史料數位化勞務委外案招標規範書

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前言

背景與計畫目標

國史館(以下簡稱本館)為執行93年度史料數位化計畫,計有「蔣中正總統文物」編目20,000 件,「資源委員會檔案」文件掃描七十六萬張(頁)及光碟影像檢驗1,290,000 頁(包含tiff、jls、jpg 等格式)

本次辦理本館典藏史料之委外編目及數位化影像製作事宜,為確保其品質與完善之處理流程,特製作本「招標規範書」,公開徵求經驗豐富之優良廠商,就本案所列之需求提出明確可行之規劃建議,俾便遴選最妥適承製廠商。廠商所提「服務建議書」將與本說明同列為合約之一部份。

本案(93年度)所需進行編目之「蔣中正總統文物」文件20,000 件(編目規範詳如附件二)。數位化影像製作數量約有文件約760,000 頁(以A4 計算),須製 成tiff 檔並完成品檢,將tiff 檔轉成jpeg2000LS(內含jpeg)格式dvd+r 燒錄片一套;tiff 檔儲存於dvd+r 燒錄片一套及俟本館檢驗無誤後,壓縮成jpeg 檔上傳本館磁碟陣列;另將92年度製作之「蔣中正總統文物」jls 格式轉回tiff 格式儲存於dvd+r 燒錄片一套。


目的與範圍

訂定本「招標規範」之目的,在使投標廠商明瞭本案需求,作為投標廠商撰寫「服務建議書」遵循之依據。其範圍包括本案標準、承攬廠商派駐工作人員資格說明、專案驗收、「服務建議書」製作規定、建議書評審與廠商遴選、決標與簽約等,另有附件說明影像數位化作業規範,以便投標廠商對本案有全面性了解,並提出完整之作業流程及符合本案需求之「服務建議書」。


簡介

專案名稱

國史館史料數位化勞務委外案。


專案範圍

本案相關業務如下:

(一)「蔣中正總統文物」、「資源委員會檔案」經本館管制人員提卷後,交由承攬廠商執行檔案之編頁、編目、掃描、影像初驗、燒錄光碟、光碟校驗等作業。每天下班前經本館管制人員確認清點文件無誤後,由本館庫房管理人員負責上架歸檔等作業。

(二)承攬廠商應自行完成以上工作所需之作業設施,包括電腦軟、硬體系統網路建置、工作環境之其他設備及人力配置等。

(三)上述掃描文件經使用全彩(24bits/pixel 以上)光學解析度200dpi(非壓縮)掃描後,承攬廠商需將tiff 檔影像數位資料加強品檢,燒錄成dvd+r 一套,並利用本館所提供非失真壓縮系統轉存成jpeg2000LS(內含jpeg)格式,燒錄dvd+r 一套備份。

(四)得標廠商需負責將jpeg(全彩150dpi—壓縮比75% )數位影像檔依本館所提供程式及作業程序,上傳至本館磁碟陣列。

(五)得標廠商需負責將本館92年度「蔣中正總統文物」數位化產出之jls 檔光碟應用本館提供之無失真壓縮系統轉回tiff 檔後,燒錄dvd+r 一套備份。

(六)得標廠商負責於tiff 檔及jpeg2000LS 檔光碟完成燒錄後,應以燒錄軟體進行逐筆比對檢查已燒好資料。

(七)其他有利本案作業之項目,由投標廠商於「服務建議書」內增列。


工作地點

國史館—臺北縣新店市北宜路二段406號,工作室(詳如附件一國史館93年度檔案數位化工作場所平面圖)。作業時間原則配合本館上下班時間(08:30~16:30),其餘臨時狀況,如颱風天上班與否等,以行政院人事行政局公佈為主。


工作期間

自簽約日起至93年12月31日以前完成。


標準

本案為規範投標廠商之特定資格,特規定全案作業所需之基本組織、工作流程及相關作業管制要求。 編目及影像數位化 預估工作數量擊標準詳如下表:

預估工作數量擊標準詳如下表.jpg


工作內容

(1) 編頁作業:其工作時程在掃描之前,將每卷之文件由封面開始,在左下角以鉛筆,按流水號方式註記頁碼。 編頁完成後,在資委會目錄清單註記每卷所編頁數、大於A3 尺寸文件之頁號。

(2) 編目作業:包括蔣中正總統文物─特交文電、事略稿本。依案件內容將人、事、時、地、物等作簡明摘要,以一事件為一目,單純獨立個體事件用一目寫出,複雜者須將事件之緣起、經過、結果以適當文字編為一目,內容相同者編成一目。

(3) 影像數位化其他作業,其工作內容主要包括文件之掃描、查核/製程品檢tiff檔、tiff 檔壓縮成jpeg2000LS 格式、光碟檢驗/燒錄、dvd+r 檢驗/燒錄列印清冊、回卷、點交/點收、成品查核檢驗(dvd+r、磁碟陣列) 等作業。


工作組織

承攬廠商應針對本案組成專案組織,提供史料數位化作業管理與技術支援,確保專案如期完成。廠商應設立檔案編頁組、編目組、影像掃描組、影像品檢組、dvd+r燒錄組、光碟影像校驗組、資訊技術組,並派專案負責人全權負責作業場所內各項事宜。專案負責人之下,須另有實際負責檔案編目作業、文件掃描作業、光碟轉 錄作業、光碟影像校驗作業的接洽人。本館亦得派員監督各組之運作,如發現錯誤,得隨時指正。各組架構如下:

(1) 檔案編頁組:負責檔案編頁作業。

(2) 檔案編目組:負責檔案編目作業。

(3) 影像掃描組:負責執行影像掃描作業。

(4) 影像品檢組:負責執行初掃影像品檢作業。

(5) dvd+r 燒錄組:負責執行dvd+r 燒錄及燒錄完成之光碟以燒錄軟體逐筆檢查燒錄資料。另將jpeg 上傳本館磁碟陣列等事宜。

(6) 光碟影像校驗組:負責執行dvd+r 光碟(tiff、jls、jpg 等格式)之校驗。

(7) 資訊技術組:負責掃描、燒錄、轉錄及傳輸系統之維護服務。


作業規範

(1) 檔案編目作業之範圍、著錄規範及驗收等詳如附件二「國史館蔣中正總統文物編目規範」。

(2) 檔案影像數位化採用之規格及作業規範等詳如附件三「國史館資源委員會檔案影像掃描規範」。


工作人員規範及場所規範

(1) 為確保文件能妥善管理,廠商需依據本處提出「國史館史料數位化製作處理工作場所規範」(詳如附件四)之管理要求與原則,自行訂定工作人員管理辦法及工作場所規範,經本館同意後,切實執行。

(2) 為維持數位化品質,建議書應說明執行本案人員之招募條件,品質管理辦法與有效降低人員流動之方案。工作人員並應切結對相關文件之妥善處理與內容保密。

(3) 廠商亦應於「服務建議書」中提出工作環境需求、配置與使用管理辦法。每日作業前應先清點件數,下班作業完成後,將文件確實清點交給本處管制人員。每日下班,並應將作業場所整理清潔,所有資料不得任意棄置。


系統需求

承攬廠商擬採用本館資訊網連線傳輸影像資料或本館同意之資料庫作業,廠商須自行架設內部區域網路,以提供連線服務及與本館內網連結。


交付文件

承包廠商應指派專責人員與本館相關管制人員共同進行,其注意事項如下:

(1) 本館將於每日開始上班(08:30)時(例假日除外)交付承攬廠商當日應完成編頁、編目及掃描之文件,承攬廠商應有專責人員當面清點文件數量,點收完成後,由本館管制人員及承攬廠商專責人員於「蔣中正總統文物目錄清單」、「資源委員會檔案目錄清單」簽名,以示負責。

(2) 本館每日(例假日除外)下班前由管制人員點收當日交付承攬廠商之文件,點收完成後,本館管制人員及承攬廠商專責人員應於「蔣中正總統文物目錄清單」、「資源委員會檔案目錄清單」簽名,以示負責。


其他

(1) 廠商應將所有成本攤算於製作檔案編目、影像掃描、dvd+r 燒錄、光碟影像校驗清單等單價中,不得以任何理由要求額外費用。

(2) 因編目作業、掃描作業列印之目錄資料,或其他因本案產生之紀錄、流程、管控等資料,廠商有嚴守業務機密之必要;於用畢後應以碎紙機裁碎,不得外流。


投標廠商資格及派駐工作人員資格說明

投標廠商資格說明

國內可提供掃描相關資訊服務之廠商參與投標;受目的事業主管機關停業處分期限未滿者,不得參加甄選。應檢附下列文件:

(1) 公司及營利事業登記證影本各乙份。

(2) 最近一期完稅證明。

(3) 公告日期前六個月內申請之一年內無退票記錄之證明文件(須為正本)。


派駐工作人員資格說明

(1) 承攬廠商派駐人員,非經本館同意不得任意調動。人員如有離職、工作不力、編目、掃描(或燒錄、轉錄)品質太差時,本館有權要求承攬廠商派員遞補或更換符合條件人員。

(2) 承攬廠商派駐本處之人員如有離職,必須於離職前一週通知本館,承包廠商並應立即派員遞補及負責訓練,且遞補人員與離職人員應有切實之職務交待與業務交接。

(3) 承攬廠商所派駐工作人員,須先繳交勞、健保等相關資料,以證明該名工作人員確係承攬廠商之員工。

(4) 承攬廠商所派駐工作人員,應繳交二吋照片,由本館製作識別證,其管理考核由承攬廠商與本館共同負責,不得邀約無關之外人進出工作區。

(5) 承攬廠商派駐人員應遵守本館門禁及相關管理規定;如有違反規定致本館受損害時,承包廠商應負全責。

(6) 承攬廠商每日下班前派員輪值巡視冷氣、資訊設備是否全部關機,以免釀成意外。


專案驗收

查核作業程序與驗收標準

(一)查核作業程序

1.每日查核作業:

本館每日指派專責人員進行督導承攬廠商編目、編頁、影像掃描、dvd+r 燒錄、光碟校驗,對每天產出之編目及影像資料、dvd+r 進行品檢,俟正確無誤後,編目  成品、dvd+r 及清單交予本館指派專人進行審校及dvd+r 之檢驗,錯誤者本館人員作成紀錄,承攬廠商亦應就錯誤部分立即修正,並作為每月驗收及付款之依據。

2.每月驗收作業:

(1) 承攬廠商應於每月查核前先備妥上個月完成之「蔣中正總統文物編目清單」、「資源委員會檔案文件清單」、「資源委員會檔案光碟清單」、「蔣中正總統文物光碟清單」,另「資源委員會檔案」jpeg2000LS(內含jpeg)、tiff 檔及「蔣中正總統文物」tiff 檔之dvd+r 燒錄片各一套(計有三套)及上傳本館磁碟陣列之jpeg 檔乙套。

(2) 每月初依本處每月最低工作數量為標準,核算上個月承攬廠商完成之檔案數量,驗收時若未達每月最低工作數量,應依契約罰則計罰;若超過工作數量標準,仍依計畫完成之工作數量,計算付款金額(餘額俟最末次驗收完畢一併付款)。

(3) 上述檢驗結果應做成紀錄。

(二)驗收標準

(1) 本館編目之驗收標準,詳如附件二–「國史館蔣中正總統文物編目規範」

(2) 本館掃描之驗收標準,詳如附件七–「國史館dvd+r 燒錄片及影像品檢點收規範」。

(3) 電子檔案命名錯誤、光學解析度(dpi)錯誤、同一卷檔案之電子檔案未儲存於同一光碟片中、電子說明檔、電子媒體之外部包裝標示之錯誤等,均視為不良品。


驗收方式及內容

(一)驗收方式:採分批(每一個月)驗收乙次(由本館秘書處、審編處、會計室、政風室組成驗收小組)。

(二)驗收內容:

  1. 編目成品之品質。掃描影像及dvd+r 燒錄片(包括dvd+r 燒錄品質、影像品質、dvd+r 數量)。光碟校驗品質。
  2. 每月編目、掃描、光碟校驗數量是否達到本館規定之每月工作數量之最低標準。
  3. dvd+r 燒錄片上之文件數量、光碟片外盒與光碟片上之標註是否正確。
  4. 抽驗上傳本館磁碟陣列資料庫之編目及影像資料是否有錯誤或缺漏。
  5. 驗收清單交付。


注意事項

每一個月完成驗收後,由驗收小組人員於驗收紀錄上簽章、註明驗收日期、驗收件數及扣款原因及金額等事項,正本由本館作為承包廠商請款之依據,副本為業務 單位存查用。

「服務建議書」製作規定

製作方式與收件規定

  1. 內容應以中文為主,由左至右以橫式繕打(字體以14體標楷體為原則,單行間距),裝訂格式為A4 尺寸,單面列印,不得以活頁方式裝訂,「服務建議書」一式十份,交付後,所有權歸屬本館。
  2. 參選者對本案文件內容有任何疑異,請於決標前以書面方式提出,爾後不得再提出異議。
  3. 收件地點:國史館秘書處(臺北縣新店市北宜路二段406 號)。


內容

「服務建議書」大綱如下:

(一)目標及績效衡量基準:本專案設定之作業目標、預期之績效及產品品質衡量基準。

(二)組成團隊:含參與本次專案工作人員專業能力及相關實務經驗之概述。

(三)本案建議使用之軟、硬體:使用之數位化影像製作機具品牌、機種、規格、機具驅動軟體。每一數位化影像製作機具或每一工作人員單日可完成之數位化影像數量。製程中影像電子檔之備份設備與媒體、使用之dvd+r 燒錄片之廠牌型號、使用之dvd+r 燒錄機之廠牌型號、連接掃描機之個人電腦規格等廠牌型號。製作dvd+r 燒錄片檢驗清單之軟體。

(四)專案管理

  1. 工作能量規劃:請廠商就下列三項提出說明:
    (1) 使用之PC 數量與作業規劃。
    (2) 可讀寫之備份設備與媒體及使用dvd+r 燒錄機數量。
    (3) 提供工作人員數量:包括工作分派、人員、機具搭配比例、管理人員與實際工作人員之分派。
  2. 流程控制:請廠商就下列項目提出說明:
    (1) 提出有效之流程管制方法,說明詳細之檔案數位化影像製作標準作業流程及產能。
    (2) 製作dvd+r 燒錄片、細部程序:包括建議使用之dvd+r 燒錄片、燒錄機,以確保光碟燒製品質之方法。
    (3) 避免原始檔案遭污損、遺失及電子檔案資料保密等預防措施(如製作人員僱用、稽核管理辦法及品質查檢方式)。
    (4) 在dvd+r 燒錄片製作前,產出檢驗清單之工作時程。
  3. 其他專案管理:如執行全程工作時程規劃說明(以圖形顯示)等與本專案管理相關之其他事項。
    (五)工作場所佈置圖
    (六)總標價及其組成分析
    包括總成本分析及針對每項作業單價提出分析,包括編目、編頁、掃描、dvd+r 燒錄、光碟影像檢驗之單頁成本。
    (七)實績證明
    公司基本資料(目前資本額、年營業額、員工人數)、數位化影像製作專案經驗、已驗收及進行中之數位化影像製作專案(數量、金額)、協助參與之數位化影像製作專案(註明參與之工作內容、數量)。
    (八)其他:工作環境需求、配置;系統備援計畫等。

「服務建議書」評審與廠商遴選

評審程序

(一)投標廠商資格審查:92年12月○日由本館辦理資格審查。

(二)評選時間及方式:本館將擇期邀集專家學者及館內人員共五人組成評選委員會,其中專家學者人數不得少於三分之一;評選委員會議之決議,應有委員總額二分之一以上出席,出席委員過半數之同意行之。

