後設資料專論:檔案館社群後設資料標準(原9-1 更新)

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概論

檔案資料的紀錄(documentation)包括檔案紀錄,個人文書,及手稿之描述與安排,具有如下重要特徵:

v 強調檔案資料的功能與來源。

v 資料媒材包含文件,影像,人工製品,聲音錄製品,電影,電子文書。

v 以查檢工具的產生為基礎,其為編列或描述檔案記錄本身的文件,以提供使用者取用。

v 具層級的描述特色,並以館藏層次(collection level)為主,依次是全宗,系列,卷,件層級。

v 遵循已存在的相關描述規則為著錄基礎,包括:ISAD(G), MAD, RAD, DACS, EAD。

v 使用控制詞彙。

v 發展趨勢,是資料分享的機制建立,以提供全球取用第一手研究資料。

檔案處理原則(Source: 薛理桂教授)

v 尊重檔案的來源原則

亦即檔案產生的出處。檔案館中的檔案產生係隨著機構與個人的業務、生長與活動,呈有機的成長,經由檔案可反映出某一機構或個人所產生的特質。因而,檔案的處理十分尊重其「來源」。來源原則的引用,使得史學家能夠了解檔案的來源與目的,對於史學的研究很有助益。

v 尊重檔案的全宗原則

檔案管理人員依檔案來源為基礎,視檔案產生機構的層級加以區別。最高層次是「全宗」(record groups, 又稱為fonds),係以一個機構來源為基礎,如一個部門、局或獨立機構產生的所有文件的彙集。全宗理論最早是於1841年由法國內政部第14號通令中所提出,當時稱為「尊重全宗」(le respect des fonds)原則,主要內容是:來源於一個行政單位、一個公司、一個家庭的全部檔案即是一個全宗,應當組合在一起。

v 尊重檔案的原始順序

1880年代,由普魯士國家檔案館所頒布。此原則強調經由檔案的原始順序,可反映出其原有產生與使用的情況。由此順序可反映出當時業務的狀況。因為這項特質是確保檔案保持完整性的要素,如果強迫使用人為的編排方式,將破壞檔案所具有的歷史證據價值。因而,原始順序對檔案的處理相當重要,不可將檔案的原始順序予以破壞,而採用以項目層次的描述與編目方式。

尊重檔案的原始順序.jpg


檔案館Metadata I:資料結構標準(EAD專論)

EAD(Encoded Archival Description)

v 中文名稱:檔案描述編碼格式標準,是一種編碼式檔案目錄指引(finding aids)的標準。

v 發展目的:支援檔案與手稿的收集保存。

v 方法:以機讀方式展現檔案描述,EAD的標籤文件類型定義(Tag DTD)是根據SGML DTD而發展。

v 結構:階層式的結構,以詳實呈現檔案和圖書館的目錄系統。

v 助益:協助典藏在圖書館與檔案館的手稿與檔案資源,易於在網路上取得。


EAD發展簡史

1993-1995:發展EAD前身—Berkeley Finding Aid Project(BFAP)

1995/7:更名為Encoded Archival Description (EAD)

1996/2-9:陸續完成alpha、beta版的EAD DTD

1998/8:出版1.0版本的EAD DTD、Tag Library

2001/2:出版EAD應用指引(Application Guidelines for Version 1.0)

2003:出版EAD 2002版(EAD DTD、Tag Library)

主要發展單位:柏克萊大學(1993)、美國檔案工作者學會(Society of American Archivists)(1995)、美國國會圖書館(Library of Congress)


