檔案大尺寸圖檔數位化工作流程

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基本概念

史料的保存與運用為典藏管理首要的工作。「保存」又是「運用」的基礎。國史館臺灣文獻館進行檔案大尺寸圖檔(以下簡稱大圖,尺寸的型式數量請參考附件一)的數位化工作,其目的便是為達成原始史料的永久保存,並藉以提供廣泛、重複使用的可能性。原始檔案十之八九為手稿式史料,非印刷品或複製品,內容珍貴但形式脆弱,其特性即其「唯一性」。若干檔案文書已超過一百年以上,文書紙張自然老化的現象無法避免;但史料應以能提供研究、法律信證或歷史事件稽核為其保存下來的積極目的,應設法善用此一資源。透過數位化保存,則可達到永久傳承史料文物之目的,且就積極面而言,已數位化之檔案史料,將可充分提供各種運用,發揮典藏管理的目標。

以下便就國史館臺灣文獻館進行數位化的工作流程做一說明、介紹。

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國史館臺灣文獻館數位化工作流程圖

檔案大圖整理

1)檔案狀況檢驗

(2)製作清冊

(3)裱褙大圖

檔案大圖在準備進行掃描之前,必須先做一狀況檢驗,檢視大圖保存狀況是否完整可進行掃描,或是殘破需要先行裱褙。並在檢驗的同時,製作檔案清冊,詳細記錄檔案大圖的尺寸、編號等等。至於需要進行裱褙的大圖,館方也已經建置了一套完整的裱褙工作流程,這部分請參考附件二:「國史館臺灣文獻館裱褙工作流程介紹」。

掃描前置作

(1)對照清冊挑揀大尺寸圖檔

(2)丈量尺寸

(3)上保護性無酸不偏光膠膜

所有的掃描作業及備份等,皆以卷為單位,一卷內的大圖掃描完成之後,才進行下一卷。外包廠商在進行掃描作業時,為顧及檔案紙質脆弱,必須直接接觸大圖的工作人員,都必須戴上棉質手套,以避免手汗、髒汙等污染了大圖。

館方在一宗檔案中挑出準備要進行掃描的大圖,並在取出大圖的位置上,夾入一張色紙以作區隔,方便大圖掃描完後進行歸檔(圖一)。接下來,外包廠商借出館內需要掃描之大圖,進行大圖掃描。

圖一:工作人員對照清冊於檔案卷宗中挑出檔案大圖.jpg
圖一:工作人員對照清冊於檔案卷宗中挑出檔案大圖

大圖掃描前,首先必須丈量大圖的尺寸,與清冊上標註的尺寸做一對照。如果清冊上有誤差,必須將正確尺寸以紅筆標明。並且於大圖上以利貼註明其長寬,以便掃描時可以確認正確的尺寸(圖二)。

館方在清查檔案時,已就檔案卷宗的大圖進行邏輯編碼,註記於粉紅色的自黏標籤上;廠商在掃描時,必須將這些編碼的標籤黏貼於大圖的右下角,一併掃入圖檔中(圖三)。

圖二:工作人員丈量大圖尺寸.jpg
圖二:工作人員丈量大圖尺寸
圖三:黏貼在檔案大圖上的檔名編號標籤.jpg
圖三:黏貼在檔案大圖上的檔名編號標籤

由於大圖的紙質直接進入饋紙式的掃描器,易造成紙張破損,所以在掃描前,必須使用無酸材質的高透明度不偏光圖套,包覆於大圖外。工作人員在將大圖放入圖套時,順便整理大圖,例如處理折痕,使之盡量平整(圖四)。

圖套不斷進出饋紙式掃描器,一定程度會磨損圖套,因此當透光度不佳、影響到掃進去的圖像時,便會將圖套棄置換新。故此無酸圖套屬於消耗品。

圖四:兩名工作人員協力將大圖放入圖套中並將之拉平.jpg
圖四:兩名工作人員協力將大圖放入圖套中並將之拉平

數位掃描

(1)掃描作業

(2)大圖歸回卷宗

(3)廠商校驗圖檔

掃描作業,依職務來分做甲、乙、丙三項,甲部分需要工作人員一名,負責操作掃描軟體,並依檔案原本的卷宗編號,為大圖掃描後的電子檔命名。並且必須在掃描時同步監看掃描出來的圖檔效果,傾斜度不可超過五度。如果出現夾紙等問題,可以隨時停止掃描,退出大圖重新整理(圖五)。