(三)評選地點:國史館行政大樓三樓會議室

(四)本案係依「機關委託資訊服務廠商評選及計費辦法」規定辦理,採序位法評定優勝者,並將價格納入評比,以總序分第一者為優先議價對象。


評定優勝廠商辦法及方式

(一)依據行政院工程會頒佈「機關委託資訊服務廠商評選及計費辦法」辦理,透過書面審查的方式,針對廠商「服務建議書」內容,其經驗與能力兩部份,由本館遴選之評選委員會評估後,選出所有評選委員總平均積分高於七十分之廠商,若全部投標廠商平均積分為低於七十分者,即廢標。

(二)本案就廠商所提「服務建議書」之內容,針對其經驗與能力,依下列項目及配分,予以評分。

評定優勝廠商辦法及方式.jpg

決標與簽約

一、本館與評選優勝廠商之議價及決標,依「機關委託資訊服務廠商評選及計費辦法」第十一條第二款規定:「優勝廠商在二家以上者,依優勝序位,自最優勝者起,依序以議價方式辦理。」

二、本案採總價決標實做數量結算,並依「政府採購法」第五十二條第一項第一款規定:「訂有底價之採購,以合於招標文件規定,且在底價以內之最低標為得標廠商。」辦理,本案費用總額則依實際成品計算之,本館將於決標後通知最優勝廠商於收文後五日內到本館辦理簽約手續。本館並依「政府採購法」第六十一條規定,將辦理決標結果公告刊登政府採購公報,並以書面通知各投標廠商等相關事宜。

三、如廠商得標後無正當理由而拒不簽約者,本館將依「政府採購法」第一百零一條辦理。同時本館再按優勝序位,依序洽請其他優勝廠商按該費用決標。

四、補充說明

(一)本案若有補充說明,將刊登於政府採購公報一日,欲投標者須自行查閱。

(二)該書面補充說明對於原「招標規範」之條款或規定可以增減或修正,「招標規範」之內容與書面補充說明有牴觸時,以書面補充說明為主。

(三)本案係依「政府採購法」第二十二條第一項第九款,採限制性招標辦理,投標廠商不受三家廠商限制,亦即若僅一家廠商投標,且符合本「招標規範」相關規定,以及評選程序評定合格,即可決標。

(四)本案若於公告招標期間結束前,無廠商投標,將依「政府採購法」第二十二條第一項第一款之規定,採限制性招標辦理。

(五)得標廠商應於簽約前,依據本「招標規範」規定,以及評選委員會會議各委員就該廠商所提「服務建議書」之修正意見,修正其內容,納入契約內成為執行契約之依據。


附件一 國史館93年度檔案數位化工作場所平面圖(國史館季陸樓二樓)

Image002國史館季陸樓二樓.jpg



附件二 國史館蔣中正總統文物編目規範 壹、編目作業範圍:

一、作業內容

蔣中正總統文物─特交文電、事略稿本。

二、作業數量:完成前項檔案以「件」為基本單位之編目(含初校、修正、複校、列印)20,000 件。

第一次驗收至少需完成編目1,000 件。

第二、三次驗收,每次至少需完成編目1,500 件。

第四次至第十次驗收,每次至少需完成編目2,200 件。

全年至少需完成編目20,000 件。

三、作業項目:

提調檔案:本處專責人員填寫提案單提調檔案至編目專室,與廠商專責人員清點無誤後,由廠商開始編目作業。

編目:依案件內容將人、事、時、地、物等作簡明摘要,以一事件為一目,單純獨立個體事件用一目寫出,複雜者須將事件之緣起、經過、結果以適當文字編為一目,內容相同者編成一目,各項獨立事件間以“,”區隔;內容描述字數以一百字內為宜,不超過二百字為限。

參閱相關考證資料:史料編目須參考相關資料,確實查證檔案內容之重要人物(人名以別號稱之者,需查明其真實姓名)、事件、正確時間(若以電報日期代韻目表示者,需查明其正確日期)、地名等史料。

選取適當主題詞:編目時須依史料內容擇取適當主題詞。

著錄編目欄位:編目須著錄全宗號、全宗名、副全宗號、副全宗名、系列號、系列名、副系列號、副系列名、卷號、卷名、件號、內容摘要、主題、分類、人名資訊、地名資訊、時間起迄、保存狀況、縮影號、影像檔JLS 及JPG 檔編號、影像最後頁次、影像使用限制、語文、版本、備註等後設資料欄位(詳如附表)。

送核修正:每日或每週匯整編目完成之初稿,送請初核專責人員審核後,退回原編目者予以修正、複核、列印。

檔案歸還:承攬廠商專責人員每日需將提調之檔案,依提案單逐卷清點交還本處專責人員後,由庫房管理人員予以歸檔作業。

※史料編目作業及著錄欄位規範參照「蔣中正總統文物-檔案編目Metadata 著錄規範」。

四、工作地點

國史館季陸樓二樓史料編目室。

五、作業時間

原則配合本館上下班時間,其餘臨時狀況,如颱風天上班與否等,以行政院人事行政局公佈為主。

六、工作期間’

自民國93年簽約日起至12月31日止。

七、其他:

編目人員應負妥善處理保護相關史料及內容保密之責任。

編目人員需接受本處之教育訓練。

史料編目及著錄規範如有變動,依本處最新之規定辦理。


貳、派駐工作人員資格說明

一、承攬廠商派駐人員至少三人,需具備文、史學、檔案或圖書編目之相關經驗者。

二、承攬廠商派駐之工作人員應接受本館之教育訓練,教育訓練之方式由本館訂之。


參、蔣中正總統文物—檔案Metadata 著錄規範

一、著錄原則

蔣中正總統文物檔案之「文物」、「特交文卷」、「特交檔案」、「特交文電」、「事略稿本」是以在同一副全宗檔案,依「件」為單位,分 別建置著錄一筆Metadata 為原則。

二、欄位著錄規範

欄位著錄規範.gif
欄位著錄規範1.gif

三、建檔:於Web 網上著錄建檔作業。

四、其他注意事項:著錄過程若有任何問題,請隨時提出討論、改進。


肆、驗收

一、查核作業程序與驗收標準

承攬廠商應派遣專責人員陪同本館指派人員於現場進行查核及督導,其作業程序及依循標準如下:

(一)查核作業程序

  1. 每日查核作業
    本館每日指派專責人員進行督導廠商編目,派駐工作人員應遵守本處人員之查核與指導,廠商亦應就錯誤部分立即修正。
  2. 每月查核作業

(1) 承攬廠商應於每月底查核前先備妥該月完成之編目資料成品及工作數量詳目清單。

(2) 每月底依本處每月最低工作數量為標準,核算該月承包廠商完成之史料編目數量,驗收時若未達每月最低工作數量,應依契約罰則計罰;若超過工作數量標準,則依實際完成之工作數量,計算付款金額。

(3) 每月底應匯總該月編目資料成品及總工作數量表單,會同驗收查核編目品質之正確性、錯誤及缺漏修正等項目,並依契約罰則計罰。 (4)上述查核結果及建議應做成查核紀錄。

(二)驗收標準

  1. 編目採用之驗收標準,詳如「蔣中正總統文物-檔案Metadata 編目著錄規範」之相關作業規範。
  2. 每件史料之欄位著錄錯誤超過五個欄位時,視為錯誤一件。

二、驗收方式及內容

  1. 驗收方式:採每個月驗收。
  2. 驗收內容:

(1)每次建檔數量是否達到本館規定之每次工作數量之最低標準。

(2)編目成品之品質是否正確及著錄欄位之錯誤或缺漏是否超過契約所訂比例。

三、注意事項

每個月完成驗收後,由驗收人員於查核紀錄上簽章、註明驗收日期、驗收件數及扣款原因及金額等事項。


附件三 國史館「資源委員會檔案」影像掃描規範 壹、掃描需求:

一、製作數位化文件項目:

(一)以「資源委員會檔案」原尺寸掃描。

(二)「資源委員會檔案」大多數為A4 尺寸之文件;如遇實物仍依文件掃描方式處理,倘無法以A4 或A3 尺寸掃描時,依大尺寸文件處理方法(壹—八)。

(三)「資源委員會檔案」t i f f、jpeg 格式及以無失真壓縮轉成jpeg2000LS(含jpeg)格式備份。

二、數位化影像製作規格:

(一)「資源委員會檔案」數位化,使用彩色全彩(24bits/pixel 以上)光學解析度200dpi(非壓縮)掃描。

(二)tiff 格式儲存於dvd+r 燒錄片。

(三)有一部分檔案字跡較為模糊,需提高銳利度,並均以非失真壓縮系統轉成jpeg2000LS(含jpeg)格式,並燒錄dvd+r 燒錄片。

(四)jpeg、tiff 格式須在未加掛plug-in 之情況下可使用WWW 瀏覽器Netscape與Microsoft Internet Explorer 讀取該影像檔。

(五)jpeg 格式為彩色全彩150dpi(壓縮比75%),廠商應提出具體方法,例如調整jpeg 格式之壓縮(品質)參數等,以便有效降低掃描後之檔案大小,且可獲致良好之影像品質。

三、製作影像及轉錄光碟、dvd+r 備份:

承攬廠商必須提供一套jpeg2000LS(含jpeg)格式影像備份光碟片;一套jpeg格式存於本館磁碟陣列;一套由tiff 格式儲存於dvd+r 燒錄片。

四、製作數位化影像所需機器設備與工作方法:

(一)承攬廠商須自備具有自動對焦功能之掃描器13 套以上,並備饋紙式大尺寸掃描機1 台、高容量儲存載體、dvd+r 燒錄設備、網路伺服器主機、其他備份設備、高速交換集線器、不斷電設備。

(二)承攬廠商應依分工需求,成立檔案編頁組、影像掃描工作組、影像品檢工作組、資料備份(燒錄dvd+r 燒錄片及上傳磁碟陣列)工作組、光碟校驗工作組等。

(三)承攬廠商必須詳細規劃工作流程、進程及驗收期程、數量等管理系統,並將相關圖表張貼於掃描工作場所。

(四)製作過程及作業場所中,除因作業所需之水電外,其餘作業所需之機器設備(如網路設備、影印機、監控、備份、儲存設備、桌椅…等),維護保養,耗材與用品,概由廠商自行準備,不得要求提供額外設備或增加費用。

(五)本專案採用之掃描器,每日工作能量,必須可掃描5000 頁以上之文件。

(六)承攬廠商須派專案負責人,全權負責作業場內之各項檔案編頁號、掃描、建檔名、影像品檢、光碟燒錄、光碟校驗等事宜。並對所需機器設備加以維護保養,耗材、人力,須有充份準備,不得影響掃描進度或延誤交貨期程。