EAD結構

檔案描述編碼格式(Encoded Archival Description, EAD)。含三大結構,146項基本元素,102個屬性。

v 提供查檢工具本身的相關資訊,包括二個高層次元素:<eadheader>,<frontmatter>。

n EAD標目<eadheader>:記錄查檢工具本身的書目性與描述性資料。

n 前面事項<frontmatter>:說明<archdesc>(檔案描述)之前的前言文字,主要敘述查檢工具的產生、出版與使用,而非描述資料的資訊。如:封面、前言、獻辭,及查檢工具的使用說明等。

v 提供檔案資料內容的相關資訊,包括一個高層次元素:<archdesc>。

n 檔案描述<archdesc>:記錄整個的EAD檔案的封包元素,包括描述檔案資料的內容、背景和範圍,以及有助資料使用的管理與補充資訊。

v EAD結構一覽

<eadheader>(EAD標目)

……

<frontmatter>(前面事項)

……

<archdesc>(檔案描述)


EAD元素的類型

EAD元素的類型.gif


EAD元素解析 <eadheader> EAD Header EAD標目

EAD Header EAD標目.jpg

定義:EAD紀錄的書目性資訊,包含EAD識別、文件描述等主要資訊。

v 使用建議:必備。

v 推薦屬性:

n relatedencoding="MARC21" Required

n langencoding="iso639-2b" Required (語言代碼)

n scriptencoding="iso15924" Required

n repositoryencoding="iso15511" Required (機關代碼)

n countryencoding="iso3611-1" Required (國家代碼)

n dateencoding="iso8601" Required (日期與時間格式)

v 範例

推薦屬性.jpg

子元素:

n <eadid>Unique File Identifier

n <filedesc>, File Description

n <profiledesc>Profile Description

n <revisiondesc>


<frontmatter> Front Matter, 前面事項
Front Matter.jpg

v 定義:EAD的產生、出版與使用之相關敘述。可從部份中選擇基本的書目資訊,作為產生題名頁之相關資訊。

v 使用建議:選用(optional)

EAD的產生.jpg


<archdesc> Archival Description, 檔案描述

v 結構

結構.jpg

v 定義:包含一組可重複使用於各層次的檔案資料相關描述資訊,包括:檔案實體描述、檔案內容或範圍描述、檔案管理資訊描述等。

v 使用建議:必備。

v 必備屬性:level(層級)


<did>Descriptive Identification, 描述識別

v 檔案的基本描述,可以在任何的層級中出現。能讓研究者很快進行館藏資料的相關判斷。

v 定義:提供檔案本身之相關資訊,包含、、..等較重要資訊,分述如下。

v 使用建議:必備。

n <unittitle>Title of the Unit, 單元題名。

定義:檔案的正式名稱,或被給定的名稱。

使用建議:建議採用。

n <unitid>ID of the Unit, 單元識別。

定義:檔案的唯一識別碼(不可重複)。例如:全宗號、系列號、檔案典藏號。

使用建議:建議採用。

n <unitdate>Date of the Unit, 單元日期。

定義:檔案資料的產生日期,可能是文字或數字的形式,且可能是單一日期或是一段時期範圍。

使用建議:建議採用。

推薦屬性:type(類型)、normal(一致格式)。

n <abstract>Abstract, 摘要。

定義:對於檔案資料的簡短敘述。

使用建議:選用(optional)

n <origination>Origination。

定義:對檔案的創造、累積、收藏有貢獻者,如「創造者」、「收藏者」、「拍攝者」等。

使用建議:建議採用。

推薦屬性:label(標籤),作為顯示標籤,有助於使用者辨識的定義。

n <langmaterial>Language of the material, 資料語言。

定義:檔案資料所使用的語文之相關敘述。

使用建議:建議採用。

n <physdesc>Physical Description, 實體描述。

定義:檔案資料外觀之相關描述,可包含幾個重要的子元素如:、、等。

使用建議:建議採用。

n <extent>Extent, 數量。

定義:檔案資料的數量。如:頁數、案卷數。

使用建議:建議採用。

n <dimensions>Dimensions, 尺寸。

定義:檔案資料的尺寸大小度量,如:長、寬。

使用建議:選用(optional)。

推薦屬性:unit(度量單位辨識,如:公尺或公分)、type(測量對象的類別,如:長、寬)