圖五:工作人員正為即將掃描的大圖電子檔命名.jpg
圖五:工作人員正為即將掃描的大圖電子檔命名

乙部分需要工作人員一名,在進行掃描之前,確認大圖在圖套裡的狀態(圖六),整理好之後,再將大圖連圖套送入饋紙式掃描器中。

丙部分則視大圖尺寸,由1~2名人員在後端負責收回已掃好的大圖(圖七),並依原圖檔摺痕之位置,將圖檔摺回還原,再將之與原檔案冊合併還原,並依清單之順序點交歸檔(圖八)。

圖六:工作人員在掃描前先整理圖套裡大圖的狀態.jpg
圖六:工作人員在掃描前先整理圖套裡大圖的狀態
圖七:工作人員在掃描後端將大圖自圖套中取出.jpg
圖七:工作人員在掃描後端將大圖自圖套中取出
圖八:小心摺疊好大圖,收回放在右側的檔案卷宗裡.jpg
圖八:小心摺疊好大圖,收回放在右側的檔案卷宗裡

掃描後製作業

(1)轉檔

(2)列印紙本供館方校驗

(3)錄製LTO磁帶

當掃描完成後,廠商除了將掃描時所設定的300dpi、tiff規格存檔(典藏級)以外,還必須轉出一份300dpi、jpeg的檔案(品質因素90%商務級)、以及一份300dpi、jpeg網路瀏覽規格(公共級乃解晰度、品質因素及文件尺寸之設定以使檔案大小不超過2MB,且足以在瀏覽器上清晰辨讀)。

掃描後以tiff格式存檔,廠商必須將檔案存入120G大小的抽取式硬碟中。掃描後的圖檔統一存在一顆抽取式硬碟中,轉成300dpi、jpeg格式的檔案則會另存入一顆抽取式硬碟,轉成網路瀏覽規格則存入第三顆抽取式硬碟(圖九、圖十)。分開儲存可以避免混淆,也可提供管理上的便利。

圖九:廠商自行開發的轉檔系統,圖中正在進行的是jpeg格式檔案的轉檔.jpg
圖九:廠商自行開發的轉檔系統,圖中正在進行的是jpeg格式檔案的轉檔
圖十:三顆存檔用的抽取式硬碟,由上而下分別為─.jpg
圖十:三顆存檔用的抽取式硬碟,由上而下分別為─

紅色為儲存300dpi、TIFF格式檔案;

橘色為儲存300dpi、jpeg格式檔案;

藍色為儲存300dpi、網路瀏覽規格

外包廠商在交由館方校驗前,會先在電腦上檢視圖檔是否完整清楚(圖十一),若有摺痕、缺邊等問題,會退回掃描作業區重掃;若沒有問題,便交由館方檢驗。

圖十一:工作人員在電腦上檢視掃描後圖檔是否完整.jpg
圖十一:工作人員在電腦上檢視掃描後圖檔是否完整

檔案存於抽取式硬碟中,只是暫存動作,要將數位圖檔做長久性的保存,還必須將圖檔錄製在LTO磁帶上。錄製磁帶時,使用的是Windows2000原本內建的備份系統,與100/200GB的磁帶。由於轉錄磁帶十分耗時,通常轉錄一捲磁帶約需五至六小時(圖十二、圖十三)。

圖十二:轉錄磁帶所使用的磁帶機.jpg
圖十二:轉錄磁帶所使用的磁帶機
圖十三:容量100200GB的磁帶.jpg
圖十三:容量100/200GB的磁帶

建立電子資料庫

(1)進行Metadata欄位規劃

(2)Metadata著錄

掃描後的大圖磁帶,將依其格式分批轉入本館電腦庫房的巨量儲存資料庫內;另外為方便線上查詢與檢索使用,本館亦規劃建立電子資料庫,陸續進行Metadata欄位規劃與著錄工作。在欄位規劃上,主要考量這些大圖皆為原檔案的附件,如果將其獨立於原檔案外,日後恐造成問題。是故,與計畫辦公室後設資料工作組討論後,將大圖附屬於原檔案欄位下,共同進行欄位分析與規劃。而在著錄工作方面,由於著錄資料皆為古日文檔案,在辨識與著錄工作有其困難度,館方除招募具有日文專長助理外,亦商請原聘任專業翻譯工作的研究員支援此一著錄工作。