五、數位化影像製作時程安排:

(一)承攬廠商應配合本館時程,進行數位化影像製作工作。本館將分批次(約每一個月乙次)統計一次數位化影像製作之文件與工作量(以頁為單位),並於該批工作量進行數位化影像製作之一個月前通知廠商(第一次除外)。

(二)本館準備數位化影像製作之文件皆已完成清點編卷號,並裝訂成卷,掃描前置作業時,本館指派專人負責事先拆卷工作,承攬廠商領取文件進行編頁和影像製作時,係以卷為單位,原則上應儘可能於當日完成所領取已拆卷之文件,如無法完成,請標示清楚,俟第二工作天持續完成。

六、影像電子檔格式與命名規則:

(一)資源委員會檔案之影像檔計限21 位(頁號可依實際調整編號)。

◎ 例1 003–020100–0001–0001a

◎ 例2 003–010101–0001–0001a

資源委員會命名原則,依下列順序,由左而右排列:

影像電子檔格式與命名規則.jpg

七、數位化影像製作之文件說明:

(一)資源委員會檔案之文件,均已分類、修補裱褙破損卷頁,並剔除重複及不適宜數位化影像製作之文件。因文件容易脆裂,故數位化影像製作過程應小心操作,且不可使用自動進紙裝置(ADF)。

(二)數位化影像製作之文件皆已清點編卷號,廠商須派員編頁號及繕打頁數清單。編頁號時,以鉛筆在每卷左下角按順序編號,由封面開始編0001(與掃描檔名一致),原則上依原檔順序排列,若為同一類內文排序依日期遞增,日期愈近 現今排在愈下面,編頁完成後,填具頁數及大於A3 尺寸頁號清單,交付檢驗。

(三)有部分字跡褪色模糊,承攬廠商必須提高銳利度,以補救字跡的清晰度。

(四)資源委員會檔案文件均數卷盛裝於檔案卷盒內,取出掃描完畢後,應依由左到右、由小到大卷號序號歸位。

(五)浮貼:有浮貼之文件,掃描原則為全貌一張,正文一張,浮貼一張。 

(六)空白頁:如遇有沒有任何內容之白紙或只有格線,不必掃描。但有任何圖表、文字、章戳者,仍需掃描。

(七)黏貼太牢無法張張分離,交由本館掃描管制人員送裱褙室拆卸或修補。

(八)紙質較薄,因掃描器蓋覆蓋緊密,倘造成影像有皺紋時,改以白色紙張覆蓋即可,以降低皺紋程度。

八、大尺寸文件處理方法:

(一)大尺寸文件,係指A3 以上尺寸之文件。卷冊中含有少部分大尺寸文件。

(二)承攬廠商將所領卷冊依文件順序逐頁製作數位化影像與存檔命名之過程,倘遇有大於A3 尺寸之文件,應以饋紙式掃描器製作影像,並編一個頁號,並在卷冊目錄上註記大於A3 尺寸之文件的頁號。

(三)大尺寸文件應一次掃描完成。大尺寸文件計頁方式,以A4 尺寸的容量(12MB)為基準核計頁數。

九、製程中影像電子檔案備份:

為避免因數位化影像製作品質不良、檔案命名錯誤等原因,造成必須重新製作數位化影像,須異動影像電子檔案之因素,廠商應先行切實做好品檢確認無誤後,逕 行燒製jpeg2000LS(含jpeg)格式光碟及dvd+r(tiff 格式)燒錄片,並由廠商列出隨箱清單、文件及光碟清單報表,提供本館派員逐頁檢驗,確認無誤後再行壓縮成JPEG  影像電子檔,並上傳備份於本館之儲存載體。

十、光碟與燒錄品質

(一)同一卷之數位化影像電子檔,應燒錄於同一張dvd+r 燒錄片中,如一片不敷使用,始得另存於相鄰之光碟片,但不與他卷相混。

(二)資源委員會檔案分為外文檔、中文檔共二大類,每一大類數位影像資料,不得與另一大類數位影像資料同在一張dvd+r 燒錄片中。

(三)每片dvd+r 燒錄片必須加註readme.doc 說明檔。

※ readme.doc 說明檔規格:

1、記錄影像資料的內容,格式為資源委員會檔案(或蔣中正總統文物)清單。

2、國史館資源委員會檔案文件清單須以word 或text 方式顯示。

(四)輸出之dvd 燒錄片規格:

1. 需為dvd+r 格式之A 級燒錄片。

2. 每片dvd+r 燒錄片須有單片塑膠外盒。

3. dvd+r 燒錄塑膠外盒之盒背必須標有說明,附有封面及盒內說明。(如附圖1),以雷射等方式列印以防字體脫落。

4. dvd+r 燒錄片表面圓標必須以雷射等方式列印內容如下(如附圖2 )。

(1) 國史館全稱、館徽(Logo)及光碟編號

(2) 資源委員會檔案—外文檔或中文檔

(3) 檔號-卷號

(4)檔案名稱起迄

十一、文件領取與繳回:

(一)文件之領取以卷為單位,每日從本館掃描管制人員處領取當日工作能量所及之文件,並於當日下班前點清繳回;絕對禁止存放或攜離工作處所。

(二)本館檔案庫房管理人員負責交付擬編頁或掃描之文件下架,交予本館管制人員,並準備文件卷冊目錄清單一式兩份(如附圖3),卷冊目錄上有該卷文卷之序號、檔號、卷號,承攬廠商專責人員領取時應簽具日期、時間、姓名及數量。

(三)廠商專責人員繳回文件時,應將文件按原先之排列順序置於文件領取時之同檔案卷盒中一併點清,繳回本館管制人員簽收。承攬廠商專責人員每日應將文件點清繳回,並於清單上註明當日每卷編頁頁數及大於A3 尺寸文件之頁號後方得離去。

十二、電子文件保管:

(一)本案作業項目為資源委員會檔案數位化影像製作與製作jpeg2000LS(含jpeg)檔及tiff 檔之dvd+r 燒錄片,並將jpeg 影像資料備份於本館之磁碟陣列,所有影像及屬性檔案等電子資料之所有權、使用權、傳播權皆為本館所有。

(二)製作過程中廠商應善盡電子文件保管與保密之責,非經本館允許,不得將電子文件(或其他相關資料)攜出本館,違者依相關法令究辦。

(三)本館向廠商採購之無失真壓縮系統(jpeg2000LS 格式),僅提供承攬廠商於館內壓縮影像資料之用,不得移作他用,否則應自負相關法律責任。

十三、製程品質保證:

(一)為確保數位化影像品質,承攬廠商於編頁及掃描初期,應安排製程說明會,說明數位化影像製作過程之各項工作程序。

(二)製作過程中,承攬廠商應隨時接受本館抽驗、督導,倘對驗收品質上有爭議,得適時安排與本館之協調會。

十四、品檢及改善需求:

(一)承攬廠商每日應對jpeg 2000LS(含jpeg)檔及tiff 檔之dvd+r 燒錄片依契約校驗數作全面數位化影像查校工作,並將錯誤處作成紀錄,並應隨清單及就錯誤部分立即修正,經本館複檢無誤後,將修正無誤的影像電子檔案壓縮成jpeg 格式備份於本館之磁碟陣列。

(二)本館每一個月驗收一次,驗收前承攬廠商應繳交所將進行驗收之各二份jpeg2000LS(含jpeg)檔及tiff 檔之dvd+r 燒錄片製作之品檢清單(承攬廠商須依本館實際作業情形調整清單格式)

1. 本館資源委員會檔案清單各2 份(格式如附圖4)。

2. 本館資源委員會檔案dvd+r 燒錄片清單各2 份(格式如附圖5)

3. 資源委員會清單檔案一式二份,一份交本館秘書處供承攬廠商請款,另一份俟品檢通過後,留業務單位存查。

4. 品檢時將依本館所訂「國史館dvd+r 燒錄片及光碟影像品檢點收作業規範」之規定辦理(詳如附件七):檢驗項目包括編頁頁次正確與否、數位化影像製作品質良窳、檔案命名是否正確、光學解析度是否正確、是否有文頁遺漏、數位化影像製作及檔案總數與檔案清單及文件清單是否相符、同一卷之電子檔案是否存於同一片dvd+r 燒錄片中、電子說明檔是否正確。若有上述錯誤或品質不良等情況發生,承包廠商應負責重新編頁、數位化影像製作、更正命名、並重新燒製dvd+r 燒錄片及將正確之影像電子檔案重新備份於本館之載體。

貳、罰則

一、本館將自簽約後第20 日曆天起算,每一個月依合約數量驗收,廠商若無法依合約日期、數量完成,致解除合約。本館除沒收履約保證金外,廠商應即遷出本館所提供之工作場地,並須賠償本館損失。

二、其他條件:得標廠商須於決標後20 個日曆天內,將所需自備之所有作業設備進駐本館作業場地進行作業。

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附件四 國史館史料數位化製作處理工作場所規範 一、本館執行史料數位化計畫,為加強檔案安全維護及編目、編頁、掃描、燒錄光碟等工作順利進行,特訂定本規範。

二、工作環境:

(一)工作地點位於本館季陸樓二樓指定的處所,本館提供合計不小於60 坪之作業場地及空調、水電。

(二)作業所需之網路設備、監控及其它全般事宜,由承攬廠商負責配置供應。

(三)作業時間原則配合本館之上、下班時間(08:30~16:30),其餘臨時狀況,如颱風上班與否等,以行政院人事行政局公佈為準。

三、作業流程如次:提卷—點交—分派—編頁和掃描(或編目)—查核—歸還—點收—歸檔。

四、提卷:由本館檔案庫房管理人員依廠商實際掃描需求提卷,並於文件卷冊目錄清單(如附圖3)上簽名,加註序號、檔號、卷號、日期。

五、點交:由廠商專責人員提卷,請切實點驗檔案卷冊,並逐卷核對正確無誤後,於文件卷冊目錄清單上簽名。

六、分派:由廠商專責人員提卷,並分派予各組編目、編頁、掃描工作人員。

七、編目:依「國史館蔣中正總統文物編目規範」之規定。

八、編號、掃描及裝冊:依「國史館資源委員會檔案影像掃描規範書」之規定。另編號和掃描時應按卷順序編號和掃描,同一卷檔案由同一人處理為原則,一卷完全編號和掃描畢,始得進行下一卷,嚴禁不同卷檔案交錯編號和掃描,或同一卷檔案由二人以上分開處理。由檔案盒取出掃描之文件,編號和掃描完畢,作業人員必須依卷號由左而右、由小而大,依序歸位,並填具總頁數及大於A3尺寸文件頁號。