n <genreform>Genre/Physical Characteristic, 類型/特徵。

定義:檔案資料的形式、種類或特徵,如:手稿、書信、藍圖、檔案等。

使用建議:選用(optional)。

n <materialspec>Material Specific Details, 資料規格。

定義:特殊資料的細節描述。例如:地圖所使用的投影法、座標、比例尺。

使用建議:選用(optional)。

n <repository>Repository, 典藏單位。

定義:檔案資料的典藏單位。例如:國史館。

使用建議:建議採用。

n <physloc>Physical Location, 實體位置。

定義:檔案的實體典藏位置,如:典藏於哪一棟建築物、哪一間書庫、或哪一個架位。

使用建議:選用(optional)。



<descgrp type="add">

n <separetedmaterial>Separated Material, 分別資料。

定義:與檔案相關的資料,但因形式特殊或其他理由而被分開典藏者。如:照片或錄音資料。

使用建議:選用(optional)。

n <acqinfo>Acquisition Information, 徵集資訊。

定義:檔案資料的直接來源,或取得方式,如:捐贈、轉移、購買、存放等。

使用建議:選用(optional)。


<descgrp type="admininfo"> , 行政管理資訊

v 用法:聚集所有使用者檢索檔案資料時所需的背景資訊,將資料放置在脈絡中,利用所包含的這些資訊。此資訊也同時協助檔案館某些層面的館藏管理。

v 子元素:

n 它從那裡來?, ,

n 該檔案館對它作了什麼? ,

n 使用者能夠如何使用它?,

n 可以使用此檔案的格式?

n 如何引用此檔案資料?

v <acqinfo>Acquisition Information, 徵集資訊。

定義:描述資料的直接來源,及其被取得的情況,包括:捐贈、轉移、購買、存放等。

v <processinfo>Processing Information, 處理資訊。

定義:有關處理檔案的相關資訊,如:保存狀況、裱褙資訊等。

使用建議:選用(optional)

v <altformavail>Alternative Form Available, 其他可取得形式。

定義:有關檔案複製品的相關資訊資訊,例如:微縮片、影印本、或數位化的複製品(光碟)等。

使用建議:選用(optional)。

v <accessrestrict>Conditions Governing Access, 取用限制。

定義:有關檔案取得狀況的描述,例如:開放、限閱、不開放等。

使用建議:選用(optional)。

v <userestrict>Restrictions on Use, 使用限制。

定義:檔案取得後,關於使用上的相關限制說明:複製、出版等限制。

使用建議:選用(optional)。

v <originasloc>Location of Originals, 原件位置。

定義:若檔案本身為複製品,可用此元素來說明原件存放的地方。

使用建議:選用(optional)。


<controlaccess>Controlled Access Headings, 控制查詢標目

v 定義:將重要或關鍵的詞彙聚集起來,建議使用控制詞彙以進行權威控制,有助於電腦檢索。可包括 <persname>、<corpname>、<subject>等重要資訊。

v 使用建議:選用(optional)。

v 使用範例:請見P.31

n <persname>Personal Name。

定義:檔案中提到重要的人名,建議使用控制詞彙,有助於系統檢索。

使用建議:選用(optional)。

n <corpname>Corporate Name。

定義:檔案中提到重要的團體名稱,建議使用控制詞彙,有助於系統檢索。

使用建議:選用(optional)

n <subject>Subject。

定義:檔案的主題分類,建議使用控制詞彙,有助於系統檢索。

使用建議:選用(optional)。


<bioghist>Biography or History, 傳記或歷史

v 定義:檔案歷史背景的相關敘述,可能是人物傳記(人物全宗)或組織機關運作歷史(機關全宗)。

v 使用建議:建議使用


<scopecontent>Scope and Content, 範圍與內容

v 定義:一段有關於檔案主題涵蓋範圍、內容、形式、編排方式之敘述。如:全宗檔案共分多少系列、檔案分類方式說明等。

v 使用建議:建議使用。


連結的元素(linking Elements)

