後設資料著錄(建檔)規範:淡新檔案

出自 TELDAP
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申請建檔

  1. 申請建檔者請先填妥E-mail 中〔淡新檔案_Metadata 建檔申請人基本資料〕及〔表1: 淡新檔案_Metadata 建檔申請表〕的〔申請人填寫〕欄位後一併寄回。
  2. 建檔內容分為兩個部分,一為 〔人名、地名類〕; 二為 〔關鍵詞、摘要類〕,建檔者須先詳讀〔淡新檔案_Metadata 建檔須知〕,確認想要建檔的類別及了解建檔須注意事項後,就本Metadata 資料彙整負責人E-mail 回覆所指定之資料序號起迄部分,進行建檔。
  3. 在進行建檔前,本建檔計畫將開辦一次淡新檔案Metadata 建檔說明會,針對建檔須注意事項作詳細說明,上課時間及地點將會以E-mail 通知大家。

建檔責任分工

1. 人名、地名類   :須填寫人名、地名、印記、備註等相關資料。

須填寫之欄位如下:

人名、地名類.jpg

(1) 人名:

  • 人名包含〔主要收文者及職稱/身份〕、〔主要收文者-團體〕、〔主要關係人及職稱/身份〕、〔主要作者/發文者及職稱/身份〕、〔主要作者/發文者-團體〕等共5 個欄位,建檔時須先確認人名角色後再填入合適之欄位。
  • 建檔時人名與職稱須填入同一欄位,但於人名後所註明的職稱及身份則須加上 半形 圓括號 ( ) 。

Ex. 劉興 為人名,其職稱為 炭匠首。則填寫方式為 「劉興(炭匠首)」

  • 人名多於一人之情形,不同人之間以半形 分號 區隔之。

Ex. 劉興 為人名,其職稱為 炭匠首;張傳敬 為人名,其職稱為 淡水廳同知。則填寫方式為 「劉興(炭匠首);張傳敬(淡水廳同知)」。

  • 人名若因避諱只寫姓未寫名者,則須查出其人全名;如其名未在文件內出現,則以半形方括號括起。

Ex. 新竹縣正堂方,方為「方祖蔭」的姓,則建檔方式為 方[祖蔭](新竹縣正堂)

(2) 地名:

  • 地名須填寫「內容地點」欄位,此內容地點是指該件所描述的地點,即內容涵蓋地點,非成文地點。
  • 此欄位建檔時須填寫先行詞「內容涵蓋地點: ……」。先行詞後的冒號為半形。

Ex. 如果該件內容是描述 臺北府 某某地方 的事情,則須在內容地點欄位填寫「內容涵蓋地點:臺北府某某地方」。

  • 如果該件內容描述包含多個地方,則不同地名間以半形 分號 區隔之。

Ex. 如果該件內容是描述 臺北府、淡水廳等事情,則須在內容地點欄位填寫「內容涵蓋地點:臺北府;淡水廳」等資料。

(3) 印記:

  • 印記包含〔印記種類-章〕、〔印記種類-印:官印〕、〔印記種類-指掌印〕等三個欄位,建檔時不同印記種類須加入不同之先行詞。

Ex. ● 在「印記種類-章」欄位 須填入先行詞「私章一枚,文曰:……」,私章內文字不清楚者,只須填入「私章一枚」即可。(私章依實際枚數填入)

● 在「印記種類-印:官印」欄位 須填入先行詞「官印一枚: ……」,官印內文字不清楚者,只需填入「官印一枚」即可。(官印依實際枚數填入)

● 在「印記種類-指掌印」欄位 須填入 「指印一枚」或「掌印一枚」(指印及掌印依實際枚數填入)。

  • 如同一件中印記超過一枚,則各印記間以半形 分號 區隔之。

Ex. 同一件中有3 枚指印、2 枚掌印,則填寫方式為 「指印三枚;掌印二枚」

(4) 備註:如遇特殊情況,加註說明可幫助清楚了解該件意涵或其他相關事項時,須將說明文字填入此欄。


2. 關鍵詞、摘要類  :須填寫 關鍵詞、摘要、時間類別、備註等欄位。

須填寫欄位如下:

關鍵詞、摘要類.jpg

(1) 關鍵詞:

  • 須填寫「關鍵字2」欄位。
  • 建檔時須慎選與該件最相關之關鍵詞。不可填入「戴炎輝教授」整理之類目,填入該欄之關鍵詞可從文件中挑選、或自行判斷後以易懂之詞彙作為關鍵詞。關鍵詞之詞彙需考究詞彙之「工整」,須為二字或四字,例如:學校財務、樟腦專賣、債務訴訟、財務糾紛、出售水田、建築物料、越界盜墾、私藏器械、聚眾鬥毆、偷牛、運鹽、地方巡查、廟宇修繕、驗屍報告;但原為三字專有名詞則不在此限,例如:香油錢、豐年祭。
  • 請參考「戴炎輝教授」分類款目表,避免取用其中的詞,但可將其中的詞依文件內容深入之,例如,中有「盜賣」一詞,不要再填入「盜賣」,但可填入「盜賣鄰田」、「盜賣家產」、「盜賣公糧」等詞,幫助使用者確實掌握文件內容。
  • 須填入2~8 個關鍵詞,最少須填入2 個關鍵詞。
  • 淡新檔案的件號(Metadata 號)與「戴炎輝教授」分類款目表之對應,如「淡新檔案總目」表格中 編/類/款 下以網底標識之數字(課堂中會再詳加說明)。

(2) 摘要:於「內容摘要」欄位內,以易懂文句陳述該件之內容摘要。

Ex.1. 新竹XX 廟為除災祈福,計議於X 年X 月X 日舉行醮儀,特以牌示敬邀威靈公駕臨,並公告誡律,勸誘民眾遵行。

Ex.2. 香山地主XXX 擁水田三甲,於X 年X 月X 日賣與YYY,言明銀貨兩訖,然三個月後XXX 反悔,恐嚇YYY 必須以原價售回。YYY 不甘而提出告訴。

Ex.3. 香山地主XXX 擁水田三甲,於X 年X 月X 日賣與YYY,言明銀貨兩訖,然三個月後XXX 反悔,恐嚇YYY 必須以原價售回。YYY 不甘而提出告訴。兩造於X 年X 月X 日達成合意,地主願另補償YYY銀OO 兩,購回原地,雙方同意俟後無所怨悔。

(3) 時間類別:

  • 須填寫「時間類別」欄位。此時間類別是指該文章內所描述的時間範圍,即時間涵蓋範圍,非成文時間。
  • 此欄須加先行詞,填寫方式為「本件涵蓋時間: 中國紀年–中國紀年(西元年)」。

Ex. ● 如該件內容是描述 乾隆30 至38 年間之事情,則須在時間類別欄位填入 「本件涵蓋時間:乾隆30-38 年(1765-1773)」。

● 如果該件內容是描述 雍正10 年至乾隆2 年間之事情,則須在時間類別欄位填入 「本件涵蓋時間:雍正10-乾隆2 年(1732-1737)」。

(4) 備註:遇特殊情況,加註說明可幫助清楚了解該件意涵或其他相關事項時,須將說明文字填入此欄。

建檔使用底本為灰階C.1

  1. 申請建檔者前來上課後可領取一片光碟 (淡新檔案_Metadata 切割檔案完整檔),及借出所要建檔部分之淡新檔案灰階紙本C.1。
  2. 建檔者須再借用其他部分之灰階紙本時,必須將前次所借出之紙本歸還,方可再借用其他部分。

參考資料

參與研發單位:臺灣大學圖書館特藏組

提供單位:臺灣大學圖書館特藏組

使用單位:臺灣大學圖書館特藏組