的檔案對歷史研究者的重要性自是不言而喻了。</p>

<p>史語所所收藏的內閣大庫檔案乃是宣統元年整修大庫時,由其中移出的一部份;其中包括詔令、題奏、移會、賀表、三法司案卷、實錄稿本、各種黃冊、簿冊等。這部份檔案當年險因「舊檔無用」而遭焚燬;後來接管的歷史博物館又因經費短絀,就將其中較不完整的裝入八千麻袋,以四千元賣給同懋增紙廠。民國十一年二月,羅振玉又以一萬二千元買下,並雇人檢視,將有價值部份印成《史料叢刊初編》十冊。民國十三年,羅氏留下一部份,把其餘的賣給李盛鐸。民國十七年中央研究院歷史語言研究所成立於廣州,很想利用一些直接史料,從事研究工作。就在首任所長傅斯年先生的大力奔走下,史語所於民國十八年三月由李盛鐸手中購入這批檔案。同年五月史語所由廣州遷北平,九月內閣大庫檔案的整理工作就在午門樓上展開。從此,或斷或續,整理工作就持續進行到今日。</p>

<p>這六十幾年來,史語所整理大庫檔案的工作大致經過四個階段。民國十八年到二十一年年底是第一階段。在這個階段,初步分類整理的工作已經完成,而且「所有已整理的檔案,全已上架,雖未編號登記,然重要檔案件,已有簡明目錄可查。」可惜,整理計畫因為日本侵華,史語所決定將大部份檔案與圖書古物全都裝箱南運而告中斷。後來雖然由於華北局勢轉穩,一度將檔案遷回,存放北海蠶壇內。但是,抗戰軍興,傅先生命李光濤先生將檔案擇要裝了一百箱,與圖書古物再度南運。這一百箱檔案隨著史語所由長沙遷昆明,由昆明搬李莊。抗戰勝利,史語所由李莊回南京。隨後政局轉變,史語所搬遷臺灣,這批檔案也由南京到了臺灣。十多年的顛沛遷徙,檔案整理的工作一直無法順利進行。</p>

<p>史語所再度整理內閣大庫檔案則要等到民國四十年四月。當時的所長董作賓先生認為,當年限於經費整理檔案僅作初步的分類,未能確實紀錄每類的件數,似乎未盡到妥善保管檔案的責任,於是「特命全部開箱,逐箱清查件數及重新辦理登記。」結果,查得全部檔案共計三十一萬一千九百一十四件。不過,這次清查工作似乎也僅止於統計件數,並未進一步做檔案登錄的工作。事實上,一直到民國六十四年李光濤先生退休為止,史語所已登錄的檔案可能不到萬件。</p>

<p>史語所真正有規模的再度整理內閣大庫檔案是要等到民國七十年十月。在前所長丁邦新先生的推動下,由張偉仁先生負責策畫執行。這次整理與前兩次最大的不同是﹕ 每件本子不僅鈐印編號,同時影印複本兩份,而後封存上架,非有必要不再拆開;影印的複本則供日後編輯出版及研究人員借閱之用。</p>

<p>民國八十四年年初,拜科技之賜,內閣大庫檔案的整理工作有了一些調整。除了鈐印編號外,還進行電腦登錄的工作,以利檔案的管理;登錄的內容包括具奏人的姓名、官職、具奏的時間、具奏的事由、文件類別等。不過,最大的改變是自八十五年起不再影印複本,而改以影像掃描的方式,將檔案原樣存入光碟。如果經費許可,今後我們計畫每年整理二萬件檔案。這樣的改變不僅可以節省貯存複本的空間及加速檔案整理工作的進行,更重要的是,今後無論在提供研究者的服務或編輯出版上,都可以節省可觀的人力、物力。</p>

<p>其實,內閣大庫檔案的整理與刊印工作幾乎是同步進行的,因為當年在整理檔案之初,傅斯年先生就有「不待整理完功,先分期刊行之」的決定。民國十九年九月,《明清史料》甲編第一本印出;乙篇、丙篇各十本亦於民國二十四、五年由上海商務印書館相繼刊行。丁篇十本由於史語所奉命遷臺,未及付印,稿存上海(後來在民國六十一年發行甲至戊篇合訂本時始行補入)。到了臺灣,從民國四十二年到六十四年,史語所的《明清史料》一共發行了戊、己、庚、辛、壬、癸等六篇,合計六十本。另外也出版了《明清檔案存真選輯》初集、二集、三集,與《清太祖朝老滿文原檔》一冊、二冊。民國七十四年,史語所將整理好的檔案委由聯經出版事業公司,開始逐年分批影印刊行《明清檔案》,目前已出版了三百二十四冊。近年來臺灣史研究蔚為風潮,我們將過去已出版以及整理完而尚未刊行的檔案中,凡有涉及臺灣史事部份的目錄匯集成冊,編入臺灣大學歷史系主編之《臺灣史檔案‧文書目錄》第十三冊,已於八十六年六月出版。</p>