v <dao>Digital Archive Objects, 數位檔案物件。

定義:檔案的數位形式,如:圖片影像、影音剪輯、文本影像,及電子全文。

使用建議:選用(optional)。

n <daodes>Digital Archive Objects Description, 數位檔案物件描述。

定義:檔案數位形式之相關描述。

使用建議:選用(optional)。


層次控制與結構

層次控制與結構.gif

檔案處理層級

v 與「來源」與「原始順序」、「全宗」原則有密切關係。

v 全宗與副全宗

n 相同機構或個人所產生、彙集以及管理的文件須集合在一起,不能與其他機構與個人的文件混淆。

n 全宗原則與檔案的來源兩者密不可分,可以說是全宗原則實根源於檔案的來源原則。

n 以美國檔案館為例,全宗之下可再細分為若干個副全宗(subgroups)。該館所典藏的內政部(Department of the Interior)的文件即可稱為內政部全宗。可依該機構所隸屬的分支單位再予以細分為若干個副全宗。

n 以國史館數位典藏計畫為例:國民政府檔案(組織全宗)、蔣中正總統文物(人物全宗)。

v 文件系列與副系列

n 全宗之下的一個構成單位,與某種功能有關,由同一業務所產生的一組文件。

n 這組文件具有類似的形式、排列順序或主題性質,例如分類帳、依年代順序排列的信件檔、某一建築物在建築過程的筆記、醫院的病歷等都屬於「文件系列」的範疇。

n 文件系列是檔案整理工作中重要的一個層級,也是檔案在編排的重點。其可依其性質再細分為「副系列」(subseries)。

n 美國檔案館在為政府檔案建檔時,通常以「文件系列」為建檔的基本單位。

n 常見分類的資料類型:信件、行政管理文件、會議記錄、原稿、繪畫或素描、日記、攝影資料、微縮資料或錄影帶、財務文件、出版品、法律文件、報告、文學手稿、剪貼簿、地圖或圖表、錄音帶……等

v 案卷

n 依檔案產生者保存個別文件的單元。

n 通常案卷是透過立卷而組合在一起。最常見的案卷是裝訂在一起的一組文件或是放在一個卷夾的散頁文件。

n 文件系列或副系列是由許多案卷所構成。由於檔案產生時,為便於管理與保存,通常透過立卷,將性質相同的文件裝訂在一起,稱為「案卷」。

n 檔案描述常會指某一文件系列有若干卷,即是以案卷層級為計算的單位。

n 編排方式:字母順序、時間前後、地理區分、主題、數字。

v 項目

n 最基本的層級是項目(item)。

n 項目是個別的文件,是組成上一個層次--案卷的基本單元。

n 在已裝訂的案卷中,是由若干個別的文件項目所組成。項目可能是件公文、一封信、一張照片等。項目通常有一定的排列順序,依年代或字母順序排列。

n 一個項目可能是一封信件、一份備忘錄、一份報告、一張照片、一捲錄音帶 ,不論其尺寸。

n 編排方式:時間、字母、地區、實體需求。


數位典藏主題計畫描述層次分析

數位典藏主題計畫描述層次分析.gif


主題計畫總層次應用分析:(以ISAD(G)–「Model of the levels of arrangement of a fonds」為基礎)

主題計畫總層次應用分析.jpg


個別計畫內層次應用實例:「臺灣文獻館臺灣總督府專賣局檔」個案

臺灣文獻館臺灣總督府專賣局檔.jpg


個別計畫內層次應用實例:「中研院臺史所楊雲萍文書」個案

中研院臺史所楊雲萍文書.jpg


檔案館Metadata II:資料內容標準(檔案描述規則專論)

v 檔案描述規則的意義

檔案描述(Archival Description)描述與解釋檔案記錄的內容與脈絡,以便該資料更便於取用(a document which describes and explains the content and context of a collection of records, in order to make this material more accessible)。