系統建置、開放使用

(1)開發管理、檢索系統

(2)建置網頁,提供利用

有關本館大圖資料庫系統的建置情形,目前主要是先與計畫辦公室後設資料工作組共同研擬需求規格書,完成後再交由中研院計算中心研發。在系統的規劃上,除了具有線上檢索及查詢網頁之外,亦設計後端管理與著錄修正的功能,希望能達到數位化檔案充分利用的目的。


製作單位:國史館臺灣文獻館─典藏日治與光復初期史料數位化計畫

數位典藏國家型科技計畫─內容發展分項計畫

工作人員:數位典藏國家型科技計畫─內容發展分項計畫(陳美智、陳嘉萍、溫淳雅)

國史館臺灣文獻館(許添棋)

圖文編輯:溫淳雅。文字撰稿:溫淳雅。圖片拍攝:陳美智、陳嘉萍

感謝:國史館臺灣文獻館同仁協助解說、拍攝,特此致謝。

國史館臺灣文獻館日治時期檔案圖表統計.jpg

附件二 國史館臺灣文獻館裱褙工作流程介紹

前言

本館庋藏之日據時期檔案、古文書、舊書籍、簿冊等史籍文獻,為研究臺灣近代史原始史料,深具參考價值。由於年代久遠,紙質易碎,加上空間的限制,迭經遷徙,難以完全防患蟲鼠之患、霉濕之侵。

雖然近年已加強若干典藏管理措施,改善空間環境,仍需經常性的進行檔案是了裱褙維護,以期已受潮損毀或朽爛黏疊之檔案史料獲得妥善照料,阻遏其繼續惡化,俾利長久保存。

裱褙維護,如何進行?底下將以「臺灣總督府檔案」為例,剖析裱褙過程各項要訣。

工具與材料

史料檔案之維護項目非常繁雜,包括有典藏空間、除蟲防霉、管理運用、裱褙維護……等,而裱褙維護是一種極為細緻的手工操作技術,在史料維護中佔有極重要的地位,乃因史料檔案皆年代久遠,需速以裱褙維護始能避免紙質日益惡化之危險,增加保存上之不易。在裱褙業務中,所使用的工具與材料都非常重要,除了光滑、平整、乾淨的工作桌與寬敞、明亮、通風的工作室外,得心應手的裱褙工具、純中性手工置的覆褙紙、中性的水、與不含防腐記的漿糊,都是確保裱褙質與量的課題。合適的工具與材料能使檔案紙質狀況穩定,有助於檔案的永久保存。

裱褙工具

裱褙工具依使用性質之不同,至少應具有以下之工具:毛刷、鬃刷、裁刀、裁板、裁尺、排刷、小鑷子、竹起子、角起子、攪拌片、圓棒、噴水器、小針錐……等。

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毛刷─用以排紙及上漿糊水

鬃刷─用以刷平托紙排除空氣,使之與檔案完全密合

竹起子、角起子─用以拆揭檔案及下板時

小鑷子─用以拾掇破碎檔案

中性手工製覆褙紙〈純楮皮製〉

覆褙紙

由於檔案資料保存皆年代久遠,紙質已呈發黃狀況,為顧及長久保存,選用純中性的楮皮覆褙紙是必須的,以免檔案資料再度受傷害。帶酸性或鹼性的紙張,易與周邊的物質產生化學變化,而影響紙質,故裱褙維護檔案應盡量選擇中性紙張。當然,紙的韌度、強度、質輕、透明度佳……等,也是對紙張品質不可或缺的要求。

覆褙紙.jpg

中性純水設備

確保檔案資料在維護過程中能使用中性的各種維護材料,其中以改善裱褙用水為首要之務。

中性純水設備.jpg

自來水含鹼性,使用後易使紙質脆化,利用淨水設備,將鹼性水去掉離子、雜質,保持水質淨化,製作出純中性用水(PH值為7),用以使用在裱褙操作上,對於檔案資料的維護與保存助益非凡。