<p>從民國十八年史語所購入內閣大庫檔案迄今,匆匆已是六十九個年頭過去,而明清檔案的整理工作尚在進行。檢討這段歷史,對日抗戰與國共內戰所造成的局勢動亂應是這項整理工作曠日費時的主要原因。當年羅振玉估計,以十夫之力,內閣大庫檔案的整理約十年可成。而今所化費的人力恐已超過數個十年十夫的人力了。因此,資料的整理最忌中斷。如此一來,前人的成果與經驗無以為繼,後續的整理工作近乎從頭開始。這在人力、物力與時間上都是莫大的損失。</p>

<p>傅斯年先生當年決定購買內閣大庫明清檔案,是著眼於這批材料是研究明清史最直接的史料。他在為購買檔案而致蔡元培先生的信中指出,明清檔案「其中無盡寶藏,蓋明清歷史私家記載,究竟見聞有限,官書則歷朝改換,全靠不住,政治實情,全在此檔案中也。」傅先生對明清檔案期望之高可以想見。蔡元培先生在《明清史料》發刊的序文中說到﹕「我們整理這些檔案,在將來可以有多少成績,目下全不敢說,只願做這事業的精神,引出些研究直接史料,比核公私記載,而不安於抄成書的同志。這便是我們最大的安慰。」我現在稍稍更動幾個字,以作為這篇短文的結束——我們整理這些檔案,在將來可以有多少成績,目下全不敢說,只願做這事業的精神,引出些有心善用這批史料的研究者。這便是我們最大的安慰。</p>

</div>

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<archdesc level="collection">

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<head>管理全宗描述</head>

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<genreform encodinganalog="655$a">類型</genreform>

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<scopecontent encodinganalog="520$b">

<head>範圍與內容</head>

<p>範圍與內容</p>

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<head>傳記歷史註</head>

<p>傳記歷史註</p>

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<processinfo encodinganalog="583$l">

<head>整理註</head>

<p>整理註</p>

</processinfo>


<bibliography encodinganalog="510$a">

<head>參考文獻</head>

<p>參考文獻</p>

</bibliography>


<userestrict encodinganalog="540$b">

<head>版權聲明</head>

<p>版權聲明</p>

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<note>

<p>

<persname role="cataloger" audience="internal" encodinganalog="040$a">編目記錄-新增者姓名</persname>

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</p>

</note>


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<c01 level="fonds">

<did>

<head>全宗描述</head>

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<scopecontent encodinganalog="520$b">

<head>範圍與內容</head>

<p>範圍與內容</p>

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<head>傳記歷史註</head>

<p>傳記歷史註</p>

</bioghist>


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<head>整理註</head>

<p>整理註</p>

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<bibliography encodinganalog="510$a">

<head>參考文獻</head>

<p>參考文獻</p>

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<userestrict encodinganalog="540$b">

<head>版權聲明</head>

<p>版權聲明</p>

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<note>

<p>

<persname role="cataloger" audience="internal" encodinganalog="040$a">編目記錄-新增者姓名</persname>

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</note>


<c02 level="file">

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<head>案描述</head>

<unitid label="Acc. –File folder No.:" encodinganalog="852$j">登錄號-案號</unitid>

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<abstract label="Excerpt:" encodinganalog="520$a">案由</abstract>

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<origination label="Signatory-Name:" encodinganalog="100$a">

<persname encodinganalog="100$a">責任者-名稱,責任者-職銜</persname>

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<physdesc>

<geogname encodinganalog="651$a">責任地-原地名(責任地-今地名)</geogname>

<extent encodinganalog="300$a">件數

<ref>件號</ref></extent>

<physfacet>檔案制度註-項目,檔案制度註-說明</physfacet>

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<note label="Catalog note:" encodinganalog="500$a">

<p>著錄註</p>

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<name>檔案內容註-說明</name>

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<head>主題</head>

<subject encodinganalog="650$a">主題</subject>

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<head>關鍵詞</head>

<subject encodinganalog="650$a">關鍵詞</subject>

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<processinfo encodinganalog="583$l">