v 檔案描述規則列舉

n ISAD(G)(General International Standard Archival Description)國際性;

n RAD(Rules for Archival Description)加拿大;

n MAD 3(Manual of Archival Description)英國;

n APPM(Archives, Personal Papers, and Manuscripts)美國(舊版);

n DACS(Describing Archives: A Content Standard)美國(最新版)。


ISAD(G)(General International Standard Archival Description) 發展背景

ISAD(G)(General International Standard Archival Description,一般國際檔案描述標準)。

v 年代:1994年第1版;1998年第2版。

v 發展者:國際檔案學會所屬「描述標準專門委員會」執行(ICA/CDS)。

v 目的:確保檔案描述能夠一致性,合適性及自我解釋;協助檔案資訊的檢索與交換;促使檔案的權限資料能夠共享;集合來自不同檔案館的檔案描述,成為一個整體的資訊系統。


標準架構

v 總計26條規則,七大項目:

n 辨識敘述區(Identity Statement Area):用以辨識與檔案描述單元有關的重要資訊。

n 本文區(Context Area):有關檔案描述單元的來源與其館藏地有關的資訊。

n 內容與結構區(Content and Structure Area):有關檔案描述單元的主題性質與編排有關的資訊。

n 檢索與使用情況區(Conditions of Access and Use Area):本區是與檔案描述單元可取得性的資訊。

n 相關資料區(Allied Materials Area):與檔案描述單元有重要關連的資料。

n 附註區(Note Area):特殊的資訊以及在其他區未能表達的資訊,皆可在本區敘述。

v 標準的每條規則皆包括四個部份:

n 檔案描述項目的名稱

n 檔案描述項目的目的敘述

n 一般規則應用到該項目的敘述

n 應用到該規則的舉例。


標準內容 前言 多層次描述(Multilevel Description) 前言(Introduction)


描述規則 多層次描述規則(Multilevel Description Rules) 描述自一般到特殊(Description from the General? to the Specific)

與描述層次有關的資訊(Information Relevant to the Level of Description)

描述的聯繫(Linking of Descriptions)

資訊不重複(Non-repetition of Information)


描述單元(Elements of Description) 辨識敘述區(IDENTITY STATEMENT AREA)

參考代碼(Reference code(s))

題名(Title)

描述單元產生日期(Dates of Creation of the Material in the Unit of Description)

描述層次?

描述單元的數量(Extent of the Unit of Description (quantity, bulk, or size))

文本區(CONTEXT AREA)

產生者姓名(Name of Creator)

行政/傳記歷史(Administrative/Biographical History)

描述單元涵蓋日期(Dates of Accumulation of the Unit of Description)

典藏的歷史(Custodial History)

採訪的直接來源(Immediate Source of Acquisition)

內容與結構區(CONTEXT AREA)

範圍與內容/摘要(Scope and Content/Abstract)

鑑定,銷毀與保存年限資訊(Appraisal, Destruction and Scheduling Information)

增加(Accruals)

編排系統(System of Arrangement)

檢索與使用情況區(CONDITIONS OF ACCESS AND USE AREA)

法律地位(Legal Status)

檢索情況(Access Conditions)

版權/管制複製情況(Copyright/Conditions Governing Reproduction)

語言(Language of Material)

實體的特點(Physical Characteristics)

檢索工具(Finding Aids)

相關資料區(ALLIED MATERIALS AREA)

檔案原來的存放地點(Location of Originals)

複本(Existence of Copies)

相關的描述單元(Related Units of Description)

相關的資料(Associated Material)

出版附註(Publication Note)

附註區(NOTE AREA)

附註(Note)