漿糊的製造

漿糊是裱褙技術中不可或缺的黏合材料,其品質是否精純將影響裱褙作品日後之保存。良好的漿糊水應具備黏合性佳,修裱後檔案平整,不變形,不易滋長蟲、黴等優點。

小麥麵粉去除其中麵筋等蛋白雜質〈蛋白質易使紙張起皺、發硬脆化〉,即成為漿糊的主要成分──澄粉(澱粉)。

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在澄粉中注入中性純水,慢火加熱,並用木棒攪拌均勻,直至呈暗乳白色半透明狀為佳。

漿糊的製造2.jpg

調製完成之漿糊呈暗乳白色半透明狀,與紙張黏合力佳,修裱後檔案平整,且能溶於水,假如有需要,可再次托裱,不損傷檔案。

裱褙流程介紹

裱褙維護的方法需依照史料檔案的破損情形予以裱褙,且有其一定之作業程序,在裱褙維護「臺灣總督府檔案」中,其作業程序亦依照實質上的需求而定,其程序介紹如下:

拆揭編碼

檔案、資料成冊均有其先後順序,所以在維護之前需逐頁編碼,以利拆揭裱褙維護後能夠恢復原狀:檔案交付裱褙,吉表示其必有損壞情況,所以在拆揭時,工作者必須具有細心、耐心、愛心的工作態度,需小心謹慎避免檔案造成再度損傷。

依序編寫頁碼,以使檔案精拆揭裱褙完成後仍能正確的恢復原狀。

拆揭編碼1.jpg

利用竹起子或角起子、小鑷子、針錐等特殊拆揭工具,將黏著部分小心謹慎的拆揭。

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掇拾檔案

依照檔案原始資料內容正面朝下,小心掇拾拼齊檔案,利用竹起子把檔案皺摺的部份挑起舒展開來;待檔案拾補完畢,予以均勻噴水後,立即將檔案整平,再用吸水性較佳之毛巾稍為吸乾水份。

掇拾檔案1.jpg

利用竹起子把檔案打折的部分挑起舒展開來。

掇拾檔案2.jpg

在檔案上噴灑適量清水,使破損部位浮起,注意水量不宜過大,避免將破損的部份沖散,不利於復原。

掇拾檔案3.jpg

利用毛刷、針錐、小鑷子等,把裂開的空隙輕輕的湊在一起,使之恢復原狀。

掇拾檔案4.jpg

上漿

用漿刷沾上漿糊水,刷在覆褙紙黏合面上(粗面),要刷得均勻,不可太濕或太乾,且須順著紙張纖維的走向,上下所有均勻上漿。

刷漿糊時,漿糊所含漿糊要適量,切記太飽,宜隨刷隨蘸,下刷子要輕巧,刷漿糊要均勻。

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托心

使用圓棒輕輕捲起上完漿糊的覆褙紙邊緣,配合毛刷的使用,將整張覆褙紙托裱在檔案背面,用毛刷刷平,使檔案與托紙之間平整貼合。

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上板

檔案、覆褙紙、連同塑膠膜,用竹刀輕輕挑起,一起平貼在晾乾板上,用鬃刷再度刷平,使之無皺摺。取下塑膠膜後,晾乾板置於架上,等待陰乾。

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陰乾

視天氣狀況,陰乾時間約為二至三天,要自然陰乾,不得使用電風扇等外力因素協助乾燥。

下板

檔案陰乾後,以角起子插入裱件邊角空隙內,先輕輕挑起相鄰的兩邊,再用雙手持檔案,保存一定的角度,慢慢將另外兩邊同時拆下,注意不可用力過猛或一扯而下。

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方心

裱褙用紙比檔案略寬,托心時,上下左右留邊一至二公分,以便利方心及裁切。製作方心須先將檔案對折,壓上一把尺並往前平行推動,觀察裱件中央拱起處兩側是否平行一致,如果發現不一致可稍加調整,然後依據檔案寬度用針錐扎孔眼作記。

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裁切修邊

使用裁刀修邊時,將檔案平鋪在裁板上,正面朝上,先將一邊裁齊,裁時左手按住木尺,防止移動,右手持裁刀從左往右一刀裁下,裁切時持刀要正、運刀要穩、用力要輕。

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整理

裁切完成之檔案,以基準邊為折頁,以扇型方式對齊壓平。

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參考資料

參與研發單位:國史館臺灣文獻館

提供單位:國史館臺灣文獻館

使用單位:國史館臺灣文獻館