<head>典藏狀況</head>

<p>典藏狀況-概況</p>

<p>典藏狀況-詳述</p>

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<userestrict encodinganalog="540$a">

<head>使用限制</head>

<p>使用限制</p>

</userestrict>


<bibliography encodinganalog="580$a">

<head>關聯</head>

<p>關聯-關係</p>

<archref>關聯-關聯號(案)</archref>

</bibliography>


<bibliography encodinganalog="510$a">

<head>參考文獻</head>

<p>參考文獻</p>

</bibliography>


<userestrict encodinganalog="540$b">

<head>版權聲明</head>

<p>版權聲明</p>

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<note>

<p>

<persname role="cataloger" audience="internal" encodinganalog="040$a">編目記錄-新增者姓名</persname>

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<date type="Modification" audience="internal" encodinganalog="005">編目記錄-更新日期</date>

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<c03 level="item">

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<head>件描述</head>

<unitid label="Acc. –Item No.:" encodinganalog="852$j">登錄號-件號</unitid>

<unittitle label="Title:" encodinganalog="245$a">題名</unittitle>

<abstract label="Excerpt:" encodinganalog="520$a">事由</abstract>

<abstract label="Content:" encodinganalog="520$a">貼黃</abstract>

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<langmaterial label="Language:" encodinganalog="041$a"><language langcode="語文-語文代碼">語文-語文別</language></langmaterial>

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<genreform encodinganalog="245$k">文件別-文本</genreform>

<physfacet label="Direction:" encodinganalog="300$b">文向</physfacet>

<physfacet label="Decoration:" encodinganalog="300$b">圖像</physfacet>

<physfacet type="material" label= "Materials:" encodinganalog="500$a">質材</physfacet>

<extent label="Quantity:" encodinganalog="300$a">數量</extent>

<physfacet type="mount" encodinganalog="563$a">裝潢</physfacet>

<dimensions label="Dimensions:" encodinganalog="300$c">高廣</dimensions>

<geogname encodinganalog="651$a">責任地點-原地名(責任地點-今地名)</geogname>

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<origination label="Signatory-Name:" encodinganalog="100$a">

<persname encodinganalog="100$a">責任者-名稱,責任者-職銜</persname>

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<unitdate label= "Signed date-Text Date:" encodinganalog="245$f">責任日期-中曆-朝代年號紀年年月日</unitdate>

<unitdate label= "Signed date-W. Date:" encodinganalog="245$f">責任日期-西曆</unitdate>

<note label="Edition:" encodinganalog="250$a"><p>版本</p></note>

<note>

<p>批紅-描述

<date type="Commentary:" encodinganalog="520$b">批紅-日期-中曆-朝代年號紀年年月日</date>

<date type="Commentary:" encodinganalog="520$b">批紅-日期-西曆</date>

</p>

</note>

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<custodhist encodinganalog="561$a">

<head>典藏沿革</head>

<p>典藏沿革</p>

</custodhist>


<processinfo encodinganalog="583$l">

<head>保存狀況</head>

<p>保存狀況</p>

</processinfo>


<userestrict encodinganalog="540$a">

<head>使用限制</head>

<p>使用限制-展覽限制</p>

<p>使用限制-瀏覽限制</p>

<p>使用限制-複印限制</p>

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<note encodinganalog="500$a"><p>備註</p></note>


<bibliography encodinganalog="580$a">

<head>關聯</head>

<p>關聯-關係</p>

<archref>關聯-關聯號</archref>

</bibliography>


<controlaccess>

<controlaccess>

<head>主題</head>

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</controlaccess>

<controlaccess>

<head>關鍵詞</head>

<subject encodinganalog="650$a">關鍵詞</subject>

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</controlaccess>


<acqinfo encodinganalog="541$c">

<head>徵集方式</head>

<p>徵集方式</p>

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<bibliography encodinganalog="510$a">

<head>參考文獻</head>

<p>參考文獻</p>

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<head>影像</head>

<p>影像-影像檔</p>

<p>影像-說明</p>

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<head>版權聲明</head>

<p>版權聲明</p>

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<note>

<p>

<persname role="cataloger" audience="internal" encodinganalog="040$a">編目記錄-新增者姓名</persname>

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</p>

</note>


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</c02>

</c01>

</dsc>


</archdesc>

</ead>


◎ 內閣大庫與EAD(Encoded Archival Description)、MARC 21 對照表格

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6126.6.1 後設資料需求欄2.jpg
6126.6.1 後設資料需求欄3.jpg
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  • 6.2 後設資料需求欄位與Dublic Core 後設資料標準之對照表