DACS(Describing Archives: A Content Standard)檔案描述內容標準 發展背景 DACS(Describing Archives: A Content Standard)檔案描述內容標準。

v 年代:2004年

v 版本:第一版,發展者:美國檔案人員學會。

v 發展原因:

n 自APPM第一版於1983年出版以來,成為美國檔案社群目錄記錄的內容標準己經超過二十年時間,近十年來因應數位圖書館所帶來的新技術與描述工具,如:Web、XML與EAD等開始應用於檔案社群,檔案的描述標準也開始發展成為以全球可適用的尺度性、以及適用於數位圖書館環境為目標。

n 「檔案描述內容標準」(DACS)便是在這樣的脈絡下,經由三年的「蛋乳凍計畫」(CUSTARD)蘊涵而生。


基本原則

v 檔案館藏的性質:

n 原則一:記錄在檔案擁有的唯一性特質

n 原則二:尊重全宗原則是檔案編排與描述的基礎

v 編排與描述之間的關係

n 原則三:編排涉及資料內群集的辨識

n 原則四:描述反應編排

v 檔案描述的性質

n 原則五:描述適用於所有檔案資料,不論其形式或媒體

n 原則六:檔案描述的原則同樣適用於團體、個人或家族產生的記錄

n 原則七:檔案描述可以不同詳簡層次呈現,並且製作各式的輸出。描述層次與編排層次是相符的,描述層次之間的關係必須清楚地指出,每個描述層次提供的資訊必須與該層次相稱。

v 檔案資料的產生者

n 原則八:檔案資料的產生者,以及資料本身皆必須被描述。


規則結構與內容

v 該標準共包括14條規則

v 在規則的架構上可分為三部份

n 第一部份:描述檔案資料

n 第二部份:描述產生者資料

n 第三部份:名稱形式

v 規則的架構下又可以有細項規則。


第一部份:描述檔案資料

v 包含所有可以確保產生檔案資料一致性、正確性及自我解釋性的描述。

v 這些規則可用來描述各層次,以及任何形式或媒體的檔案與手稿資料;同時可以應用在有意匯集的館藏(collections),或分開的項目(items)。

v 不過若檔案館想要在項目層次描述特別的媒體,甚至更小的層次,如:段落或鏡頭等,此部規則並未處理這麼細部的描述,而是建議參考專為不同媒體設計的特定標準。

v 每一個元素之間皆具有排他性特質。元素之間也沒有規定好的順序,端視檔案館或聯盟的指引建議。

v 所有在檔案描述中的資訊,皆需來自正確的來源,尤其大多數來自資料本身。

v 與圖書館不同的,檔案員鮮少直接從檔案資料抄錄描述性資訊,而是概述或改寫出現在檔案資料內的資訊,以及合適的外部來源之補充資訊。


描述層次

¨ DACS共規範25個元素(如下)來描述檔案資料,檔案人員可視需求應用並組合這些元素,例如:只描述單一層次(如:館藏層次或項目層次),或描述多重層次並建立彼此間的整部關係。因此並非每個元素皆需使用。

DACS共規範25個元素.gif

描述層次分六種類型

«  單一層次的描述需求(簡單描述);

«  單一層次的描述需求(理想描述);

«  單一層次的描述需求(詳盡描述);

«  多重層次的描述需求(簡單描述);

«  多重層次的描述需求(理想描述);

«  多重層次的描述需求(詳盡描述)。

¨ 以單一層次的描述需求(簡單描述)為例,所需著錄的元素共計九個,如下所示

«  2.1 參考代碼、

«  2.2 典藏館名稱與地點

«  2.3 題名

«  2.4 日期

«  2.5 稽核

«  2.6 產生者名稱

«  3.1 範圍與內容

«  4.1 有關取用情況

«  4.5 資料的語言與書寫體」。


識別元素

參考代碼(Reference Code),定義:描述單元的唯一識別碼,包括三個次元素,分別為:館內識別碼、典藏館識別碼,以及國家識別碼。

典藏館名稱與地點(Name and Location of Repository),定義:識別典藏機構的名稱與地點。系統:此元素也可由系統從典藏機構識別碼(2.1.4)自動產生。

