後設資料需求表單填表說明與範例

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Metadata需求確認表單

填表說明(本說明依表單問題順序依次進行解釋,若需填表範例請見下頁範例部分﹚

  • 主題計畫名稱:

填請填入計畫之中/英文正式名稱

  • 計畫主持人:

填入執行該計畫之計畫主持人姓名、電話、E-mail

  • 主題計畫所屬單位:

主題計畫所隸屬之單位、部門或機關

  • 計畫說明:

計畫之簡介與計畫目的的說明,字數約150~300 字左右

  • 計畫目標:

描述此計畫所預期的目標、目的,如:資料保存、資料交換、提供研究...等

  • 參與Metadata 作業的主題計畫同仁:

填入參與該計畫Metadata 作業之同仁姓名、電話、E-mail

  • Q1、是否希望將Metadata 需求納入計畫內:

本計畫是否需進行Metadata 分析及規劃,若需要請勾選是,並續答Q2 ; 若不需要分析Metadata,請勾選否,且不需回答後續問題,最後請於填表者處簽名

  • Q2、是否希望中研院「Metadata 工作組」協助規劃與分析典藏品Metadata:

Q1 回答需進行Metadata 分析之主題計畫,是否需中研院Metadata 工作組協助進行Metadata 的分析工作。若需要,請勾選是,並續答Q3 ; 若不需要,請勾選否,且不需回答後續問題,最後請於填表者處簽名

  • Q3、系統目標:

描述此數位典藏系統所預期的系統功能性或系統建置完成時,能提供怎樣的功能

  • Q4、系統範圍:

描述此數位典藏系統所牽涉之使用範圍或使用對象

  • Q5、預計時程與期限:

請填寫對Metadata 分析或系統開發…等之預期時程、完成期限、作業階段等,如:Metadata 分析希望在什麼時候結束、系統雛形預計在何時完成、今年度的作業規劃…等

  • Q6、預期的需求重點與成果:

本計畫所欲發展的Metadata 需求,如:需配合GIS 系統、需建立權威檔Metadata、圖片文件化、國際標準的接軌…等

  • Q7、藏品資料類型與數量(若不同資料類型需不同的Metadata 著錄格式,請註明,並標明計畫進行的優先順序):

請填入藏品的所有資料類型及各類型之大概數量。如果不同的資料類型所需的Metadata 欄位差異很大,須為不同資料類型發展不同的Metadata 時,請標註出計畫進行的優先順序

  • Q8、目前典藏品目錄資訊的狀態:

8-1 使用的系統(系統名稱、鍵檔數量、資料庫系統相關文件<規格書,Schema…等><規格書,Schema...等>):

目前著錄的系統或軟體之名稱、已建檔數量、是否有任何系統規格書或著錄規範…等相關文件

8-2 是否使用任何metadata 標準:

填入先前所採用的Metadata 標準名稱,若無則不填

8-3 是否有任何既有之著錄表單?(如:文物基本資料表、登記表…等)

請填上並提供貴單位舊有之文物登記表或任何著錄文物資料之表單

8-4 是否有公開網站,可供查詢使用:

如有公開網站,請填上該網站之URL

8-5 是否有其他相關參考資訊(如:其他單位網站、著錄規範…等):

若先前分析Metadata 或著錄資料時,有任何參考的文件或網站,請列於此

  • Q9、藏品數位化規格需求:

填入數位化圖檔之相關需求資訊,如:解析度、檔案類型、不同解析度的開放程度、圖檔智慧財產權的標示、圖檔呈現方式…等

  • 其他說明與建議:

請於此提出所有建議或其他補充說明

  • 整份表單填寫完整後,請於填表者處簽名
範例:器物0.gif
範例:器物1.jpg

藏品單元(unit)層級關係圖

填表說明(本說明依表單問題順序依次進行解釋,若需填表範例請見下頁範例部分)

l 請以方形標示出最小藏品,並標示出藏品單元(unit)間之層級關係,如:檔案主題的全宗、系列、卷、件層級關係,如:拓片與原件之關係等。

l 整份表單填寫完整後,請於填表者處簽名

l 此份表單提共兩個範例—

範例一:檔案

範例二:拓片

範例(未加粗字體部分為填表範例)

範例一 :檔案

範例一 :檔案.gif

範例二:漢代石刻畫像拓本

範例二:漢代石刻畫像拓本.gif


藏品單元(unit)群組關係圖

填表說明

l 請以圖示表示出最小之藏品單元 (unit),並標示出藏品單元(unit)間著錄之群組關係。藏品單元(unit)群組關係如:兩個以上之藏品單元(unit)所組成之有意義的藏品組件﹙請參照群組關係圖一:組件﹚、套件﹙請照參照群組關係圖二:套件﹚、附件﹙請照參照群組關係圖三:附件﹚等關係,並標明該群組關係是否皆須著錄為一筆後設資料紀錄。

l 請於表單中以方形表示最小藏品單元(unit),並以 標示需著錄為一筆後設資料 紀錄的群組關係,以 表示不需著錄為一筆後設資料紀錄的群組關係。

l 在此所使用的組件、合件、附件之群組名詞僅作為範例,各計畫可使用該學科領域通用之名詞。

範例:文物(未加粗字體部分為填表範例)