Dublin core 是一套常用之Metadata 標準,其最大之特性在於共通性,為了讓本計畫metadata 資料能跨學科交換資料,故附上本計畫欄位與Dublin core 的對照:

6126.6.2 後設資料需求欄位.jpg
6126.6.2 後設資料需求欄位2.jpg
6126.6.2 後設資料需求欄位3.jpg
6126.6.2 後設資料需求欄位4.jpg

功能需求說明

  • 7.1 系統功能說明

模組簡要說明如下圖:

◎ 模組關係圖

6126.7.1 系統功能說明.gif

◎ 相關表格及檔案說明

一、表格內容說明

主題詞表:以明清檔案內容主題詞所建立的資料表單,提供著錄時的選擇。

關鍵詞表:以明清檔案內容關鍵詞所建立的資料表單,提供著錄時的選擇。

請參閱需求欄位總表的主題及關鍵詞這兩個欄位建立並提供輸入介面。

二、File 內容說明

共包含3 個外部檔,分別為出版檔與引用文獻檔及契約檔,個別功能說如下:

6126.7.1 系統功能說明2.jpg
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6126.7.1 系統功能說明4.jpg
  • 7.2 建檔功能說明
6126.7.2 建檔功能說明.jpg
  • 7.3 查詢功能說明

管理者可在檢索系統中,設定各層次是否開放提供檢索或是僅提供層次瀏覽。在查詢方面,當輸入欲檢索之欄位後,系統會按照使用者輸入之字串比對資料庫中的欄位,若有符合之結果,則把該結果回應給使用者。但部分欄位會依使用者權限而顯示出不同的結果。因此以下表說明相關之查詢功能。功能註記說明:

I:查詢檢索的進入點與款目。

可作出查詢之欄位。

L:查詢結果的限制條件。

當出現多筆記錄符合查詢之條件時,可利用L 欄位進一步之限制查詢,可與主查詢欄位組合成不設欄位的檢索。

A:提供權威查核。

資料著錄到資料庫前,先檢查A 欄位是否有重覆著錄該筆資料。

H:與其他系統資料庫結合應用

日後需連接到其他的資料庫,相關資訊已標示在需求欄位總表之屬性欄位。

D:記錄顯示

符合查詢條件之結果,顯示D 欄位供使用者瀏覽。

S:統計

需對S 欄位作出統計。統計在S 欄位中不同資料的著錄數量。如:統計「責任者」的「名稱」欄位,可計算出某責任者在系統中被著錄的總次數。

依權限出現:擁有三級(Normal)以上的權限者才能使用。

Link:連結至各模組

6126.7.3 查詢功能說明.jpg
6126.7.3 查詢功能說明2.jpg
6126.7.3 查詢功能說明3.jpg
6126.7.3 查詢功能說明4.jpg
  • 7.4 報表列印功能

一、校對報表

1. 可依下列項目交互限制列印範圍:

(1)著錄日期(區間)

(2)著錄性質(新增或更新)

(3)著錄人員(代碼)

(4)登錄號

(5)系統號

(6)層次

2. 可選擇要列印之欄位(以點選方式)。

3. 可自行設定報表標題。

二、統計報表

1. 可依下列項目交互限制欲統計之範圍:

(1)內容統計:各層次分開統計,依可提供統計功能之欄位

(2)數量統計:

a. 著錄日期(區間)

b. 著錄人員(代碼)

c. 著錄性質(新增或更新或合併)

2. 呈現內容:

6126.7.4 報表列印功能.jpg

3. 呈現方式:

(1)著錄日期(區間)

(2)著錄性質(新增或更新)

(3)著錄人員(代碼)

三、登錄報表

  1. 在「件」的層次,依登錄號選擇列印範圍
  2. 報表標題:「明清檔案內閣大庫登錄簿
  3. 內容有四欄:登錄號、題名、事由、登錄日期
  4. 每頁資訊含:

(1)中央研究院歷史語言研究所版權所有

(2)列印日期

5. A3 報表橫式列印或存成電子檔。

代碼表

在資料庫欄位建置表中,屬性欄位有標示「下拉式選單」或「單一選擇選單」者,其對應之代碼表如下:

1. 層次:案

6126.8. 代碼表.jpg

2. 層次-件

6126.8. 代碼表2.gif

需求規格書確認表單

6126.9. 需求規格書確認表單.jpg


參考資料

參與研發單位:中央研究院-計算中心-後設資料工作組、中央研究院-史語所

提供單位:中央研究院-計算中心-後設資料工作組

使用單位:中央研究院-史語所