九、檔案掃描場所暫設置在本館季陸樓二樓B201、B202 室。

十、查核:由廠商提供本館資源委員會檔案編頁號註記清單、隨箱清單及光碟、文件附件清單,顯示檔案名稱、大小、掃描流水號等資料,每日由承攬廠商先自行檢查無誤後,燒製成jpeg2000LS(含jpg)和tiff 格式dvd+r 燒錄片,廠商列出清單報表,提供本館派員逐頁檢驗。

十一、歸還、點收:廠商專責人員歸還檔案時,應恢復點交時狀況,交本館掃描管制人員點收,切實核對無誤後簽名歸檔。

十二、廠商所僱用工作人員上、下班刷卡,請廠商自行督導,但應佩帶本館配發之識別證,並遵守下列規範:

(一)不得穿著拖鞋及奇裝異服。

(二)工作人員人物品不得攜帶進入工作室。

(三)室內禁止吸菸、飲食及大聲喧嘩。

(四)工作人員所提借檔案,應妥慎維護,不得任意攜出、攝影、複印、污損、切割破壞等情事,並應愛惜本館一切公物。

(五)違背上述規範者,應無條件立即解僱。

(六)倘違反本規定,因而造成損失者,當事人與廠商須負連帶賠償責任,本館並得依毀損國家財產之相關法令處理。

十三、檔案提借時間:星期一至星期五:八時至十一時整,十三時至十五時整。

十四、廠商專責人員於每日下班前,應將當日提借之檔案全數清點無誤後,點交予本館掃描管制人員;並告知次日擬提借之檔案卷數,俾便本館檔案庫房管理人員提早準備。


附件五 國史館dvd+r 燒錄片及光碟影像品檢點收作業規範 一、每日品檢:

數位化影像初驗及光碟校驗(依契約數),由承攬廠商自行切實做好品檢,本館影像資料檢驗人員,只負責檔案編號檢驗、jpeg2000LS(含jpg)檔和tiff 檔dvd+r燒錄片 及上傳本館磁碟陣列jpeg 檔之複驗。若檢驗列為不良品,承攬廠商必須於每月驗收前無條件重編、重製。

檢驗項目及不良品的認定:

  1. 分為編號、數位化品質、檔案命名、影像解析度(dpi)的檢驗,依資源委員會檔案影像清單核對影像。
  2. 編號品質包括:編號的流水號順序、編號的次序原則依原檔次序排列、若為整份電文日期依時間順序遞增排序。
  3. 數位化影像品質包括:數位化影像之歪斜角度應小於1 度,影像波紋應在合理可接受之範圍,文件不可有因內摺、外摺而損失影像上資訊之情形,檔案大小及品質之清晰程度應在合理可接受之範圍,否則將列為不良品。廠商若對抽驗結果之認定有疑議時,可要求使用原先議定的數位化機具與工作方式(dpi,壓縮比),重新數位化被檢驗認定品質不良文頁,並與原先數位化之結果比較,若兩者結果仍有差異,則應接受該樣本被判為不良品之認定。若仍爭議不下,得由本館聘請公正之第三者進行裁判,廠商應接受裁判之結果,不得有異議。命名錯誤之檔案也列為不良品。
  4. 例外允收標準:

影像之歪斜度不超過1 度,且原文件之內容均能顯現時,則允予接受。

原文件即有模糊不清現象,雖已依約定提昇銳利度進行掃描,如燒錄在光碟之影像可辨認程度優於原件,則允予接受。

因原文件的紙色、筆墨印泥顏色之關係而導致模糊不清(且以影印機複印,亦出現相同效果),則允予接受。

二、每一個月的驗收:(承攬廠商應派專人配合辦理點收品檢作業並準備下列資料)

※ 將進行品檢之「資源委員會檔案」jpeg2000LS(含jpg)檔和tiff 檔及「蔣中正總統文物」tiff 檔dvd+r 燒錄片各一套(合計三套)及光碟盒;每片光碟片必須加註readme.doc 說明檔。

※ 「資源委員會檔案」備份本館磁碟陣列jpeg 檔一份。

※ 「資源委員會檔案」(tiff、jpeg、jls 檔)及「蔣中正總統文物」(tiff 檔)校驗成品及數量清單一份。

※ 檔案清單(電子檔):包括文件、光碟清單及文物清單(大尺寸)附件(如附圖6)各二份。

三、數量與標註核對:

  1. 本館依「蔣中正總統文物」、「資源委員會檔案」光碟清單,核對實際光碟上之文件數量、光碟外盒與光碟片上之標註是否正確。
  2. 另外也檢查同一冊文件之數位化影像資料是否燒至同一片或編號相鄰之光碟片內。
  3. 此部分核對結果發現錯誤時,得全部退回並要求廠商重新檢查修正或重製後再提交品檢。

完成品檢後,由品檢人員於資源委員會檔案文件清單、光碟清單及校驗成品及數量清單上簽章、註明檢驗日期,通過檢驗數量,該清單各一式二份,其中一份送本 館秘書處供承攬廠商請款之用,另一份留業務單位存查之用。

參考資料

參與研發單位:國史館

提供單位:國史館

使用單位:國史館