題名(Title),定義:一個字或片語,可以代表已知或辨識出所要描述的檔案資料。題名可能是補充的或正式的。

日期(Date),定義:識別與記錄所描述的檔案資料之相關的產生、聚集、累積、維護與使用等相關日期。本段描述日期的類型與型式,包括產生日期、文書活動日期、出版日期與傳佈日期。

稽核(Extent),定義:指出檔案資料的長寬度與實體特徵,包括二部份:數字、及長寬度或資料類型。有關長寬度或資料類型部份,可能指涉項目、容器或所佔儲存空間的檔案資料實體範圍;或檔案資料類型的列舉。

產生者名稱(Name of Creator),定義:檔案資料的產生、收集、累積與維護的個人、家族或組織機構。識別產生者名稱的詳細規則,見DACS第九章。此元素作為檢索點用途。

行政管理/傳記史(Administrative/Biographical History),定義:此元素是描述檔案資料的一部份,但也可以獨立產生於權威系統中。詳細規則請見DACS第十章。


內容與結構元素

範圍與內容(Scope and Content),定義:提供檔案資料與反應的活動之本質,以提供使用者判斷潛在的相關。此元素包括下述的任何資訊:檔案資料產生時的相關功能、活動、業務與過程;檔案的記實形式或智性特質(如:會議記錄、日記、報導、彩畫、記錄片等)。

編排方式(System of Arrangement),定義:辨識檔案資料的各種聚集,以及文件間的關係或順序。


查詢與使用情況元素(Conditions of Access and Use Elements)

有關取用情況(Conditions Governing Access),定義:提供有關檔案資料因性質而具備的取用限制,如:捐贈者、典藏館或法令要求等所給予的限制。

實體檢索(Physical Access),定義:提供有關檔案資料因實體特徵或儲存地點而產生的取用限制,包括:取用地點的限制(如:異地,冷藏);檔案資料的實體狀況的限制使用;因保存因素需使用複本替代原件。

技術檢索(Technical Access),定義:提供有關檔案資料因技術需求而產生的取用限制,包括:使用需搭配儀器設備或特別的硬體與軟體。

有關複製與使用情況(Conditions Governing Reproduction and Use),定義:識別因版權或其他因素造成的複製品的使用限制,以檔案資料的進一步使用限制。

資料的語言與書寫體(Languages and Scripts of the Material Elements),定義:識別檔案資料的語言、書寫體,以及符號系統,尤其是影響到使用方面。

查檢工具(Finding Aids),定義:識別有關此檔案資料的其他查檢工具,尤其是當他們是可以讓使用者取用時,提供這些查檢工具的形式與內容等相關資訊。


採訪與鑑定元素

典藏歷史(Custodial History),定義:提供檔案資料的擁有者或典藏的變化,包括從檔案離開產生者,一直到被典藏單位徵集,此描述對於檔案的真實性、完整性與解釋性是非常的重要。

徵集的直接來源(Immediate Source of Acquisition),定義:識別檔案資料直接被典藏單位徵集的來源、日期、方法,以及其他相關資訊。

鑑定、銷毀與保存資訊(Appraisal, destruction, and Scheduling Information),定義:提供有助於了解與使用檔案資料的鑑定、銷毀與保存的原理之資訊。

預期增加元素(Accruals),定義:告知使用者檔案資料預期增加的情況。


相關資料元素

原件存在與位置(Existence and Location of Originals),定義:指出檔案原件的存在、地點與可得等相關資訊,通常出現於檔案資料是複本,而原件未放置於典藏館。

複本存在與位置(Existence and Location of Copies),定義:指出檔案複本或其他複製品的存在、地點與可得等相關資訊,通常出現於這些複本是為了機構的使用,或為了借閱與採購,或以電子型式取用。

相關檔案資料(Related Archival Materials),定義:指出與檔案資料相關的其他資料之存在、地點與可得等相關資訊,通常是在相同機構或其他機構,按照來源、活動範圍、或主題的描述。

