檔案類後設資料導論與實務三:檔案內涵分析實力說明(採用EDA標準)─以國史館國民政府檔案為例

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全宗分析

館藏全宗區分原則

相同機構或個人所產生、彙集以及管理的文件須集合在一起,不能與其他機構與個人的文件混淆。(請參考檔案學「尊重全宗原則」中的「來源原則」)

以國史館檔案館藏為例:

▓ 國民政府檔案(組織全宗)

▓ 蔣中正總統文物(人物全宗)

▓ 資源委員會檔案(組織全宗)

▓ 蔣經國文物(人物全宗)


全宗內分類層級區分原

同一來源的檔案應依其產生者所建立的原有編排,以保存既有的關係及檔案的證據價值。(請參考檔案學「尊重全宗原則」中的「尊重原始順序」)

全宗分類層級(請參見ISAD(G)之0.1 GLOSSARY 部分)

▓ 全宗 (Fonds)

▓ 副全宗 (Sub-fonds)

▓ 系列 (Series)

▓ 副系列 (Subseries)

▓ 有關副系列之定義來源請參考MAD (4.6E Level 3:Series)

▓ 案卷 (File)

▓ 項目 (Item)

參考資源:

ISAD(G) (General International Standard Archival Description) , 2nd ed . http://www.ica.org/biblio/cds/isad_g_2e.pdf

Michael Cook and Margaret Procter, Manual of Archival Description, 3rd ed. (Gower)


全宗 (Fonds)

由某一個人、家族或團體組織在其活動或運作期間所產生、累積或使用的全部紀錄,無論其媒體或形式。

▓ 蔣中正總統文物

-檔案

-檔案

▓ 胡適紀念館

-書信

-手稿

-文物(印章、懷表等)

-學歷證書


副全宗 (Sub-fonds)

一個全宗的複分,由某一檔案產生機構或組織的行政複分單位所產生的相關文件所構成,若這些文件無法以行政複分單位集中時,可依地理、年代、功能或相似性予以集中。

當產生單位具有複雜的層級結構時,每一副全宗可再行複分,以反映檔案產生單位的行政體系的層級結構關係。

常見政府或機構檔案,例如:

▓ 內政部

▓ 民政司

▓ 戶政司

▓ 警政署

▓ 社會司


系列 (Series)

將文件依據某一歸檔系統或維持其原有的累積或歸檔過程或依據相同的活動來編排。這些文件通常具有類似的形式或主題,或由於產生、接收或使用的關係而視為一個編排的單元。

Series 又稱Records series

通常分類的資料類型包括:

信件、行政管理文件、會議紀錄、原稿、繪畫或素描、日記、攝影資料、微縮資料或錄影帶、財務文件、出版品、法律文件、報告、文學手稿、剪貼簿、地圖或圖表、錄音帶等


副系列 (Subseries)

系列中可根據其原始的分類系統或實體特徵再分出副系列。例如:

▓ 信件

▓ 寄出信件

▓ 收到信件

▓ 財務報告書

▓ 審計報告

▓ 預算書


案卷 (File)

一種經過組織的文件單元。根據產生者現行的使用,或在檔案編排的過程中將具有相同主題、活動或業務的文件群組在一起。案卷可說是文件系列中的基本單位。

例如:收復臺灣意見案(性質:同一事件之往來公文)


項目 (Item)或稱「件」

最小的智能性不可分割的檔案單元。

一個項目可能是一封信件、一份備忘錄、一份報告、一張照片、一捲錄音帶。


各層級適用元素分析

檔案各層級皆可作描述,為避免同樣的資訊在較低層次重複著錄,需將各層級的需求元素區隔出來。以「國史館國民政府檔案」為例:

國史館國民政府檔案.jpg


元素結構化

將性質相同的元素群組為一類,使元素的關聯性具體化,更具結構性。

元素結構化.jpg


著錄介面切割

檔案各層次皆可有其描述資訊,為避免各層次的描述資訊混淆於一著錄介面中,建議應將不同層次的描述資訊予以區隔,作為不同的著錄介面。(以「國史館國民政府檔案」為例)

著錄介面切割.jpg


為使不同層次的資訊可正確的串聯起來,需找出不同層次間的連結點,作為與上一層次串聯的關鍵機制。(以「國史館國民政府檔案」為例)

著錄介面切割1.jpg


著錄介面切割呈現1:國民政府檔案—全宗

國民政府檔案—全宗.jpg


著錄介面切割呈現2:國民政府檔案—系列 / 副系列

國民政府檔案—系列.jpg


標準比

主題計畫所採用的元素名稱可能根據藏品的特色而有不同,比對時需以語意(元素定義)為準則,將計畫採用的元素比對到意義相同EAD 元素上。標準比對的目的有二:

▓ 作為國際接軌的關鍵機制

▓ 作為主題計畫檢視EAD 標準元素採用情形的依據

標準比對-實例

標準比對.jpg


參考資料

參與研發單位:中央研究院-計算中心-後設資料工作組

提供單位:中央研究院-計算中心-後設資料工作組

使用單位:臺灣省諮議會