範例:文物.gif


Metadata 藏品元素需求表單

填表說明

l 元素中文名稱:

l 填入藏品所需欄位、次欄位到元素中文名稱Element、Qualifier 兩欄中,填入需要的欄位時只需考慮藏品及計畫的真正需求,而不需配合任何Metadata 標準

l 元素英文名稱:

將所需欄位填入英文名稱

l 定義:

以文字描述各元素代表之內含意義,也就是各元素的意義說明

l 著錄規範:

元素在建檔時須統一遵循的國際或自訂規格、形式、或規則,包括著錄時的規則、與著錄時須注意的要項、採用之國際標準…等

l 表單切割:

將所有元素依照不同屬性做分類,切割出不同的區塊以使表單結構更清晰易懂﹙範例中標示為標楷粗體者﹚

l 整份表單填寫完整後,請於填表者處簽名

範例:器物(節錄)9.jpg

Metadata 元素代碼表單

填表說明

l 元素中文名稱:

填入4. Metadata 藏品元素需求表單中有代碼的元素

l 代碼:

列出為該元素制訂之代碼,此代碼可在建檔時作詞彙控制之用,以下拉式表單呈現

l 整份表單填寫完整後,請於填表者處簽名

範例:器物(節錄)2.jpg


Metadata 著錄範例表單

l 填表說明

填入4. Metadata 藏品元素需求表單中的所有元素

l 元素中文名稱:

請填上元素的實例紀錄,每一種資料類型請填二筆實例紀錄

l 實例:

整份表單填寫完整後,請於填表者處簽名

範例:器物3.jpg


元素關係結構圖

填表說明

l 請以圖表表示元素間之結構性(如:欄位的子母性,品名可分為中文品名、英文品名及原品名﹚、對外資料庫的連結﹙如:出土地需連結地名權威檔或GIS 系統…﹚…等

l 整份表單填寫完整後,請於填表者處簽名

範例:器物(節錄)(未加粗字體部分為填表範例)

範例:器物.gif

Metadata 系統屬性功能需求表單

填表說明

l 元素中文名稱:

填入4. Metadata 藏品元素需求表單中的所有元素

l 欄位順序:

請以阿拉伯數字標示出欄位在建檔畫面的顯示順序,需第一個顯示的欄位標為1,以此類推

l 欄位最大字元數:

該欄位在系統中設定的欄位最大字元數,以byte 為單位,一個英文字元或阿拉伯數字需用一個byte 表示,而中文字元則需2 個byte,在設定最大字元數時建議給予較實際資料量大一點的彈性空間。如「作者」一欄會著錄的資料不會超過5 個字,則設定「作者」的欄位最大字元數為6*2=12 個字元數

l 資料型態:

著錄資料之資料型態,較為常用的資料型態包括有:

Metadata 系統屬性功能需求表單.jpg

※ 上表以MySQL 資料庫所具有的資料型態作說明。

l 必填欄位:

請勾選在建立一筆Metadata 紀錄時,必須填寫之重要基本欄位。可在系統中建立管控機制,以避免不完整紀錄的存檔

l 多值欄位:

該欄位資料是否需重覆著錄。如:一藏品有很多別名,所以在建檔時需重複品名一欄以做著錄,所以請勾選此類需重複的欄位

l 功能連結:

該欄位是否需對外連結資料庫、權威檔,有代碼表可選填,或該欄位需系統自動產生…等

l 預設值:

貴計畫是否有某些欄位會有預設著錄的資料值,如:某計畫之典藏品保存狀況通常為「現況良好」,則在系統上可設定此保存狀況欄位之預設值為「現狀良好」,著錄人員可依著錄時情況加以修改此預設值

l 固定值:

貴計畫是否有某些欄位會有固定著錄的資料值,如:某計畫之典藏單位固定皆為「中央研究院」,則可在系統中設定此典藏單位一欄之固定值為「中央研究院」。

l 唯一值欄位:

該欄位之資料值在整個資料庫中是唯一存在的,是不會相同重複的

l 整份表單填寫完整後,請於填表者處簽名

範例:器物(節錄)3.jpg


Metadata 系統查詢功能需求表單

填表說明

本表單為Metadata 系統查詢功能需求表單,主題計畫填寫本表單時,若無區別內部查詢功能與對外開放查詢功能之特殊需求時,請直接填寫本表單。如有必要予以區別,請自行複製本表單,將內部查詢功能與對外查詢功能分開選填。

l 元素中文名稱:

填入4. Metadata 藏品元素需求表單中的所有元素

l 簡要查詢:

該欄勾選的欄位是用來作關鍵字之簡單查詢,也就是在簡要查詢(simple search)下任何的檢索語會搜尋此項目中勾選的所有欄位

下圖為簡要查詢呈現範例畫面:

查詢呈現範例.gif

當於檢索欄位輸入檢索詞彙後,按下「查詢」,系統便會去搜尋所勾選出的「簡要查詢」欄位中之欄位值是否有與檢索詞彙相符的。其功能等同於關鍵字檢索

l 進階查詢:

請勾選需作進階查詢的欄位,也就是在此項中勾選的每一欄位皆可作獨立查詢或交叉查詢,亦可作布林函數(AND/OR)的方式查進階查詢呈現範例畫面如下圖:(以史語所內閣大庫檔案資料庫為例)

  • 檢索詞—乾隆 and 賑災
檢索詞—乾隆.gif
  • 檢索結果畫面
檢索結果畫面.gif

簡要顯示款目:

檢索結果每筆資料需顯示的簡要欄位

呈現範例畫面如下圖:﹙以史語所內閣大庫檔案資料庫為例﹚

簡要顯示款目.gif

檢索結果排序:

檢索結果將依照挑選欄位做排序

呈現範例畫面如下圖:﹙以史語所內閣大庫檔案資料庫為例﹚

圖1:以「責任日期」排序.jpg
圖1:以「責任日期」排序
圖2:以「責任者」排序.jpg
圖2:以「責任者」排序


詳細顯示款目:

選擇檢索結果做詳閱時,每筆資料可對外開放顯現的欄位。若該欄位不對外開放,請不要勾選

呈現範例畫面如下圖:﹙以史語所內閣大庫檔案資料庫為例﹚

詳細顯示款目.gif


付費使用:

當系統開放給外面使用者時,某些特定欄位需要付費才能使用﹙如:高解析度圖檔﹚,請勾選該欄位。

範例:器物(節錄)(未加粗字體部分為填表範例)

對內─內部工作人員系統查詢功能.jpg
對外─使用者系統查詢功能.jpg

Metadata 系統紀錄建檔流程

Metadata 系統紀錄建檔流程.jpg


Metadata 系統主鍵元素架構格式

Metadata 系統主鍵元素架構格式.jpg


系統使用群組與其使用功能表

填表說明

本表填寫主要目的為調查系統使用者之大略群組區分與其擁有權限,以方便日後系統分析與開發參考使用。

l 群組(Group):

使用者群組分類

l 群組描述:

群組描述

l 系統功能:

資料查詢:可對資料作查詢動作

資料異動:可對資料作新增、修改、刪除動作

系統維護:

權限管理:可新增使用者,並設定其擁有權限

代碼管理:可對代碼作新增、修改、刪除動作

異動紀錄查詢:可查詢何時、何人對何資料作異動(新增、修改、刪除)

l 整份表單填寫完整後,請於填表者處簽名

填寫範例.jpg


致謝

感謝以下數位典藏各計畫執行單位及人員惠予提供原始填表資料及資料庫應用範例,使「後設資料需求表單第三版」填寫說明及範例研擬工作順利完成,同時也使表單說明之內容更臻於完善,特此向各單位及人員致上謝意!


提供單位:國立故宮博物院

數位典藏計畫名稱:器物數位典藏子計畫

提供資料人員:鄭邦彥


提供單位:國立故宮博物院

數位典藏計畫名稱:書畫數位典藏子計畫

提供資料人員:謝東志


提供單位:國史館臺灣文獻館

數位典藏計畫名稱:典藏日據與光復初期史料數位化計畫

提供資料人員:許添棋


提供單位:中央研究院歷史語言研究所

數位典藏計畫名稱:珍藏歷史文物數位典藏計畫─分項二:拓片與古文書數位典藏計畫

提供資料人員:陳秀慧


提供單位:中央研究院歷史語言研究所

數位典藏計畫名稱:珍藏歷史文物數位典藏計畫─分項五:內閣大庫檔案數位典藏計畫

數位典藏資料庫網址:http://saturn.ihp.sinica.edu.tw/~dahcr/search5.html


提供單位:中央研究院民族學研究所

數位典藏計畫名稱:台灣原住民數位典藏計畫

提供資料人員:曾秋菊


提供單位:中央研究院資訊科學研究所

數位典藏計畫名稱:數位典藏國家型科技計畫─技術研發分項計畫


參考資料

參與研發單位:中央研究院-計算中心-後設資料工作組、技術研發分項計畫-後設資料工作組

提供單位:中央研究院-計算中心-後設資料工作組

使用單位:各主題計畫