出版註記(Publication Note),定義:識別任何與檔案資料有關,或基於它的使用、研究或分析而產生的出版品。


附註元素(Notes Element)

附註(Notes Element),定義:凡無法容納於已定義的元素之資訊,皆可放置於此。


描述控制元素(Description Control Element)

描述控制元素(Description Control Element),定義:記錄檔案描述記錄的產生與修訂,包括四方面:使用的來源、根據的規則、準備或修訂此記錄者的名字,以及產生或修訂的日期,以為來源的引用內容、形式等建立一致的政策。


第二部份:描述產生者資料

本部份是來自原則八「檔案資料的產生者,以及資料本身皆必須被描述」,包括三個元素: 識別產生者(Identifying Creators)

行政/傳記史(Administrative/Biographical History)。次元素:名稱;日期;居住地;教育;職業、生活與活動;其他重要資訊;創始日期;地理區域

權威記錄(Authority Records)


第三部份:名稱形式(Form of Names)

本部份提供檔案資料產生者的相關個人、家族或團體名稱,包括三個元素如下:

¨ 個人與家族名稱的形式

¨ 地理名稱的形式

¨ 團體名稱的形式。


檔案館Metadata III:權威控制標準(ISAAR-CPF)

發展背景與安排,具有如下重要特徵:

v ISAAR-CPF(International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families,團體、個人與家族檔案權威記錄國際標準)

v 年代:2004年

v 版本:第二版

v 發展者:國際檔案學會(ICA)


範圍與目的:

v 提供與檔案的產生與維護有關的團體,個人與家族等實體之描述。

v 權威記錄包含:檔案記錄產生者資訊,及檔案記錄產生的脈絡。

v 作用:

n 在檔案描述系統內,以團體,個人或家族為單元之描述。

n 控制檔案描述中檢索點的產生與使用。

v 支援標準化的檢索點之產生,

v 作為與現存國家標準的銜接,或成為發展一個國家標準的基礎。


ISAAR-CPF規則結構大綱

v 識別區(IDENTITY AREA)

v 描述區(DESCRIPTION AREA)

v 關係區(RELATIONSHIPS AREA)

v 控制區(CONTROL AREA)。


ISAAR-CPF規則結構與內容 識別區(IDENTITY AREA)

v 實體類型(Type of entity)

v 名稱的權威形式(Authorized form(s) of name)

v 名稱的並列形式(Parallel forms of name)

v 根據其他規則的名稱標準化形式(Standardized forms of name according to other rules)

v 名稱的其他形式(Other forms of name)團體名稱的唯一識別碼(Identifiers for corporate bodies)


描述區(DESCRIPTION AREA)

v 存在日期(Dates of existence)

v 簡史(History)

v 所在地(Places)

v 法律狀態(Legal status)

v 功能,職業與活動(Functions, occupations and activities)

v 權威命令與來源(Mandates/Sources of authority)

v 內部結構/家譜(Internal structures/Genealogy)

v 一般性脈絡(General context)


關係區(RELATIONSHIPS AREA)

v 相關團體,個人或家族的名稱與識別碼(Names/Identifiers of related corporate bodies, persons or families)

v 關係的類別(Category of relationship)

v 關係的描述(Description of relationship)

v 關係的日期(Dates of the relationship)


控制項(CONTROL AREA)

v 權威記錄識別碼(Authority record identifier)

v 機構識別碼(Institution identifiers)

v 規則或常規(Rules and/or conventions)

v 狀態(Status)

v 細部層次(Level of detail)

v 產生,修訂或刪除的日期(Dates of creation, revision or deletion)

v 語言與書寫體(Languages and scripts)

v 來源(Sources)維護註記(Maintenance notes)

參考資料

參與研發單位:技術研發分項計畫-後設資料工作組

提供單位:技術研發分項計畫-後設資料工作組

使用單位:各主題計畫